Software-Auswahl: Vom IST zum SOLL

Das Projekt „Agentursoftware-Einführung“ gliedert sich in drei wesentliche Abschnitte: Analyse und Planung, Auswahlprozess und Implementierung. Dieser Beitrag gehört zum Auswahlprozess.

Inhalt

Vom IST zum SOLL: Software-Evaluation in einzelnen Schritten

Wie die Software auswählen?

Nachdem das Projekt als solches installiert wurde und erarbeitet worden ist, wo die Agentur steht und welche Ziele (mit der Einführung) verfolgt werden, kann es an die konkrete Software-Auswahl gehen. Eine systematische Beschreibung der Anforderungen steht nun an – auch, weil nachträgliche Änderungen oder Anpassungen mit hohen Kosten verbunden oder gar nicht möglich sind.

Deshalb wird folgendes Vorgehen empfohlen:

Bestimmung: Welche Anforderungen soll die Software erfüllen, welche Funktionen muss sie haben?
Marktrecherche: Welche Produkte gibt es auf dem Markt, die den Anforderungen am Besten gerecht werden?
Entscheidung: Wie kann eine Auswahl und schließlich Entscheidung getroffen werden?

Schritt 1: Bestimmung der Anforderungen

Im ersten Step betrachten und beschreiben Sie, welche Aufgaben Sie mit der neuen Software erfüllen wollen. Hierbei spielt eine Bewertung der in der Analyse und Planungsphase erhaltenen Erkenntnisse und abgeleiteten Entscheidungen natürlich eine große Rolle. (Siehe Beitrag Projektplanung.) Hier müssen Auseinandersetzungen darüber geführt werden, welche Prozesse nachhaltig verändert werden sollen und wie diese in der Agentursoftware sinnvoll eingebunden werden, welche Aufgaben die Agentursoftware also übernehmen soll.

Das konkrete Ziel dieser Analyse ist sowohl die Übertragung des Agenturworkflows mit all seinen Prozessen und Aufgaben als auch deren Problemen in funktionale Software-Anforderungen. Basis hierfür ist die Problemanalyse und Zielformulierung aus der ersten Phase, die – wenn nicht vorher umgesetzt – spätestens jetzt durchgeführt werden muss.

Beispiel

Die Anforderungsbeschreibung führt auch zu den Kriterien, anhand derer die Software ausgewählt, geprüft und bewertet werden kann und ist die Voraussetzung für das Finden des passenden Systems.

Eine Möglichkeit, sich dieser Analyse zu nähern, sind gut vorbereitete und angeleitete Workshops, die helfen, die vorhandenen Arbeitsabläufe zu analysieren und miteinander abzustimmen, auf ihre Zukunftstauglichkeit zu prüfen und neu zu strukturieren. Die Ergebnisse dieser Analyse bilden dann gemeinsam mit den durch die Zielformulierung bestimmten Vorgaben sowie der „Wunschliste“ Ihrer Mitarbeiter/innen die Grundlage für die nun zu formulierenden Anforderungen an die Software.

Nach der Bestimmung aller Kriterien werden im nächsten Schritt „muss/soll/kann-Prioritäten“ gesetzt, da kaum eine Software alle Ihre Anforderungen erfüllen wird. Die Kriterienliste wird also nach „extrem wichtigen“, „wichtigen“ und „nice-to-have“ Anforderungen einer abschließenden Bewertung unterzogen. Gemessen wird die Software dann an der Erfüllung der muss-Kriterien oder Essentials.

Je ausführlicher und sorgfältiger bei der Festlegung der Anforderungen vorgegangen wird, desto eher wird die Software „passgenau“ sein, was die Akzeptanz der Software entsprechend erhöht.

Schritt 2: Marktrecherche und Vorauswahl

Mit der Analyse sind die Erwartungen formuliert und die Anforderungen festgeschrieben. Jetzt beginnt die Marktrecherche: Gibt es Software, die die Funktionen für die Erfüllung Ihrer Aufgaben bereitstellt? Um dies herauszufinden holen Sie Informationen über Anbieter und Produkte ein und vergleichen, wie und in welchem Maße die Anwendungsbereiche der Software mit den von Ihnen erarbeiteten Kriterien übereinstimmen.

Eine gute Marktübersicht über die im deutschsprachigen Raum erhältlichen Produkte finden Sie hier im Guide in der Marktübersicht.

Prüfen Sie bereits im ersten Schritt sehr genau. Software-Präsentationen kosten (nicht nur Ihre) Zeit und damit Geld. Lassen Sie sich ein Produkt erst dann präsentieren, wenn es die erste Hürde erfolgreich durchlaufen hat. Checken Sie dazu die folgenden Punkte:

Erfüllung der Essentials und möglichst vieler Kann-Kriterien
Grundlegenden Erwartungen an „look and feel“, Bildschirmqualität, Maskengestaltung
Kostenvergleich
Referenzen/Empfehlungen
Anbietercheck (Mitarbeiterzahl, Anzahl der Kunden/Installationen und User, Gründungsjahr etc.)

Am Ende der Vorauswahl sollte sich die Anzahl der in Frage kommenden Produkte und Anbieter auf drei bis maximal vier Kandidaten für die Endausscheidung verdichten lassen.

Schritt 3: Feinauswahl und Entscheidung

Nachdem eine Vorauswahl getroffen worden ist, müssen die ausgewählten Software-Hersteller in Präsentationen Farbe bekennen. Die Präsentationen sollten in Ihrer Agentur stattfinden und nach Möglichkeit live sein. Aus Kostengründen verfallen immer mehr Hersteller auf Online-Demonstrationen, was – abhängig vom Investitionsvolumen – auch mehr oder weniger verständlich ist. Doch hat die Live-Präsentation den Vorteil, den Anbieter kennen lernen zu können und herauszufinden, ob Sie auch wirklich mit ihm zusammenarbeiten wollen.

Sollten Sie sich doch für eine Online-Präsentation entscheiden, prüfen Sie, ob Ihr Equipment dafür wirklich geeignet ist (z. B. Konferenztelefon mit wirklich gutem Lautsprecher, damit auch alle Teilnehmer aus Ihrer Agentur alles gut verstehen). Auch die Vor-Ort-Präsentation erfordern die Vorbereitung einer entsprechenden technischen Ausstattung, wie Beamer oder Großbildschirm und Internet-Zugriff.

Die Hersteller werden im Vorfeld mit identischen Informationen versorgt, um eine vergleichbare Ausgangsposition zu schaffen. Legen Sie den Ablauf der Veranstaltung vorher verbindlich für die Präsentatoren und die Teilnehmenden aus der Agentur fest. Alle Teilnehmer/innen erhalten Beurteilungsbögen auf Basis des Anforderungsprofils, das während oder sofort nach der jeweiligen Software-Demonstration (gemeinsam) ausgefüllt und bearbeitet wird.

Zusätzlich sollte nach der Präsentation ein „Stimmungsbild“ festgehalten werden, das auch, wenn mehrere Tage zwischen Präsentationen und Endauswertung verstrichen sind, Aufschluss über die grundsätzliche Akzeptanz der Software und des Anbieters gibt. Denn was nutzt ein hoher Deckungsgrad, wenn die Software aufgrund von „gefühlter Usability“ abgelehnt wird oder der Anbieter mit seiner Philosophie und seinem Anspruch nicht zur Agentur passt.

Kann nach den Präsentationen keine Entscheidung getroffen werden, kann versucht werden, diese über Nutzwertanalysen und Wirtschaftlichkeitsberechnungen herbeizuführen.

Fazit

Die vorgestellte Vorgehensweise ist natürlich abhängig von Ausprägung und Größe der Agentur. So können einige Schritte verkürzt ablaufen, da bei geringerem Funktionsumfang weniger Kriterien erforderlich sind.

In jedem Fall sollte im Vorfeld und mit der Einführung der neuen Lösung die Chance genutzt werden, die bestehende Organisation zu überdenken. Eine fortwährende Optimierung der Geschäftsprozesse bedeutet auch die Abbildung aller heutigen, aber auch zukünftiger Prozesse in einer modularen und flexiblen Agentursoftware.

Zu diesem kontinuierlicheren Veränderungsprozess gehört, dass mit der Installation der Software das Projekt nicht als abgeschlossen betrachtet wird, sondern einer fortwährenden Prüfung unterliegt: Genügt die Software noch den Anforderungen? Wurden die gesteckten Ziele erreicht? Wenn nicht, liegt es an der Software oder deren Nutzung und wie kann dem begegnet werden?

Wird auf diese Weise das Projekt ständig hinterfragt und verbessert, ist es gelungen.