special cases: Software-Kategorien für bestimmte Anwendungsfälle

Spezielle Software-Kategorien: Nicht jede Agentursoftware muss oder kann alle Agenturschwerpunkte oder Anwendungsfälle bedienen

Qua Definition gehen wir davon aus, dass eine Agentursoftware den Kernprozess von Unternehmen – von der Akquise über die Projektabwicklung bis zur Abrechnung und Auswertung – abbilden kann und sollte. Manche Agenturen allerdings haben Anforderungen, die über das klassische Funktions-Spektrum einer Agentursoftware hinausgehen. Zum Beispiel die klassische Full-Service-Agentur, die hin und wieder Veranstaltungen für einen Hauptkunden organisiert oder regelmäßig Pressemitteilungen erstellt. Hierfür werden dann zusätzliche Funktionen benötigt – die weiter unten beschrieben werden – und über die die Einordnung der Agentursoftwares hier im Guide erfolgt.

Software-Kategorie „Klassisch/Fullservice“

Full-Service-Agenturen liefern Ihren Kunden „alles aus einer Hand“. Die Agenturkunden werden mit einem umfangreichen Dienstleistungsportfolio sowie individuellen Arbeiten unterstützt. Ähnlich breit aufgestellt müssen Agentursoftware-Lösungen grundsätzlich auch sein. Die Software-Kategorie „Klassisch/Fullservice” listet entsprechend Software-Systeme zur komplexen Agenturverwaltung auf, die in ihren Grundfunktionen die Steuerung aller oben beschriebenen kaufmännischen Kernprozesse abbilden.

Sonderfunktion „A+“
Software-Lösungen, die zusätzlich in der Lage sind, den in Full-Service Agenturen teils notwendigen Anfrage-Workflow abzubilden, sind durch ein „A+“ gekennzeichnet. Mit dieser Funktion ist es möglich, Lieferanten wie z.B. Druckereien mit ausführlichen (Objekt-)Beschreibungen eines zu druckenden Produktes anzufragen, die Ergebnisse der Rückantworten auszuwerten und eine Druckerei zu beauftragen (Bestellung).

Software-Kategorien für die speziellen Anwendungs-/Funktionsbereiche Event, PR und Interactive

Bei den in diesen speziellen Kategorien des Agentursoftware Guide aufgeführten Produkten handelt es sich nicht um „reine“ spezialisierte Systeme für nur diesen einen Anwendungsfall – also beispielsweise explizite Media-Systeme. Es geht vielmehr um Agentursoftware, die zusätzliche Funktionen oder Module zum klassischen Funktionsumfang bereitstellen. Sie sollen den Bedarf von Agenturen decken, die breit genug aufgestellt sind, um auch Events zu organisieren oder die Pressearbeit für ihre Kunden zu übernehmen, aber nicht spezialisiert – oder groß genug – um Speziallösungen zu benötigen.

Entsprechend gibt es Agentursoftware mit mehr oder weniger Funktionen für diese speziellen Anwendungsfälle. Für die Einordnung der Systeme haben wir die Anbieter anhand von Checklisten gefragt, welche Funktionen für welche Anwendungsfälle in ihrem System intergriert sind. Der Arrow Circle visualisiert die Funktionstiefe der Software in der Kategorie.

Hinweis: Auch Agentursoftware-Anbieter, deren Lösungen wenige oder keine Spezial-Funktionen anbieten, können mit Media-, PR- oder Eventagenturen gut zusammenarbeiten, indem spezielle Apps an die Agentursoftware über Schnittstellen integriert oder angedockt werden.

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Software-Kategorie Interactive/neue Medien

Unter diesem Sammelbegriff haben wir die Anforderungen von Agenturen zusammengefasst, die sich mit modernen Technologien und Prozessen auseinandersetzen, um digitale Lösungen für ihre Kunden zu realisieren: Internet-, Web-, Digital- oder auch App-Agenturen. Neben Design und Marketing werden hier Webseiten entwickelt oder auch Webshops und Apps. Für diese Agenturen sind Funktionen zur Abwicklung ihrer Projekte sinnvoll, wie z.B. die Abrechnung wiederkehrender Leistungen oder auch eine Domainverwaltung und Ticketsysteme.

Software-Kategorie PR

PR-Agenturen oder Agenturen mit PR-Abteilung verfassen Pressemitteilungen, organisieren Pressekonferenzen und halten den Kontakt zu Medienvertretern. Gerade für den letzten Anwendungsfall ist es notwendig, dass die Kontaktverwaltung der Agentursoftware eine sogenannte n:n-Verknüpfung von Firmen und Personen zur Verwaltung von Redakteuren und Verlagen ermöglicht.

So kann im Datensatz einer Redaktion gesehen werden, welche Redakteur*innen für sie tätig sind und umgekehrt im Datensatz von Redakteuren, für welche Medien sie arbeiten. Auch das Speichern von Clippings, die Eingabe von Next-Steps, Aktionshistorie… können wichtige Funktionen in diesem Agenturbereich sein.

Software-Kategorie Event

Agenturen mit einem Event-Anteil unterstützen ihre Kunden bei Veranstaltungen und Events. Der Funktionsumfang von Agentursoftware mit Event-Anteil bietet beispielsweise Möglichkeiten zur Ablauf-/Regieplanung, Raum- und Ressourcenplanung oder auch Teilnehmerverwaltung.

Software-Kategorie Media

Mediaagenturen erstellen für ihre Kunden Medienpläne und kaufen entsprechend Werbeflächen in den unterschiedlichsten Medien ein. Agentursoftware der Kategorie „Media“ beinhaltet dabei Produkte, zu deren Funktionsumfang auch Features gehören, die bei der Mediaplanung benötigt werden. Hierzu zählen Funktionen wie die Erstellung von Streu- und/oder Kostenplänen, Dispositionen etc.

Anbieter die in dieser Kategorie gelistet sind, verfügen über eigene Module zur Mediaplanung und -verwaltung und also über die in der Regel notwendigen Funktionen, die nicht gesondert abgefragt worden sind.

Sonderfall Software-Kategorie Projekte|Ressourcen

Hier handelt es sich nicht um einen Anwendungsfall für einen Agenturschwerpunkt. In dieser Kategorie werden Lösungen hervorgehoben, zu deren zusätzlichem Funktionsumfang Features gehören, die über die Jobverwaltung hinaus umfangreiches Projekt-Management bieten. Dazu gehören Meilensteinplanung, Ressourcenplanung mit der Hinterlegung von Arbeitszeitmodellen, grafische Übersichten wie Gantt Charts.

Weitere Anwendungsfälle

Nicht jeder Anwendungsfall oder Agenturschwerpunkt kann in Agentursoftware abgebildet oder differenziert dargestellt werden. Agenturen für Packungsdesign beispielsweise nutzen gerne die Möglichkeit in der Angebotserstellung Abbildungen/Skizzen einzufügen. Solche Sonderfunktionen müssten im Detail mit den Anbietern geklärt werden.

© Beitragsbild von PIRO auf Pixabay

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