Fachbegriffe und Glossar Agentursoftware

Das Glossar Agentursoftware bietet eine Zusammenstellung nützlicher Begriffe und Know-How rund um das Thema Agentursoftware und Agenturmanagement sowie Software/IT. Die Begriffe werden sukzessive erweitert und ergänzt.

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A

Agentursoftware für bestimmte Anwendungsfälle

Wie in der Definition oben angegeben, gehen wir davon aus, dass eine Agentursoftware den Kernprozess von Unternehmen – von der Akquise über die Projektabwicklung bis zur Abrechnung und Auswertung – abbilden kann und sollte.

Kategorie „Klassisch/Fullservice“

Full-Service-Agenturen liefern Ihren Kunden „alles aus einer Hand“. Die Agenturkunden werden mit einem umfangreichen Dienstleistungsportfolio sowie individuellen Arbeiten unterstützt. Ähnlich breit aufgestellt müssen Agentursoftware-Lösungen grundsätzlich auch sein. Die Kategorie „Klassisch/Fullservice” listet entsprechend Software-Systeme zur komplexen Agenturverwaltung auf, die in ihren Grundfunktionen die Steuerung aller oben beschriebenen kaufmännischen Kernprozesse abbilden.

Sonderfunktion „A+“
Software-Lösungen, die zusätzlich in der Lage sind, den in Full-Service Agenturen teils notwendigen Anfrage-Workflow abzubilden, sind durch ein „A+“ gekennzeichnet. Mit dieser Funktion ist es möglich, Lieferanten wie z.B. Druckereien mit ausführlichen (Objekt-)Beschreibungen eines zu druckenden Produktes anzufragen, die Ergebnisse der Rückantworten auszuwerten und eine Druckerei zu beauftragen (Bestellung).

Spezielle Anwendungs-/Funktionsbereiche Event/PR/Interactive

Bei den in diesen speziellen Kategorien des Agentursoftware Guide aufgeführten Produkten handelt es sich nicht um „reine“ spezialisierte Systeme für nur diesen einen Anwendungsfall – also beispielsweise explizite Media-Systeme. Es geht vielmehr um Agentursoftware, die zusätzliche Funktionen oder Module zum klassischen Funktionsumfang bereitstellen. Sie sollen den Bedarf von Agenturen decken, die breit genug aufgestellt sind, um auch Events zu organisieren oder die Pressearbeit für ihre Kunden zu übernehmen, aber nicht spezialisiert – oder groß genug – um Speziallösungen zu benötigen.

Entsprechend gibt es Agentursoftware mit mehr oder weniger Funktionen für diese speziellen Anwendungsfälle. Für die Einordnung der Systeme haben wir die Anbieter anhand von Checklisten gefragt, welche Funktionen für welche Anwendungsfälle in ihrem System intergriert sind.

Hinweis: Auch Agentursoftware-Anbieter, deren Lösungen wenige oder keine Spezial-Funktionen anbieten, können mit Media-, PR- oder Eventagenturen gut zusammenarbeiten, indem spezielle Apps an die Agentursoftware über Schnittstellen integriert oder angedockt werden.

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Interactive/neue Medien

Unter diesem Sammelbegriff haben wir die Anforderungen von Agenturen zusammengefasst, die sich mit modernen Technologien und Prozessen auseinandersetzen, um digitale Lösungen für ihre Kunden zu realisieren: Internet-,Web-, Digital- oder auch App-Agenturen. Neben Design und Marketing werden hier Webseiten entwickelt oder auch Webshops und Apps. Solche Agenturen benötigen für die Abwicklung ihrer Projekten z.B. die Abrechnung wiederkehrenden Leistungen oder auch eine Domainverwaltung und Ticketsysteme.

PR

PR-Agenturen oder Agenturen mit PR-Abteilung verfassen Pressemitteilungen, organisieren Pressekonferenzen und halten den Kontakt zu Medienvertretern. Gerade für den letzten Anwendungsfall ist es notwendig, dass die Kontaktverwaltung der Agentursoftware eine sog. n:n-Verknüpfung von Firmen und Personen zur Verwaltung von Redakteuren und Verlagen ermöglicht: so kann im Datensatz einer Redaktion gesehen werden, welche Redakteur*innen für sie tätig sind und umgekehrt im Datensatz von Redakteuren, für welche Medien sie arbeiten. Auch das Speichern von Clippings, die Eingabe von Next-Steps, Aktionshistorie… können wichtige Funktionen in diesem Agenturbereich sein.

Event

Agenturen mit einem Event-Anteil unterstützen ihre Kunden bei Veranstaltungen und Events. Der Funktionsumfang von Agentursoftware mit Event-Anteil bieten beispielsweise Möglichkeiten zur Ablauf-/Regieplanung, Raum- und Ressourcenplanung oder auch Teilnehmerverwaltung.

Media

Mediaagenturen erstellen für ihre Kunden Medienpläne und kaufen entsprechend Werbeflächen in den unterschiedlichsten Medien ein. Agentursoftware der Kategorie „Media“ beinhaltet dabei Produkte, zu deren Funktionsumfang auch Features gehören, die bei der Mediaplanung benötigt werden. Hierzu zählen Funktionen wie die Erstellung von Streu- und/oder Kostenplänen, Dispositionen etc.

Anbieter die in dieser Kategorie gelistet sind, verfügen über eigene Module zur Mediaplanung und -verwaltung und also über die in der Regel notwendigen Funktionen, die nicht gesondert abgefragt worden sind.

Sonderfall Projekte|Ressourcen

Hier handelt es sich nicht um einen Anwendungsfall für einen Agenturschwerpunkt. In dieser Kategorie werden Lösungen hervorgehoben, zu deren zusätzlichem Funktionsumfang Features gehören, die über die Jobverwaltung hinaus umfangreiches Projekt-Management bieten. Dazu gehören Meilensteinplanung, Ressourcenplanung mit der Hinterlegung von Arbeitszeitmodellen, grafische Übersichten wie Gantt Charts.

Weitere Anwendungsfälle

Nicht jeder Anwendungsfall oder Agenturschwerpunkt kann in Agentursoftware abgebildet oder differenziert dargestellt werden. Agenturen für Packungsdesign beispielsweise nutzen gerne die Möglichkeit in der Angebotserstellung Abbildungen/Skizzen einzufügen. Solche Sonderfunktionen müssten im Detail mit den Anbietern geklärt werden.

Aufgaben und Aufgabenmanagement

Aufgaben sind einzelne, klar definierte Tätigkeiten oder Arbeitsschritte, die innerhalb eines Projekts oder Arbeitsprozesses erledigt werden müssen. Aufgaben können sowohl einfache, einmalige Tätigkeiten als auch komplexe, mehrstufige Arbeiten umfassen. Sie sind oft mit spezifischen Zielen, Deadlines und Verantwortlichkeiten verbunden.

Aufgabenmanagement beschreibt den Prozess der Planung, Organisation, Priorisierung und Nachverfolgung von Aufgaben, um Arbeitsabläufe effizient zu gestalten und Ziele zu erreichen. Aufgabenmanagement umfasst das Erstellen von To-do-Listen, das Setzen von Prioritäten, das Zuweisen von Aufgaben an Teammitglieder, das Festlegen von Deadlines und das Überwachen des Fortschritts. Moderne Aufgabenmanagement-Software unterstützt diese Prozesse durch Funktionen wie Kalenderintegration, Erinnerungen, Kollaborationstools und Automatisierungen.

Siehe auch den Beitrag „Aufgaben managen“ im Magazin.

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C

Controlling

Vielfach falsch übersetzt und interpretiert bezeichnet „Controlling“ nicht „Kontrolle“, sondern Steuerung und beinhaltet alle Prozesse und Maßnahmen zur Steuerung eines Unternehmens oder Projektes. Im Controlling werden alle nötigen Daten zur Planung, Steuerung und Kontrolle gesammelt und ausgewertet. Wichtige Instrumente sind z.B. Budgetierung, Kostenrechnung, Soll-/Ist-Vergleich.

Innerhalb von Agentursoftware (siehe „A“ Agentursoftware) erfolgt in der Regel ein Projektcontrolling: Es werden die Daten zum Projekt erfasst und mittels entsprechender Funktionen wie Soll-/Ist-Vergleich ausgewertet. Für das Agenturcontrolling wird i.d.R. auf die Zahlen der Steuerkanzlei zurückgegriffen, da viele Daten wie beispielsweise Mitarbeitergehälter korrekt erst aus der Finanzbuchhaltung geliefert werden können. Allerdings kann es sinnvoll sein, durch Einrichtung von internen Projekten und die Erfassung allgemeiner Kosten in der Agentursoftware (Miete etc.) eine Annäherung und zeitnahe Vorschau zu erreichen.

CRM

Customer Relationship Management/Kunden-Beziehungs-Management: Bezeichnet alle Vorgänge zur Gewinnung und Betreuung von Kunden. Softwareseitig werden an das CRM sehr unterschiedliche Anforderungen gestellt: je nach Anforderung an Neukunden-Aquisition ist der Einsatz eines expliziten und spezialisierten CRM-System möglicherweise zielführender, als der Einsatz einer Unternehmenssoftware, die insgesamt einen breiteren Funktionsumfang hat und weniger konzentriert auf Unternehmen- oder Management-Bereiche. Gleichwohl bieten viele Agentursoftware-Produkte zahlreiche Funktionen, um Newbiz- und Kundenverwaltung realisieren zu können.

Zu den Basisanforderungen gehören die Verwaltung von Kundendaten mit Stammdaten und Ansprechpersonen inkl. Möglichkeiten zur Einordnung und Klassifizierung des Kontaktes sowie die Speicherung von Aktivitäten zum Kontakt (Notizen, Wiedervorlagen). Praktisch ist die Einsicht einer Kontakthistorie, die auf einen Blick zeigt, welche Aktivitäten zum Kontakt gelaufen sind wie auch die Option, durch Vergabe entsprechender Kennzeichen im Neugeschäft den Status des Kontaktes bestimmen zu können.

xRM
Da es genauso wichtig ist, andere Geschäftspartner – von Lieferanten bis Freelancer – vernünftig und nachvollziehbar speichern und verwalten zu können, wird auch von xRM – Any-Relationship-Management – gesprochen.

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D

D-A-CH

Hierunter werden die Länder Deutschland, Österreich und Schweiz subsumiert. Gerade unter datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten wird beim Hosting durch den Softwareanbieter bzw. Cloud-Lösungen eine Datenhaltung in Rechenzentren eines dieser Länder empfohlen. 

DAM – Digital Asset Management

„Asset“ kommt aus dem Englischen und heißt übersetzt „Vermögen“; der Begriff bezeichnet einen Vermögenswert wie beispielsweise Aktien, Devisen und Immobilien. Asset kann mehrere Bedeutungen haben. Im wirtschaftlichen Bereich ist es eine Ressource mit einem ökonomischen Nutzen, im Fondsmanagement bezeichnet es vorhandenes Fondsvermögen. In Bezug auf Medien und Medieninhalte geht es bei Assets um den Inhalt von Daten, Medien und Dateien.

Ein Digital-Asset-Management-System (im medialen Bereich teilweise auch als Media-Asset-Management -MAM- bezeichnet) speichert und verwaltet diese Assets für die Agentur, die Marketing- und PR-Abteilung oder auch Dienstleister, wie Bildagenturen oder Redaktionen.

Siehe auch den Beitrag dazu im Magazin „Digital-Asset-Management“.

Dashboard

Der Begriff ist abgeleitet aus der Autoindustrie. Hier bezeichnet er das Armaturenbrett oder auch die Instrumententafel: Diese bietet auf einen Blick alle wesentlichen Informationen für die Steuerung des Gefährts.

Analog dazu soll das Dashboard in einer Agentursoftware alle wichtigen Informationen für das Controlling von Agentur und Projekten bereit halten. Dies geschieht oftmals über als Widgets zur Verfügung gestellte modulare Ausschnitte oder Sichten auf Teile der Daten/Datenbank.

Über diese können sich Nutzer/innen einer Software – Abteilungs- oder Funktionsbezogen – bestimmte, für die tägliche Arbeit notwendige und anderweitige wichtige Informationen, Ergebnisse oder Auswertungen anzeigen lassen.

DATEV/DATEV-Schnittstelle

Unter DATEV (DATEnVerarbeitung) wird in der Regel der Standard beschrieben, mit dem Steuerberatungskanzleien die (Finanz-)Buchhaltung für ihre Mandanten EDV-seitig durchführen. Da ein sehr großer Teil der Steuerbüros mit diesem Standard arbeitet, ist eine Schnittstelle, die vermeidet, dass Daten wie Ein- und Ausgangsrechnungen doppelt erfasst werden müssen, durchaus sinnvoll. Während eine unidirektionale Schnittstelle die Daten aus der Agentursoftware für die Verarbeitung und Übernahme in die DATEV bereitstellt, werden in der bidirektionalen Version auch z.B. Zahlungsinformationen wieder zurückgeschrieben.

DMS Dokumentenmanagement

Grundsätzlich ist hier für Agentursoftware-Produkte die Möglichkeit gemeint, die im System erstellten und zur Weitergabe/Versand bestimmten Dokumente wie Angebote, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen zu verwalten. Dies beschreibt auch gleichzeitig die Minimalanforderungen. Erweiterte Funktionen bieten die Versionierung der Dokumente und ihre Verschlagwortung. Ein komplettes Dokumentenmanagement-System (DMS) erlaubt auch die Bereitstellung der Dokumente auf externen Servern oder auch die Verwaltung externer Dokumente und deren Upload ins System.

DSGVO Datenschutz

Seit Mai 2018 ist die DatenSchutzGrundVerOrdnung in Kraft, die auch Auswirkungen auf Agentursoftware hat. Software-Anbieter sind gehalten, Funktionen bereitzustellen, die den Nutzer/innen die Einhaltung der Verordnung ermöglichen. Dazu gehört beispielsweise die Möglichkeit einem Kunden einen Überblick über alle über ihn gespeicherten Daten zu senden.

Ausführliche Informationen zur DSGVO und zur Umsetzung in Agentursoftware finden Sie in der Serie zum Datenschutz.

• Datenschutz in Agenturen – DSGVO und Agentursoftware (Teil 1)
• Datenschutz in Agenturen – DSGVO und Agentursoftware (Teil 2)

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E

E-Rechnung

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine digitale Form der Rechnung, die strukturiert und maschinenlesbar erstellt, übermittelt und verarbeitet wird. Im Gegensatz zu Rechnungen in Papierform oder PDF-Dateien ohne strukturierten Datensatz ermöglicht eine E-Rechnung eine automatisierte und fehlerfreie Weiterverarbeitung durch Softwaresysteme. Sie ist vor allem in der Buchhaltung und im Rechnungswesen von Unternehmen und Behörden von Bedeutung.

Merkmale einer E-Rechnung:

• Strukturierte Datenformate: E-Rechnungen werden in Formaten wie XML (z.B. ZUGFeRD, XRechnung) erstellt, die Maschinen ohne zusätzliche Bearbeitung lesen und verarbeiten können.
• Elektronische Übermittlung: Die Rechnung wird in der Regel über digitale Kanäle wie E-Mail, spezialisierte Plattformen oder über sichere Kommunikationswege an den Empfänger übermittelt.
• Standardisierung: Viele Länder und Branchen arbeiten mit standardisierten E-Rechnungsformaten, um die Interoperabilität und den automatisierten Datenaustausch zu fördern.

Vorteile der E-Rechnung:

1. Effizienzsteigerung: Der Prozess des Rechnungsversands, der -prüfung und -buchung wird durch Automatisierung schneller und weniger fehleranfällig.
2. Kostensenkung: Durch den Wegfall von Papier, Porto und manuellem Bearbeitungsaufwand können Unternehmen und Behörden Kosten reduzieren.
3. Umweltfreundlich: Der Verzicht auf Papier und physischen Versand schont Ressourcen und reduziert den ökologischen Fußabdruck.
4. Rechtssicherheit: E-Rechnungen erfüllen bestimmte gesetzliche Anforderungen und steuerliche Vorgaben und gewährleisten somit eine sichere und konforme Archivierung.

Formate für E-Rechnungen in Deutschland und Europa:

• ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland): Ein hybrides Format, das PDF- und XML-Daten kombiniert, um Rechnungen sowohl lesbar als auch maschinenlesbar zu gestalten.
• XRechnung: Ein XML-basiertes Format, das speziell für den Einsatz im öffentlichen Sektor in Deutschland und auf EU-Ebene entwickelt wurde. Es ist auf Konformität mit den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU ausgelegt.
• PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online): Ein europäisches Netzwerk zur sicheren Übermittlung von E-Rechnungen, das besonders in der öffentlichen Verwaltung verbreitet ist.

Rechtlicher Hintergrund und Pflicht zur E-Rechnung: In vielen Ländern, einschließlich Deutschland und der EU, ist die E-Rechnung für Geschäftsbeziehungen mit öffentlichen Auftraggebern bereits Pflicht. Seit November 2020 müssen in Deutschland alle Unternehmen, die Rechnungen an Bundesbehörden senden, dies in Form von E-Rechnungen tun. Die E-Rechnung erfüllt außerdem die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die darauf abzielt, den elektronischen Rechnungsaustausch im öffentlichen Sektor europaweit zu vereinheitlichen.

Die kommende Verpflichtung zum Empfang und dem Versand von E-Rechnungen wird im Magazin-Beitrag zum Thema beschrieben. Hier finden Sie auch Beiträge der Anbieter und die Umsetzung der elektronischen Rechnung in Agentursoftware. Auf der Seite des Bundesministeriums des Inneren gibt es eine gute Erklärung zum Thema.

Eingangsrechnungen – Fremdrechnungen – Fremdleistungen

In jedem Unternehmen gibt es Eingangsrechnungen, also Rechnungen externer Dienstleister, Partner, Lieferanten.

Für ein lückenloses Controlling der Agentur und der Projekte ist die Erfassung der Belege in der Agentursoftware und ihre Zuordnung zum Projekt angezeigt.

Integrierte Software-Angebote bieten deshalb die Möglichkeit der Fremdkosten-Erfassung.

Inzwischen bieten viele Programme die Möglichkeit, einen digitalen Eingangsrechnungs-Workflow abzubilden. Hier kann der Beleg als Scan oder PDF übernommen werden und auf diese Weise ein belegloser Rechnungsverkehr eingerichtet werden.

Da eine Eingangsrechnung mehrere Positionen beinhalten kann, ist die erweiterte Funktionalität des „ER-Splittings“ sinnvoll. Siehe nächster Punkt.

ER-Splitting

Nahezu jedes komplette System zur Unternehmenssteuerung verfügt über die Möglichkeit, die angefallenen externen Kosten (siehe oben: Fremdrechnungen) im System zu erfassen. Gerade im Projektcontrolling ist es – je nach Art der zu erfassenden Eingangsrechnungen – wichtig, die einzelnen Positionen einer Rechnung auf verschiedene Projekte buchen zu können. Ein vielfach bemühtes Beispiel sind Kurierrechnungen. 

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F

FileMaker

Im Laufe der Jahre erhielt FileMaker viele Verbesserungen wie Echtzeitverbindung zu externen SQL-Datenquellen (zum Beispiel Microsoft SQL Server, Oracle, MySQL), HTML5-basierter Kerntechnologie (WebDirect) oder auch selbst erstellten speicherbaren Designs. Auch ist die Realisierung einer Anwendung über zahlreiche miteinander verbundene Dateien einer Verwaltung unterschiedlicher Tabellen innerhalb einer Datei gewichen, was zu einer deutlichen Verbesserung m Handling und der Performance führte.

Agentursoftware auf Basis von FileMaker: Job+

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G

Gantt

Ein, nach seinem Erfinder Henry Gantt, benanntes Instrument des klassischen Projektmanagements. Hier werden Aktivitäten, Arbeitspakete oder Meilensteine in ihrer zeitlichen Abfolge unter- und nebeneinander mit Balken grafisch auf einer Zeitachse dargestellt. Da dies wie eine Treppe oder Wasserfall aussieht, wird die Methodik auch mit „Wasserfall-Methode“ beschrieben, während agile Methoden wie Scrum durch seine sich wiederholenden Zyklen eher mit Waschmaschine assoziiert wird.

GOBD Ordnungsgemäße Aufzeichnungspflicht

Ein sperriger Titel, eine sperrige Verordnung: Die Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff (GoBD). Sie gelten seit dem 1.1.2020. Sie enthalten Kriterien und Richtlinien, die alle Unternehmer/innen beim Einsatz einer elektronischen Buchhaltung erfüllen müssen. Sie umfasst die Bereiche:

• GoBD-konforme Arbeitsweise
• Einsatz von Software gemäß den GoBD
• Revisionssichere Archivierung
• Vollständige Verfahrensdokumentation

Damit wurden auch die Vorgänger der GoBD GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) und die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) außer Kraft gesetzt.

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K

KanBan- oder SCRUM-Board

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M

MAM Media Asset Management

siehe DAM – Digital Asset Management

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P

PM Projektmanagement

Als Projektmanagement wird die Gesamtheit aller Methoden und Instrumente bezeichnet, die dazu dienen, ein – internes oder externes – Projekt vom Start bis zur Fertigstellung umzusetzen. Dabei gibt es zwei Grundrichtungen: die, des agilen und die des klassischen Projektmanagements. Während das klassische PM von einem definierten Start und Ende ausgeht und das Hauptziel ist, das Projekt „in time, in budget, in quality“ durchzuführen, werden im agilen Projekt Schleifen gedreht und dabei in kurzen Projekteinheiten („Sprints“) gearbeitet, um flexibler auf Veränderungen reagieren zu können. Beim hybriden Projektmanagement werden für das Management eines Projekts beide Ansätze kombiniert.

Projektmanagement in Agentursoftware sollte die eine oder andere Methodik in Form von Projektphasenverwaltung (siehe Gantt) oder Prozessorientierung (siehe KanBan-Board) abbilden können.

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R

Reisekostenverwaltung

Roadmap

Eine Roadmap ist eigentlich nichts anderes als ein Fahrplan. Er zeigt, auf welchem Weg welche Ziele erreicht werden sollen. Roadmaps entstehen dann, wenn strategisch geplant wird und die Ergebnisse anschaulich visualisiert werden. Eine Software-Roadmap ist ein strategisches Dokument, das die Vision, die Richtung und die Ziele eines Softwareprodukts umreißt. Es beschreibt das Produkt, warum es existiert, wem es dient und wie es sich weiterentwickeln wird. Man könnte fast sagen, es handelt sich um einen Vertrag zwischen allen Beteiligten – dem Entwicklungsteam, den Geschäftsinhabern und den Kunden – über die Erwartungen und Prioritäten der Software.

Um Roadmaps kundenorientiert zu gestalten, sollten Software-Anbieter wissen, wer ihre Kunden sind, was sie brauchen und warum was für sie wichtig ist. Ein guter Software-Entwicklungs-Fahrplan beantwortet Fragen wie: Wem dient dies? Ist diese Funktion etwas, das die Kunden interessiert? Welcher Bedarf soll abgedeckt, welche Wünsche befriedigt oder welche Innovation bereitgestellt werden?

Wir vom Agentursoftware Guide bitten die Anbieter regelmäßig, uns ihre Roadmap vorzustellen: Entdecken Sie diese im Reader Roadmap.

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T

Ticketsystem

Über ein Ticketsystem können Kundenanfragen verwaltet und so die Zusammenarbeit zwischen Agenturkunde und Agentur verbessert werden. Kunden können Anfragen (z.B. via Mail) erstellen, die in sogenannte Tickets inkl. zugehörige Informationen gewandelt werden. Durch die beidseitige Nutzung und Einsicht beispielsweise in den Status eines Tickets kann die Kollaboration effektiver und transparenter gestaltet werden.

Timetracking

Für die Verfolgung der Rentabilität eines Jobs oder eines Projektes, weil es der Kunde so will oder um den Fortschritt eines Projektes erkennen zu können, ist es notwendig, die geleisteten Zeiten der Mitarbeiter/innen zu erfassen. Viele Systeme erreichen dies über eine von-bis-Erfassung, die während der Aufgabenumsetzung oder auch im Nachhinein erledigt werden kann. Effizienter kann es sein, durch eine Stoppuhr- oder Timer-Funktion bei Beginn und Ende einer Aufgabe die Zeit mitschreiben zu lassen. Siehe auch weiter unten Zeiterfassung.

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Z

Zeiterfassung

Die Abbildung zeigt die Projektzeiterfassung in TROI.

Siehe dazu den Beitrag „Das neue Urteil zur Arbeitszeiterfassung und die Umsetzung in Agentursoftware“.

Die Zeiterfassung kann in Agentursoftware über direkte Eingaben, Stoppuhren (sog. „Timer“) oder auch dem Datenaustausch mit externen Zeiterfassungs-Systemen erfolgen.

Zertifizierung

Für Unternehmen gibt es einige Möglichkeiten sich zertifizieren zu lassen. Bekannt und besonders anerkannt sind die ISO-Zertifikate ISO 9001 (Qualitätsmanagement) und ISO 27001 (Informationssicherheit), die an Softwarehäusern Anwendung finden. Zertifikate bescheinigen Unternehmen, dass sie bestimmte Richtlinien einhalten und schaffen gleichzeitig Transparenz für Kundinnen und Kunden. Dabei kann die Bedeutung von Zertifikaten gerade in der IT- und Technologiebranche nicht hoch genug eingeschätzt werden. Denn sie dienen nicht nur als Nachweis spezifischer Kompetenzen und Kenntnisse, sondern stärken auch das Vertrauen in die Dienstleistungen eines Unternehmens. Vor allem größere Unternehmen legen – in Zeiten zunehmender Angriffe von außen – Wert darauf, dass ihre Dienstleister beispielsweise ein bestimmtes Cybersicherheits- oder Qualitäts-Niveau garantieren können. Kann das Systemhaus dann ein Zertifikat vorweisen, erübrigt sich ggf. eine Überprüfung im Einzelfall. Das macht Vertragsverhandlungen unkomplizierter und beschleunigt sie.

ISO 9001

Bei der ISO 9001 geht es um Qualitätsmanagement. Dieses umfasst stetige Verbesserungsmaßnahmen an einem Produkt oder Prozess mit dem Fokus auf die Erfüllung von Kundenforderungen. Ein Qualitätsmanagementsystem ist auf die Zufriedenheit der Kunden ausgerichtet. Die ISO 9001 als zertifizierbare Norm für Qualitätsmanagementsysteme fasst entsprechenden Anforderungen an Unternehmen zusammen. Deren Erfüllung soll dazu führen, dass das Unternehmen geeignete Prozesse etabliert, um qualitativ hinreichende Produkte und Dienstleistungen bereitzustellen, um gesetzliche Vorschriften einzuhalten und um einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess fördern.

Einen interessanten Beitrag dazu finden Sie bei ORGAVISION.

Unter den im Guide vertretenen Agentursoftware bzw. Agentursoftware-Anbieter ist lediglich Conaktiv nach der ISO 9001 zertifiziert.

ISO 27001

Die Zertifizierung nach ISO 27001 ist ein wichtiger Schritt, um die Informationssicherheit eines Unternehmens zu gewährleisten. Die Anforderungen der Norm sind – ebenso wie die Zertifizierung nach ISO 9001 – komplex und umfangreich. Während ein ISO 9001 zertifiziertes Unternehmen ihr Qualitätsmanagement unter Beweis stellt, schafft ein ISO 27001 zertifiziertes Unternehmen Vertrauen in die Sicherheit ihrer IT.

Eine ISO 27001 Zertifizierung ist ein dokumentierter Nachweis, dass ein Informationssicherheits-Managementsystem mit den Anforderungen der ISO 27001 konform ist. Die Implementierung und Aufrechterhaltung dieser Zertifizierungen erfordert nicht nur eine sorgfältige Planung und Investitionen in Sicherheitsmaßnahmen, sondern signalisiert auch den Marktteilnehmern, dass ein Unternehmen ernsthaft um die Sicherheit seiner Produkte oder Dienstleistungen bemüht ist.

Einen interessanten Beitrag dazu finden Sie bei heydata.

Unter den im Guide vertretenen Agentursoftware bzw. Agentursoftware-Anbieter ist lediglich TROI nach der ISO 27001 zertifiziert.

ZUGFeRD-ready

Noch so eine Verordnung mit einem sperrigen Titel wie schon die DSGVO und die GOBD. Unter Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland ZUGFeRD wird ein elektronisches Rechnungsdatenformat für den Austausch von Rechnungen beschrieben. Es speichert als hybrides Datenformat in einem PDF-Dokument (PDF/A-3) gleichzeitig die strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format. Das bedeutet: Der Rechnungsversand erfolgt grundsätzlich in Form eines PDF-Dokuments (Rechnungsansicht). Gleichzeitig werden die Informationen der Rechnung als XML innerhalb des PDF mitversandt. Hiermit ist eine elektronische Verarbeitung der Rechnung über strukturierte Rechnungsdaten innerhalb eines Softwaresystems problemlos möglich.

Siehe auch den Beitrag ZUGFeRD und elektronische Rechnung im Magazin und weitere Beiträge der Anbieter https://www.agentursoftware-guide.de/tag/zugferd/

Nummern

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