Der Agentursoftware-Guide ist 18 geworden! (Wow! Nicht zu fassen. Hierzu gibt es noch einen gesonderten Beitrag – und: Glückwünsche werden sehr gerne angenommen! :-) )
Anlässlich unseres Geburtstages und der kleinen Geburtstagsfeier, die wir uns gegönnt haben, kam die Frage auf, wie es sich mit der Veröffentlichung des Geburtstags-Datums von Mitarbeiter/innen und dem Datenschutz verhält. Und bevor die Frage aufkommt: Nein, das ist nicht gestellt, vielmehr kam unser Geplauder bei „Sekt und Schnittchen” vom Hölzchen zum Stöckchen …
Geburtstag feiern macht Spaß. Zugegeben nicht allen Menschen, aber die meisten möchte ihn gebührend feiern – und gefeiert werden. Dabei gibt es im Agenturalltag das eine oder andere zu beachten.
Rechtliches rund um Geburtstag und Geburtstagsfeier
Arbeitsrecht
Fällt der Geburtstag auf einen normalen Arbeitstag, gehört ein kleiner Umtrunk vielfach dazu: Sekt und Schnittchen eben. Wichtig zu wissen: In der Regel ist dies (nur) in den Pausen erlaubt, während der Arbeitszeit allerdings nicht. Auch der Genuss von Alkohol kann vom Arbeitgeber untersagt werden. Allerdings hat gibt es hier ein Gestaltungsrecht des Unternehmers/ der Unternehmerin und beides kann erlaubt sein. Hier gilt: Nachfragen und abstimmen.
Steuerrecht – Geburtstagsfeier absetzen!
Manchmal reicht Kuchen nicht? Sie haben einen runden Geburtstag oder wollen Ihren Geburtstag gebührend und ohne die nächste Deadline im Nacken feiern? Dann wäre eine größere und gesonderte Feier vielleicht doch das Richtige. Je nach Größe des Kollegiums oder Veranstaltungsort kann das schon richtig ins Geld gehen – und die Freude ist so groß, dass das tatsächlich von der Steuer abgesetzt werden kann! Ehrlich: Der Bundesfinanzhof hat 2015 entschieden, dass Aufwendungen von Arbeitnehmer/innen für eine Feier aus beruflichem und privatem Anlass hinsichtlich der Gäste aus dem beruflichen Umfeld als Werbungskosten abziehbar sein können (Urteil v. 8.7.2015, VI R 46/14) .
Datenschutz
Wie jetzt? Niemand kommt zum Gratulieren? Dann kann das daran liegen, dass in Ihrer Agentur der Datenschutz sehr ernst genommen wird. Denn gemäß Datenschutz dürfen personenbezogene Daten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern u.a. nur dann erhoben werden, wenn dies für die Durchführung des Beschäftigtenverhältnisses erforderlich ist. Allerdings wird sich dieses betriebliche Erfordernis bei einer Geburtstagsliste zum Zweck der Gratulation kaum begründen lassen, weshalb grundsätzlich die Einwilligung des jeweiligen Mitarbeiters einzuholen ist und diese Einwilligung freiwillig erteilt werden muss (Einwilligungsregelung in § 26 Abs. 2 BDSG). Wenn es also in der Agentur früher üblich war, eine Geburtstagsliste auszuhängen, muss hierfür heute die Einwilligung der Kolleginnen und Kollegen eingeholt werden!
Kleiner Geburtstagsknigge
Damit die Feier gelingt und Sie und Ihre Kolleginnen und Kollegen sich rund um wohl fühlen, hier bei paar Tipps für eine gelungene Zusammenkunft:
Laden Sie zur Geburtstagsfeier das gesamte Team – inklusive Vorgesetzten – die ganze Abteilung oder sogar alle Angestellten des Unternehmens ein, je nach Betriebsgröße natürlich. Nur diejenigen Kollegen und Kolleginnen einladen, mit denen Sie sich gut verstehen, bringt Unfrieden. Klar, in jedem Team gibt es beliebtere und weniger beliebte Mitglieder. Dennoch ist der Geburtstag im Büro nicht der geeignete Rahmen, um Enzelnen zu zeigen, dass sie nicht so gerne gemocht werden.
Kuchen und Schnittchen oder Sushi und Wraps? Egal, wofür Sie sich entscheiden: Bringen Sie verschiedene Snacks mit, damit auch Vegetarier oder Kolleg/innen mit einer Allergie eine Leckerei für sich finden. Dies zeugt zudem davon, dass Sie sich für Ihr Team interessieren und auf einzelne Vorlieben und Geschmäcker Rücksicht nehmen.
Ein kleines Geburtstagsfrühstück – und plötzlich ist es Mittag? Gerade in stressigen Hochphasen oder bei hohem Termindruck – also eigentlich immer in einer Agentur 
– ist es wichtig, die kleine Feierlichkeit nicht zu sehr in die Länge zu ziehen. Nach einer halben Stunde wieder an die Schreibtische zurückzukehren, entlastet nicht nur die Kolleginnen und Kollegen (es muss keine Ausrede erfunden werden…), sondern sichert auch wahrscheinlicher die erforderliche Genehmigung. Wem das zu eingeengt oder stressig ist, sollte vielleicht lieber zu After-Work-Drinks einladen.
So oder so: Wir wünschen Ihnen und uns noch viele weitere abwechslungs- und feierreiche Geburtstage!