Wie im Beitrag E-Rechnungen: von Mythen und realen Fristen bereits beschrieben, kursieren jede Menge Meldungen zum Thema „E-Rechnungspflicht“. Wichtig dabei ist, dass es ab Januar nur eine Verpflichtung gibt:
Empfang von E-Rechnungen ermöglichen
Ab dem 01.01.2025 muss lediglich der Empfang von E-Rechnungen ermöglicht werden. Wobei diese E-Rechnung-Empfang Pflicht nicht für Kleinstbetragssummen bis 250 EUR und für Fahrscheine gilt. Dafür genügt es, ein gesondertes E-Mail-Postfach für den Empfang einzurichten, zum Beispiel „invoice@[unternehmensname].de. Dass für den Empfang einer E-Rechnung künftig die Bereitstellung eines E-Mail-Postfachs ausreicht, wurde von der Bundesregierung im September nochmals bestätigt.
Information an die Lieferanten
Mehr ist zum Jahresbeginn 2025 nicht nötig. Außer, dass Sie Ihre Lieferanten natürlich von diesem Postfach und dessen Einrichtung unterrichten sollten. Senden Sie allen, von denen Sie eine Rechnung erhalten, ein entsprechendes Schreiben. Und ändern Sie Ihre Mailadresse dort, wo sie für den Rechnungsempfang hinterlegt ist – z.B. bei der Telekom. Empfehlung: Erstellen Sie eine Liste all Ihrer Lieferanten mit einer Spalte wo letzteres der Fall ist.
E-Rechnung im Postfach – und jetzt?
Wenn Sie eine E-Rechnung empfangen, müssen Sie diese natürlich auch lesen können. Liegt der XML-Rechnung kein „normales“ PDF bei, können Sie die Inhalte der Rechnung nicht erkennen.
Möglichkeiten für den E-Rechnungsempfang
Der Empfang einer E-Rechnung ist leider mit manuellem Aufwand verbunden. Empfangen Sie eine E-Rechnung via E-Mail im Anhang können Sie diese mittels Tools z.B. als PDF visualisieren. Dies gilt auch für Rechnungen, die Ihnen im ZUGFeRD-Format zugesendet werden, da dies ein hybrides Format ist. Siehe hier die Infos im Glossar.
E-Rechnungsempfang in Ihrer Agentursoftware
Setzen Sie eine Agentursoftware ein, ist es ziemlich wahrscheinlich, dass Ihr Anbieter Ihnen alles zur Verfügung stellt, was Sie benötigen, um E-Rechnungen zu empfangen. Ist dies nicht der Fall hilft ein Tool, das die Rechnung visualisiert. Ein solches Tool ist beispielsweise Quba. Quba ist ein e-Rechnungs-Viewer, das kostenlos und als Open-source und Plattform-unabhängig zur Verfügung steht.
Auch wichtig: Archivierung
Selbstverständlich müssen auch E-Rechnungen archiviert werden: für sie gelten dieselben Aufbewahrungspflichten wie für die Papierrechnung. Hier ist es allerdings nicht mehr ausreichend, die Rechnung auszudrucken und in Papierform abzuheften. Die Rechnungen müssen zwingend elektronisch abgelegt und 10 Jahre archiviert werden.
Diese „elektronische Archivierung (muss) auf einem Datenträger erfolgen, bei dem das digitale Abbild des Dokuments weder verloren gehen noch verändert werden kann. Somit kommen für die Revisionssicherheit nur einmalig beschreibbare Datenträger (CD-R, DVD-R, Blue-ray) oder eine spezielle, festplattenbasierte Archivsoftware in Frage.“ (s. Quellen)
Zusammenfassung: Aufgaben im E-Rechnungsempfang
So gelingt ein reibungsloser Übergang:
1 Richten Sie eine spezifische E-Mail-Adresse ein, die ausschließlich für den Empfang elektronischer Rechnungen genutzt wird.
2 Erstellen sie eine Liste Ihrer Lieferant/innen.
3 Informieren Sie alle Lieferanten über die neue E-Mail-Adresse, an die die Rechnungen an Sie zukünftig gesendet werden sollen.
4 Beschäftigen Sie sich mit Tools, die elektronische Rechnungen visualisieren und archivieren können.
Quellen
Nexia und Handwerksblatt
Buchhaltung sicher
Digitalzentrum Augsburg
Beitragsbild © hm43, Heike Mews