Agentursoftware-Wechsel: Sechs Ansätze für weiterhin nutzbare Daten

Es ist im Prinzip so, wie bei der Schließung einer Ehe: natürlich ist zu Beginn alles romantisch und gut und wer will da schon an ein vorzeitiges – und vielleicht ungutes – Ende denken? Doch die hohe Zahl der Scheidungen zeichnet ein Bild, das es nahelegt, sich bereits zu Beginn Gedanken um das mögliche Ende zu machen und sich abzusichern.

Inhalt

Trennungsschmerzen vorbeugen

Beim Einsatz von allgemein Businesslösungen und speziell Agentursoftware sieht es ähnlich aus: Am Anfang ist alles bestens, doch mit der Zeit beginnt es im Gebälk zu knirschen und es wird über die Ablösung der bestehenden durch eine neue Software nachgedacht.

Studie Agentursoftware © Agenturberatung hm43

Bei der Trennung bzw. dem Agentursoftware-Wechsel stellen sich natürlich eine Menge Fragen. Die wichtigste: Was passiert mit den Daten und Informationen, die in der Bestands-Software gespeichert sind? Und für die ja eine gewisse Aufbewahrungspflicht besteht. Wobei hier nicht nur das Verstauen und in Kisten im Keller gemeint ist, sondern der ermöglichte Zugriff auf die Daten durch externe Prüfungen. Was im Übrigen durch die E-Rechnung und die Anforderung an die Archivierung noch verschärft wird.

Daennutzung absichern

Gut, wer da gut abgesichert ist. Denn die Frage ist ja: Wie kommen Sie weiterhin an die Daten der Agentur, wenn eine Agentursoftware abgelöst wird?

Schließlich kann dieser Wechsel zu einer neuen Agentursoftware Ihre Agentur vor große Herausforderungen in Bezug auf Datenportabilität, Lesbarkeit und langfristige Nutzbarkeit von Daten stellen – insbesondere wenn eine Cloud-Lösung genutzt wurde.
Deshalb ist es wichtig bereits bei Vertragsabschluss zu prüfen, wie der (neue) Anbieter einen möglichen späteren Agentursoftware-Wechsel unterstützt. In diesem Beitrag werden Optionen dargestellt, die Softwareanbieter zur Verfügung stellen können, um Ihre Daten gesetzeskonform über Jahre hinweg aufzubewahren und sicherzustellen, dass sie auch weiterhin lesbar und nutzbar sind.

Empfehlung Vorgehensweise

Wenn Sie vor der Ablösung einer alten Software und dem Einsatz einer neuen Agentursoftware stehen, sollten Sie zunächst die Fragen klären:
==> Welche Daten müssen lesbar bleiben (z. B. Rechnungen, Kundenakten)?
==> Welche Daten müssen nutzbar bleiben (z. B. für Analysen oder Berichte)?

Stellen Sie im Anschluss mit beiden Anbietern Revisionssicherheit her: Anbieter sollten die Archivierung nach gesetzlichen Vorgaben garantieren (z. B. GoBD in Deutschland).

Lösungsansätze für die Datennutzung bei Software-Wechsel

Datenmigration in die neue Agenturlösung

Beschreibung: Bei dieser – wohl hauptsächlich genutzten – Variante unterstützt der Anbieter der Agentursoftware die Agentur dabei, die bestehenden Daten so aufzubereiten, dass sie in die neue Agentursoftware importiert und dort weitergenutzt werden können.
Voraussetzung: Beide Systeme müssen Schnittstellen und Mapping-Tools für eine Migration unterstützen. Wobei der Anbieter ein spezialisiertes Migrationstool entwickeln könnte.
Vorteil: Die Daten bleiben aktiv im neuen System verfügbar.
Herausforderung: Hierbei fällt ein hoher Aufwand an, besonders bei komplexen Datenstrukturen und unterschiedlichen Datenmodellen der Systeme. In der Regel werden hier – wegen des Aufwandes – nur ähnlich gegliederte Daten wie Adressen übernommen.

Hybridlösung: Altsystem als Archiv

Beschreibung: Bei dieser Vorgehensweise wird die alte Agentursoftware weiterhin als read-only-Instanz bereitgestellt und in einer isolierten Umgebung, z. B. lokal oder in einer separaten Cloud installiert.
Vorteil: Hier bleiben die Originaldaten verfügbar und in ihrer ursprünglichen Struktur lesbar.
Herausforderung: Es entstehen zusätzliche Kosten für Wartung und langfristigen Betrieb. Fragen Sie Ihren neuen Anbieter, ob er Ihnen bereits jetzt für „den Fall der Fälle“ ein gutes Angebot macht.

Bereitstellung eines Archivs mit lesbarem Datenformat

Beschreibung: Der Anbieter erstellt ein lesbares und durchsuchbares Archiv, das unabhängig vom ursprünglichen System ist.
Technische Umsetzungsmöglichkeiten:

Standardisierte Formate:
- Datenexport in CSV, XML oder JSON: Die Exporte/Daten sind einfach zu lesen und zu interpretieren – aber nicht unbedingt benutzerfreundlich für Laien. Vergewissern sie sich auch hier bereits im Vorfeld einer Unterstützung durch den Anbieter.
- Daten in PDF oder Excel für menschenlesbare Berichte.
Archivsysteme:
- Export in ein revisionssicheres Archivsystem, z. B. DATEV oder ein DMS (Dokumenten-Management-System). Gerade die Buchhaltungsdaten können durch den Export nach DATEV prüfsicher aufbewahrt werden. Die Lösung bietet sich vor allem für alle Agenturen an, die sowieso mit DATEV arbeiten.
Datenbank-Export:
- Export der gesamten Datenbank in ein offenes, relationales Format (z. B. MySQL, PostgreSQL). Hier gilt das Gleiche, wie für den oben angesprochenen Datenexport in CSV: Das ist aufwändig und sollte vom Anbieter begleitet und unterstützt werden.

Vorteil: Erfüllung gesetzlicher Anforderungen an Archivierung und Lesbarkeit.
Herausforderung: Die Nutzbarkeit der Daten (z. B. für Analysen) könnte eingeschränkt sein. Und: es entstehen zusätzliche (Support-) Kosten.

Nutzung eines spezialisierten Datenextraktionstools

Beschreibung: Bei diesem Ansatz stellen Anbieter spezialisierte Tools bereit, die die Daten in ein universelles und nutzbares Format extrahieren.
Mögliche Ansätze: Denkbar ist hier die Extraktion von Daten in Business Intelligence (BI)-Tools wie z.B. Power BI. Vorstellbar ist auch die Erstellung eines zentralen Data Lake. Hier werden alle Daten in ein zentralisiertes Datenmodell übertragen und können für verschiedene Systeme nutzbar gemacht werden.
Vorteil: Der Vorteil liegt eindeutig in der Flexibilität bei der späteren Nutzung.
Herausforderung: Solche Tools sind oft teuer oder komplex. Wobei es Agentursoftware Anbieter gibt, die bereits mit der Anbindung an Power BI Erfahrung haben.

API-basierte oder Cloud-agnostische Datenbereitstellung

Beschreibung: Auch diese Möglichkeit gibt es. Der Agentursoftwre-Anbieter stellt langfristig APIs oder Viewer-Tools bereit, um weiterhin Zugriff auf die Daten zu ermöglichen.
Beispiele:
◦ Eine reduzierte, nur-lesbare Instanz der alten Agentursoftware (ohne aktive Lizenzkosten, aber mit Zugriffsmöglichkeit).
◦ „Datenbetrachter“-Software, die speziell für den Zugriff auf die exportierten Daten entwickelt wurde.
Vorteil: Hier bleiben die Daten weiterhin nutzbar, ohne vollständig in das neue System migriert zu werden.
Herausforderung: Der Nachteil ist die hohe Abhängigkeit vom Anbieter der alten Software.

Revisionssicheres Outsourcing an spezialisierte Dienstleister

Beschreibung: Übergabe der Daten an einen spezialisierten Archivierungsdienstleister, der die gesetzliche Aufbewahrung sicherstellt und den Zugriff gewährleistet.
Anbieterbeispiele:
◦ Anbieter für revisionssichere Archivierung (z. B. Iron Mountain, Secure Data Services).
◦ Cloud-Archivierungslösungen (z. B. AWS Glacier, Microsoft Azure Archive Storage).
Vorteil: Externe Dienstleister übernehmen die Verantwortung für Lesbarkeit und Aufbewahrung.
Herausforderung: Abhängigkeit vom Dienstleister.

Fazit

Wollen – oder müssen – Sie Ihre Agentursoftware wechseln, kann das für die weitere Les- und Nutzbarkeit Ihrer Daten eine große Herausforderung darstellen. Wichtig ist, sich über diese Konsequenzen bereits beim Kauf eines neuen Systems bewusst zu sein.
Allerdings kann Ihr Software-Anbieter Sie unterstützen, indem er Lösungen anbietet, die von Datenmigration ins neue System bis zur Bereitstellung spezialisierter Tools reichen. Die optimale Lösung hängt von den individuellen Anforderungen Ihrer Agentur ab, auch hinsichtlich gesetzlicher Vorgaben, des Budgets und der zukünftigen Nutzung der Daten. Entscheidend ist eine enge Abstimmung mit Ihrem – alten und neuen – Agentursoftware-Anbieter, um eine langfristig tragfähige und revisionssichere Lösung zu gewährleisten.

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