Mit Auftreten von Covid19 und den damit zusammenhängenden Beschränkungen im geschäftlichen Alltag sehen sich viele Unternehmen gezwungen, ihre Mitarbeiter*innen nach Hause zu schicken. Es ist notwendig, rasch Lösungen zu finden, wie Projekte, Kundenkommunikation und administrative Prozesse von den einzelnen Kolleginnen und Kollegen aus dem Homeoffice heraus geregelt werden können.
Jetzt besteht die Anforderung darin, Aufgaben und Abstimmungen – die sonst durch einen kurzen Schwatz in der Kaffeeküche, einen Blick auf die Dateien auf dem Server oder ein adhoc-Meeting geklärt werden können – in die richtige Spur zu bringen.
Gewohnte Abläufe neu denken
Von welchen – gewohnten – Standard-Abläufen sprechen wir und wie können diese nun dezentral und doch gemeinsam umgesetzt werden?
Administrative Kernprozesse am Laufen halten
Selbstredend besteht die dringlichste Aufgabe darin, die wesentlichen administrativen Kernprozesse insgesamt am Laufen zu halten: Projekte müssen weiter betreut und umgesetzt, Angebote und Rechnungen geschrieben werden. Gut, wer jetzt eine Agentursoftware im Einsatz hat, die alle diese Aufgaben in einem System verwaltet. Voraussetzung ist die Möglichkeit, auf die Software nun aus dem Homeoffice zugreifen zu können.
Auf welche Agentursoftware wie Zugriff besteht und welche Anbieter zusätzliche Angebote bieten, finden Sie hier im Beitrag Agentursoftware und Corona
Ob mit Agentursoftware oder Insel-Lösungen und Office Programmen gearbeitet wird: Wenn diese Lösungen keine Cloud-Anwendungen sind, sind Wege zu schaffen, um die Software „von außen“ zu erreichen.
Der einfachste Weg ist dabei der Einsatz von Remote-Desktop Diensten wie beispielsweise https://anydesk.com. Eingesetzt wird ein Anbieter – „Server“ – der einen schnellen Zugriff auf die Unternehmensdaten hat. Über den Browser oder ein kleines Spezialprogramm können die Kolleginnen und Kollegen dann aus dem Homeoffice zugreifen. Problem dabei ist, dass dafür ein äußerst leistungsstarker Server benötigt wird und die Verbindung zwischen den einzelnen Nutzer/innen und dem Server deutlich langsamer sein kann. Eine Alternative besteht im Zugriff auf den eigenen Büro-Rechner. Dafür muss dann jedoch ein weiterer Rechner pro Mitarbeiter/in angeschafft werden (Laptop oder Tablet) oder es werden private Rechner genutzt.
E-Mails von Zuhause aus bearbeiten
Am häufigsten wird in den Agenturen über E-Mails kommuniziert. Da in der Regel ein Mailserver wie beispielsweise Outlook Exchange, ICE-Warp oder Kerio eingesetzt wird, sollte es für den Admin der Agentur kein Problem darstellen, die Mails auf dem firmeneigenen Laptop einzurichten bzw. die Zugangsdaten für den Abruf auf dem privaten PC bereitzustellen. Wichtig ist – wie in allen Bereichen, aber hier ganz besonders – auf die Sicherheit und die rechtlichen Anforderungen zu achten.
Telefonie, Ad-hoc-Meeting und Konferenz
Da kurze Abstimmungen über den Schreibtisch oder im Konfi nicht möglich sind, gilt es Möglichkeiten zu schaffen, den Austausch über Projekte intern und mit Kunden zu ermöglichen. Deshalb ist zunächst dafür Sorge zu tragen, dass Ansprechpersonen erreicht werden können. Für eingehende Telefonate kann eine Rufumleitung eingerichtet werden. Nur wohin? Die Nutzung von Privatgeräten sollte hier nur eine vorübergehende Ausweichmöglichkeit darstellen. Besser ist es, kurzfristig firmeneigene Mobiltelefone und Prepaid-SIM Karten zu beschaffen, die dann allen zur Verfügung gestellt werden – soweit nicht sowieso bereits vorhanden. Langfristig ist der Einsatz einer Telefonanlage, die die Nutzung so genannter Soft-Clients oder Soft-Phones erlaubt oder Cloud-/IP-Telefonie sicherlich sinnvoll. In jedem Fall muss sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter/innen Zugriff auf die Kontaktdaten Ihrer Kunden und Partner haben.
Soll via Audio oder Video miteinander konferiert werden, können entsprechende Konferenz-Lösungen zum Einsatz kommen.
Aktualisierung des Beitrags im Mai: Lesen Sie hierzu den Beitrag Videokonferenz-Syteme im Vergleich
Dokumente austauschen
Ob es um Projektunterlagen geht oder um Briefe aus dem Finanzamt: Der Austausch und das gemeinsame „Drübergucken“ über Dokumente muss möglich sein. Natürlich können diese über E-Mails hin und her versendet werden. Besser ist die Möglichkeit einer gemeinsamen Datei-Verwaltung.
Ist der gemeinsamen Zugriff auf den Dateiserver nicht gegeben, können entsprechende Cloud-Dienste wie die Dropbox verwendet werden. Natürlich bietet sich, da in den Agenturen sowieso viel mit MS Office gearbeitet wird, auch der Einsatz von MS Office 365 an. Der Dienst wird auch von beispielsweise der Telekom angeboten. Wer es gerne „aus Deutschen Landen“ und DSGVO-konform hat, guckt sich beispielsweise Lucky Cloud an oder Dracoon.
Kontaktbedürfnissen Rechnung tragen und schnelle Abstimmungen
Bei all den für die Aufrechterhaltung der Agentur notwendigen technischen Realisierungen sollte nicht vergessen werden, dass auch das Kontaktbedürfnis untereinander nicht zu kurz kommen darf. Flurfunk, Mittagspausen-Klatsch, Aufmerksamkeiten untereinander, freundliche oder auch kritische Gespräche und die Kurzabstimmung über einen Kunden: Viele Untersuchungen zeigen, dass den Menschen der Austausch im Homeoffice fehlt. Natürlich können hier Mails oder Telefonate helfen, doch sie stellen keinen adäquaten Ersatz dar, da sie viel zu unspontan und unflexibel sind.
Besser geeignet sind Chat Dienste, die eine schnelle spontane und vor allem persönliche Kommunikation erlauben. Sie können zusätzlich dabei helfen, die Büro-Kommunikation zu entschlacken und gleichzeitig viele Kolleginnen und Kollegen einzubinden. Auch hier liegt es nahe, das einzusetzen, was sowieso vielfach bereits genutzt wird. WhatApp beispielsweise. Aber es bieten sich auch Slack oder Skype an. Da es auch an dieser Stelle wichtig ist, rechtliche und sicherheitsrelevante Aspekte zu berücksichtigen, empfehlen sich DSGVO-konforme Produkte wie OwnChat oder Teamwire.