Agentursoftware für kleine Agenturen – mit Checkliste
Immer wieder werde ich von Agenturinhabern gefragt, ob sich der Einsatz einer Agentursoftware auch für kleine Agenturen mit wenigen Mitarbeitenden lohnt. Was ich in der Regel bejahe. Denn auch hier können Agentursoftware-Lösungen für eine Optimierung betriebswirtschaftlicher Prozesse sorgen, für eine Reduzierung des Verwaltungsaufwands, für ein einfaches Zusammenarbeiten und für mehr Überblick. Zentral gebündelt an einem Ort, stehen sämtliche relevanten Informationen jederzeit zum sofortigen Abruf bereit – was das Leben nicht nur in der Buchhaltung, sondern auch für die Projektarbeit ungemein erleichtert.
Erst vor Kurzem habe ich eine kleine Marketingagentur dahingehend beraten und nach erfolgreicher Einführung des Tools war das Feedback:
„Prima; jetzt hat die Sucherei ein Ende und wir haben einen Spitze-Überblick; vor allem über unsere Angebote und die laufenden Verträge.“
Wie ist es bei Ihnen? Unzählige Excel-Listen für das Controlling, Kostenvoranschläge mit Dauer-Copy-Paste-Schleifen in Word, Vorkalkulation mit dem Taschenrechner? Die Adressen sind in Outlook abgelegt und Stundenaufwände und Fremdbelege müssen vor jeder Rechnungserstellung mühsam zusammengesammelt oder gesucht werden – verbunden mit dem ein oder anderen Übertragungsfehler?
Warum nicht gleich eine Agentursoftware nutzen?
Das können Sie sich in der Tat sparen. Denn die Wahrheit ist: irgendwo, irgendwie müssen die Daten ja sowieso eingegeben werden. Egal, ob in ein Mailprogramm oder in viele viele Excel-Listen. Irgendwie müssen Adressen, Notizen, Aufgaben, Rechnungsdaten erfasst werden. Warum nicht gleich in ein System, das die Daten „ausspuckt“, wenn Sie sie benötigen und auch mehr oder weniger automatisch Zusammenhänge aufzeigt.
Eine Agentursoftware hilft dabei, Geschäftsprozesse effizienter zu steuern und kann zu mehr Dynamik in Ihrer Agentur verhelfen.
Ihre entscheidenden Vorteile:
- Alle Berechtigten greifen für die Bereiche, die sie verantworten auf die richtigen Informationen zu und treffen leichter fundierte Entscheidungen.
- Ihre Mitarbeitenden können sich einfacher untereinander vertreten – was gerade in kleineren Agenturen entscheidend sein kann.
- Fragen von Kunden, Lieferanten und andere Partner – wie Freelancer – werden schneller und mit den richtigen Daten beantwortet.
- Steuerberater greifen auf bereits erfasste Daten zu – was deutliche Kostenreduzierungen bewirken kann.
- Sie steuern auf diese Weise Ihre Agentur effizient und effektiv: Ihre Kunden rücken bei allen wichtigen Entscheidungen in den Fokus.
Was sollten Sie bei Auswahl beachten?
Zugegeben: Die Auswahl der richtigen Software ist aufgrund der zahlreichen Angebote alles andere als einfach. Agenturen sollten eine vorschnelle Entscheidung vermeiden und sich über die eigenen Erwartungen Gedanken machen. Erst im Anschluss ist ein Vergleich in Frage kommender Angebote im Detail möglich. Folgendes Vorgehen ist sinnvoll:
1. Schmerzen festhalten: Wo genau „schmerzt“ die fehlende Software eigentlich am meisten? Wo fehlt der Überblick? Wonach wird regelmäßig gesucht? Welche Daten müssen mehrfach erfasst werden? Welche Informationen fehlen im Projektablauf?
2. Rahmenbedingungen prüfen: First of all: definieren Sie die preisliche Obergrenze. Wollen Sie kaufen oder monatlich abonnieren? Wer soll alles mit dem System arbeiten? Soll auch im Homeoffice darauf zugegriffen werden?
3. Gewünschte Funktionalität: Von der Angebotserstellung bis zur Rechnungslegung – welche Geschäftsprozesse soll die Agentursoftware unterstützen? Welche Funktionen werden tatsächlich benötigt? Soll es überhaupt EIN System sein? Wenn ja: Klären Sie, wie modular das ins Auge gefasste System ist: können Sie später Funktionen hinzubuchen?
Damit Sie bei der Auswahl einer Agentursoftware alle wichtigen Fragen zu den Rahmenbedingungen und den Funktionen berücksichtigen, können Sie hier eine übersichtliche Checkliste der wesentlichsten Funktionen bzw. Funktionsbereiche herunterladen.
Fazit: Mit dem richtigen System zu mehr Effizienz
Die Komplexität der Geschäftsprozesse nimmt auch in kleinen und mittleren Agenturen stetig zu. Eine betriebswirtschaftliche Software ist die Lösung für eine effizientere Gestaltung der Abläufe innerhalb Ihrer Agentur. Ob Neukundengeschäft, Bestandskundenpflege, Projektabwicklung oder Finanzen: Mit der richtigen Agentursoftware erhalten Sie Kosten- und Zeiteinsparungen sowie deutlich effizientere Betriebsabläufe und lassen Sie Raum für Ihre wesentliche Aufgabe – die Steuerung der Agentur.
Beitragsbild von Gerd Altmann auf Pixabay
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