Das HQ: Warum für Agenturen Kreativität allein kein Erfolgsgarant mehr ist

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Den Profitabilitätsfallen auf der Spur – So sichern Agenturen ihre Zukunft!

Die alte Gleichung Kreativität = Agenturerfolg geht heute nicht mehr auf. Neue Herausforderungen wie gestiegene Kundenansprüche, flexible Arbeitsräume und –zeiten und kniffligere Projekte machen das Agenturgeschäft anspruchsvoller. Kunden verlangen heute häufig ein übersichtliches Controlling mit ausführlichen Kennzahlen und für Agenturen selbst ist der genaue und schnelle Einblick in tatsächliche Kosten und Margen ohnehin unverzichtbar. Eines wird auf jeden Fall deutlich: Agenturen müssen heute nicht nur immer kreativere Lösungen präsentieren; auch die Anforderungen an ihre Agenturprozesse werden immer komplexer.

Die Mitarbeiteransprüche steigen: Home Office, Flexible Arbeitszeiten & Co. Person_WP

Vom omnipräsenten Mangel an Fachkräften ist auch die Kreativbranche nicht verschont geblieben. Eine coole Arbeitsumgebung in einer angesehenen Agentur reicht heute nicht mehr aus, um gute Mitarbeiter zu finden und diese dauerhaft für sich zu begeistern. Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, gelegentlich vom heimischen Schreibtisch zu arbeiten, sind für viele Arbeitnehmer heute Usus. Aber auch die Aussichten, in Teilzeit wechseln zu können oder ein Sabbatical einzulegen sind für viele Arbeitnehmer mittlerweile wichtige Kriterien bei der Arbeitgeberwahl.

Person_WP Das_HQ im Agentursoftware-Guide

Doch damit nicht genug: Ein modernes Arbeitsumfeld, das die oben genannten Faktoren berücksichtigt, bringt auch neue Herausforderungen bei der Einsatzplanung mit sich. Denn Mitarbeiter müssen flexibel und ad hoc in facettenreiche Projektteams eingeplant werden, schließlich sind die Kundenprojekte vielfältig und in sich dynamisch. Nur wenn dies mit einem hohen Maß an Selbstorganisation möglich ist, wird die Personal- und Ressourcenplanung in der Agentur nicht zur Nervenschlacht.

Eine zentrale Übersicht über alle Finanzen bringt größeren Erfolg

Die Auftragsbücher sind voll, doch am Ende des Tages landet man nur ganz knapp in den schwarzen Zahlen? Handgestrickte Excel-Tabellen und fehlender Überblick führen oft dazu, dass Agenturen gar nicht beurteilen können, ob ein Projekt überhaupt lukrativ ist. Wenn dann auch noch für jeden Kunden, oder im schlimmsten Fall sogar für jedes einzelne Projekt, mit unverbundenen Tabellenkalkulationen hantiert wird, wundert es nicht, dass der Gesamtumsatz gar nicht bekannt ist.

Abhilfe kann hier ein zentrales System schaffen, in dem Umsätze und Margen erfasst werden – und zwar jederzeit und für jedes Projekt. Nur dann erhält eine Agentur die notwendige betriebswirtschaftliche Transparenz, um realistische, kostendeckende Angebote zu erstellen und ineffiziente Prozesse zu identifizieren.

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Ressourcenüberblick behalten und Fehlplanungen vermeiden

Die Transparenz über Umsätze und Kosten geht bei einer Agentur oft Hand in Hand mit einer zuverlässigen Kontrolle über den Personal- und Ressourceneinsatz. Ein bedarfsgerechter und transparenter Ressourceneinsatz ist entscheidend für den erfolgreichen Verlauf eines Projektes.

Dabei kann eine Multiprojektmanagement-Software, in der die Agentur all ihre Projekte abbilden kann, helfen. Eine solche Software darf seine Benutzer allerdings nicht durch eine komplizierte Bedienung überfordern und muss jederzeit Plan-/Ist-Vergleiche ermöglichen. Nur so können Differenzen rechtzeitig erkannt und alle Ressourcen sinnvoll ausgeschöpft werden.

Leistungstransparenz ist auch für den Kunden wichtig

Die Führungsetage der Agentur braucht Transparenz darüber, was die eigenen Mitarbeiter geleistet haben. Das ist nichts Neues. Immer häufiger wollen aber auch Kunden wissen, wie viele Stunden die Agentur mit welchem Projektteilschritt beschäftigt war und verlangen detaillierte Leistungsnachweise. Um diese Nachweise liefern zu können, reicht eine Stempeluhr am Büroeingang nicht mehr aus. Stattdessen ist ein neues und professionelles Niveau der Zeiterfassung notwendig, das die Zuordnung der Arbeitszeiten zu einzelnen Projekten, Jobnummern usw. ermöglicht.

Umsatzpotenzial ausschöpfen dank professionalisierter Kundengewinnung

Viele Agenturen gehen viel zu stiefmütterlich mit ihren Leads um und verzichten dadurch auf bares Geld. Dabei wäre es so einfach, dem Neukundengeschäft die Bedeutung beizumessen, die es verdient. Durch ein professionelles Lead-, Opportunity- und Pitch-Management an einer zentralen Stelle ist eine Agentur in der Lage, ihr Umsatzpotenzial voll auszuschöpfen.

Das hört sich wesentlich komplizierter an, als es eigentlich ist. Denn mit dem richtigen Tool ist Leadmanagement nicht nur kinderleicht, es bringt noch einen weiteren Vorteil mit sich: Die Gewinnung neuer Kunden wird durch einen standardisierten Prozess deutlich schneller.

Zusammenarbeit vereinfachen dank mobilen Datenzugriffs

Die steigende Beliebtheit des Home Offices ist keine Zukunftsmusik sondern Gegenwart und überregionale Kundentermine stehen heute für viele regelmäßig auf der Tagesordnung. Für eine effektive Mobilität ist der mobile Zugriff auf alle notwendigen Daten Grundvorausetzung. Nur wenn alle Projektbeteiligten über dieselbe Plattform miteinander kommunizieren und Pläne oder Dokumente gemeinsam und ortsunabhängig pflegen können, ist eine effektive Zusammenarbeit möglich. Im Idealfall liegen alle relevanten Agenturdaten in einem zentralen System, auf das auch räumlich getrennte Partner wie z.B. andere Agenturen, spezialisierte Dienstleister oder Freelancer, zugreifen könnten.

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