Als Agentur-Neuling wird man sehr schnell mit dem Jobblatt konfrontiert. Der Begriff ist nicht sonderlich aufregend, aber die Funktionen dahinter sind einzigartig. Mit dem Jobblatt steuern Sie mit wenigen Klicks und auf einen Blick komplette Projekte. Hier kalkulieren Sie Leistungen im Ein- und Verkauf, fragen Lieferanten an und erstellen Kostenvoranschläge. Ben, Kontakter bei der Agentur creaDIG, zeigt Ihnen die wichtigsten Features.
Jobabwicklung mit Ben
Ben: Hi, ich bin Ben. Heute habe ich meinen zweiten Termin mit Simon, dem easyJOB Supervisor bei uns in der Agentur. Er zeigt mir, wie ich meine Projekte bearbeiten kann.
SIMON: Hi Ben, dann wollen wir mal loslegen. Hier über das Hauptmenü kannst du ganz einfach einen neuen Job anlegen. Für das neue Website-Projekt von Müller ziehen wir uns einen alten Job als Musterjob heran. So sind schon die ganzen Beschreibungstexte und Leistungen im neuen Projekt hinterlegt und wir sparen viel Zeit.
Im ersten Schritt wird das neue Projekt als Kostenvorschlag gekennzeichnet und erst später zu einem echten Job umgewandelt. Das hat den Vorteil, dass wir immer sehen, welche Projekte in der Angebotsphase und welche schon vom Kunde beauftragt sind.
Hier siehst Du jetzt Deinen neu angelegten Job in einer Kurzübersicht mit den wichtigsten Werten. Er setzt sich zusammen aus Leistungszeilen für Fremd- und Eigenleistungen, Gruppenzeilen zur Strukturierung und Summierung und reinen Textzeilen. Alle Zeilen kannst Du ganz einfach per drag&drop verschieben.
BEN: Ok, das sieht ja schon mal sehr übersichtlich aus. Und durch den Musterjob brauche ich die ganzen Zeilen nicht selbst anlegen, richtig?
SIMON: Ja, genau. Jetzt öffnen wir mal eine Leistungszeile, zum Beispiel eine Stundenleistung. Hier kalkulierst Du die geplanten Stunden und entscheidest, zu welchem Verkaufswert deine Leistungen verrechnet werden.
BEN: Ja klar, und wie erstelle ich jetzt einen Kostenvoranschlag?
SIMON: Einfach im Hauptmenü auf „Druck“ gehen. Mit einem Klick wird das Angebot aus dem Jobblatt generiert und Du kann es als PDF direkt per Mail an den Kunden versenden. Auch Lieferantenanfragen, Aufträge, Auftragsbestätigung und Lieferschein steuerst Du über dieses Menü.
Jetzt wollen wir uns aber Dein Projekt noch detaillierter anschauen. Dafür wechseln wir mit einem Klick in unser Agentur-eigenes Layout. Das haben wir uns ganz individuell für unsere Bedürfnisse anpassen lassen. Ich würde Dir empfehlen, immer in dieser Ansicht zu arbeiten.
Das Jobblatt ist die zentrale Basis für die Abwicklung von Projekten. Über das Hauptmenü sind viele Funktionsbereiche direkt verknüpft. Bereits auf Job oder Leistung erfasste Stunden werden den Sollstunden gegenübergestellt. Sie können Eingangsrechnungen einsehen, Ausgangsrechnungen schreiben und die gesamte Kommunikation rund um das Projekt anzeigen. In der Ablage werden Job-Dokumente wie Kostenvoranschläge und Rechnungen automatisiert abgelegt. Und über die Kalenderfunktion können Sie Termine und Aufgaben zu einzelnen Leistungen des Projektes planen.
Ich habe schon mal ein paar Daten erfasst, so kannst Du aus dieser ausführlichen Ansicht viele Informationen ablesen:
- alle Angebotswerte
- beauftragte Fremdleistungen
- bereits erfasste Eingangsrechnungen
- noch fehlende Eingangsrechnungen
- den Abgleich vom geplanten Aufwand zu tatsächlich angefallenen Ist-Stunden
- noch abzurechnende Leistungen
- den Vergleich des erwarteten Deckungsbeitrags zum tatsächlichen
BEN: Wow, ganz schön viele Möglichkeiten. Ich denke, da blicke ich schnell durch.
SIMON: Du wirst sehen, in ein paar Tagen hast Du alles im Griff und möchtest nicht mehr auf diese Transparenz verzichten. Wir sehen uns bald wieder, um uns das Jobcenter, eine Übersicht über all Deine Projekte, anzusehen.
Zur Erinnerung: Ben ist Kontakter in der Agentur creaDIG. Ben ist jung, Ben ist smart, Ben schaut gut aus. Nur: Ben gibt es leider nicht. Wir haben ihn uns ausgedacht, um mit ihm als Testimonial Themen rund um unsere Agentursoftware easyJOB bewusst anders aufzubereiten. Persönlicher und vor allem aus Sicht des Anwenders.
Dieser Artikel erschien zuerst im Jahr 2017. Er wurde im Januar 2021 überarbeitet und an die aktuelle Version von easyJOB angepasst.
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Über die Because Software AG
Seit mehr als 25 Jahren am Markt, hat sich die Because Software AG als der führende Anbieter für Agentursoftware und Anwendungsberatung in der Werbewelt etabliert. Am Hauptsitz in Wien und in den Tochterunternehmen für Vertrieb und Beratung in München und Barcelona sind rund 40 Mitarbeiter für Agenturen aus den Bereichen Full-Service, PR, Event und Design tätig, darunter viele bekannte Namen.
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