helloHQ

helloHQ – die all-in-one Agentursoftware. Bei über 700 führenden Agenturen im Einsatz

helloHQ bringt Ordnung, Struktur und Effizienz in euren Agenturprozess. Es ersetzt App-Chaos, veraltete Software und Sammlungen von Excel-Tabellen mit einem übersichtlichen Geschäftsprozess in einer modernen Agentursoftware.

Vom ersten Kundenkontakt über die Projektplanung und Zeiterfassung bis hin zu Abrechnung und Controlling bietet  helloHQ alle Funktionen für den typischen Prozess eures Unternehmens 

Deine ganze Agentur auf einen Blick

Jedes Teammitglied sieht die wichtigsten Informationen an einem zentralen Ort.

Natürlich angepasst an die eigenen Zugriffsrechte und Wünsche. Da helloHQ alle Informationen zusammenführt, sind die Auswertungs- und Controllingmöglichkeiten unbegrenzt.

• Einfach anpassbare Dashboards für jeden User
• Flexible Zugriffsrechte je nach Rolle
• Integrierte Pivot-Auswertungen mit übersichtlichen Grafiken
• Direkte Anbindung an Dashboarding-Tools wie z.B. PowerBI
• eigene Auswertungen per API

CRM & New Business

Jeden Kundenkontakt im Blick behalten

Damit keine E-Mail oder Gesprächsnotiz mehr unter den Tisch fällt, verwaltet ihr eure Kommunikation mit helloHQ an einem Ort. Während der Anbahnung, im Pitch, bei der Projektarbeit und zur Kundenpflege.

• Zentrale Kontaktdatenbank für Unternehmen und Ansprechpartner
• Leadpipeline zur Nachverfolgung von neuen Projekten
• Integrierter Sales-Forecast
• Kontaktsynchronisation mit Microsoft Exchange
• Automatische E-Mail Ablage

Ressourcenplanung

Genau wissen, wieviel Kapazität noch frei ist

Damit euer  Team zuverlässig arbeiten und in Stressituationen stukturiert bleiben kann, müssen Projektpläne, Urlaube, Arbeitszeiten, Feiertage und Arbeitsstände an einem Ort zusammenlaufen: der Ressourcenplanung in helloHQ.

• Grafische Darstellung der aktuellen Auslastung
• Urlaubsplanung inkl. Anträge & sonstiger Abwesenheiten
• Integrierter Feiertagskalender
• Individuelle Verfügbarkeit und Arbeitszeitmodelle
• Ressourcenplanung per Drag & Dro

Belegwesen

KVA und Angebote, Rechnungen, Bestellungen, Erinnerungen und Mahnungen – alles aus einem Guss.

Die bis zur eigenen Schriftart frei gestaltbaren Belege sind im HQ fest in euren Gesamtprozess integriert: Erstellt mit einem Klick einen Projektplan aus euren  Angeboten, rechnet nach Angebot, erfassten Zeiten oder Fremdkosten ab und wertet das Ergebnis projektübergreifend aus.

• Vollständig anpassbares Design der Belege
• Frei wählbare Nummernkreise (auch Fortsetzung bestehender)
• Lückenlose Verknüpfung vom Angebot bis zur Mahnung
• Geplante Umsätze und wiederkehrende Rechnungen
• Beliebige Währungen und Steuersätze
• Automatisierter Versand von Rechnungen basierend auf euren Planumsätzen

Project-Controlling

Immer Aussagefähig zum Projektstand

Alle Informationen des Projektes fließen im HQ in übersichtlichen Auswertungen zusammen: z.B. Angebotsvolumen, gebuchte Zeiten & Kosten, Stand der Abrechnung, aktueller Deckungsbeitrag uvm.

• Übersichtliche Auswertungen zum Projektstand
• Vollständiger Blick auf die Projektfinanzen vom Angebot bis zur Rechnung
• Erfassen von Projektzeiten, Verrechnungssätzen und Fremdkosten
• Einfache Standardisierung des Finanzprozesses auf Projekten

Benutzergruppen und Zugriffsrechte

Sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter Zugriff auf die richtigen Informationen hat

Kundenprojekte sind sensibel. Daher bildet helloHQ eure Organisationsstruktur genau ab, sowohl Unternehmensweit, als auch auf Projektebene. Bindet spielend leicht eure Kunden, Freelancer und Partner in eure Projekte ein.

• Unternehmensweites Organigramm für Benutzerrechte
• Projektspezifische Rollen
• Sicheres Einbinden von externen Partnern

Kanban Boards

Übersichtlichere Aufgaben

Damit das Projektmanagement im Team gut funktioniert, müssen alle Aufgaben im Blick behalten werden. Im HQ lassen sich Projekte neben dem klassischen Gantt-Chart auch in modernen Kanban Boards anzeigen und einfach per Drag-and-Drop bearbeiten.

• Aufgaben per Drag & Drop verschieben
• Projektübergreifende Gesamtansicht aller Aufgaben
• Darstellung sowohl im Gantt-Chart als auch als Kanban Board
• Freies Definieren der „Spalten“ aus den Status der Aufgaben

Zeiterfassung

Stunden buchen im Handumdrehen

Alle Informationen des Projektes fließen in helloHQ in übersichtlichen Auswertungen zusammen: z.B. Angebotsvolumen, gebuchte Zeiten & Kosten, Stand der Abrechnung, aktueller Deckungsbeitrag u.v.m.

• Zeiterfassung per Stoppuhr oder nachträgliches ‚Stunden Schreiben‘
• Automatische Zeiterfassung mit timeBro
• iOS und Android App für die Zeiterfassung von unterwegs
• Einfaches Abrechnen von Stunden mit Verrechnungssätzen
• Überstundenkonto

Konfiguration & Anpassbarkeit

Das Tool an die Agentur anpassen, nicht anders herum

Keine andere Agentursoftware ist so einfach anpassbar wie helloHQ – ganz ohne Programmieraufwand. Von Projektabläufen bis zu Standardauswertungen kann jeder Prozessschritt konfiguriert werden. Und das Beste: Bewiesene Standards aus über 450 Softwareprojekten sind schon Teil des Pakets.

• Vollständige Systemkonfiguration ohne Programmieraufwand
• Umfassende Dokumentation für das schnelle Lernen
• Anpassung von Prozessen, Datenfeldern, Dokumenten u.v.m.

Integrationen

Das HQ funktioniert mit euren Tools

helloHQ ist selten das einzige Werkzeug in eurem Prozess. Damit die Buchhaltung gut funktioniert, werden Daten an DATEV übertragen. Damit das Ticketing läuft, wird JIRA integriert. Und damit Aufgaben, Kontakte und Termine präsent sind, kommt Exchange zum Einsatz. All das sind Standardaufgaben für helloHQ.

• Über die standardisierte API lassen sich darüber hinaus unzählige weitere Entwicklungsideen umsetzen.
• Standardintegrationen zu vielen gängigen Tools wie z.B. DATEV, JIRA, Exchange uvm.
• Synchronisation von Terminen, Aufgaben und Kontakten
• Zapier-Integration, um 2000+ weitere Apps mit helloHQ zu verbinden
• Beliebige Erweiterungsmöglichkeiten dank offener REST-API

Automatische Zeiterfassung

Zeiten, wie von Geisterhand erfasst…

Dank unserer exklusiven Partnerschaft mit timeBro, könnt ihr eure Arbeitszeit auch einfach automatisch erfassen lassen. Am Ende des Arbeitstages erhaltet ihr so einen fehlerfreien Stundenzettel – und die Zeiten werden nach eurer Kontrolle und Freigabe direkt in das HQ übernommen.

• Automatische Erfassung der Arbeitszeit
• Für Mac und Windows verfügbar
• Automatische Projektzuordnung

Besondere Merkmale

Was helloHQ auszeichnet? Es macht deinen Alltag wirklich einfacher

helloHQ ist mehr als nur eine weitere oberflächliche App. Vom ersten Kundenkontakt über die Projektplanung, Zeiterfassung und Abrechnung ist es ein umfassender Begleiter im Projektalltag
Neben Standards für die häufigsten Anwendungsfälle bietet helloHQ besonders viele Anpassungs- und Konfigurationsmöglichkeiten, um sich an eure gewohnten Abläufe anzupassen
Mit der offenen API und Schnittstellen zu gängigen Tools wie Jira und Microsoft Exchange kannst du helloHQ im Handumdrehen mit anderen wichtigen Tools zu einem nahtlosen Prozess verbinden

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