E-Rechnungen: von Mythen und realen Fristen

Der Countdown läuft – auch für Ihre Agentur und Agentursoftware?

An allen Ecken und Enden ist es gerade. zu lesen: Die Umstellung auf E-Rechnungen und die ultimative Frist „Jahresanfang 2025“! Auch die meisten Beiträge von Agentursoftware-Anbietern schwingen das drohende Damokles Schwert. Dieser Beitrag räumt mit einigen falschen Annahmen auf. Er stellt klar, auf wen genau welche Pflichten ab wann gelten und zeigt den Umsetzungsgrad in Agentursoftware.

Inhalt

E-Rechnungspflicht ab 01.01.2025?

Die E-Rechnungspflicht trifft in ihrer Gesamtheit nicht alle, die eine Rechnung schreiben! Zugegeben, Agenturen werden in der Regel zu den „Betroffenen“ für das Gesamtpaket des Wachstumschancengesetzes der Bundesregierung gehören. Aber für viele Freiberufler/innen und Inhaber/innen kleinerer Designbüros gelten Ausnahmen: Die E-Rechnungspflicht gilt zunächst ausschließlich für „Unternehmen, die Rechnungen an Unternehmen versenden…“, also um das sogenannte B2B-Geschäft und für Unternehmen, die mehr als 800.000 EUR per anno umsetzen und zwar im innerdeutschen Verhältnis. Und – auch das ist wichtig – all dies gilt in seinem gesamten Umfang auch erst ab 2027!

Ausnahme: Rechnungen an Behörden

Eine Ausnahme sind Rechnungen an Behörden – dies allerdings bereits seit 27. November 2020 für den Bund und in manchen Bundesländern.
Weitere Infos: https://www.e-rechnung-bund.de/e-rechnung/umsetzung-der-e-rechnung-in-den-bundeslaendern/

Welche Fristen gelten für die Umsetzung von E-Rechnungen?

Was gilt nun für wen und ab wann genau?

Ab dem 1. Januar 2025 wird der Empfang einer E-Rechnung für B2B verpflichtend. Es besteht eine grundsätzliche Pflicht für Unternehmen, den Empfang von E-Rechnungen zu ermöglichen. Die Empfangsbereitschaft muss sichergestellt werden. Bis Ende 2026 dürfen allerdings auch weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versendet werden, solange der Empfänger zustimmt. Ausnahmen sind zusätzlich Rechnungen unter der Betragssumme bis 250 EUR und Fahrscheine.

Zum 1. Januar 2027 gilt der Versand von E-Rechnungen für große Unternehmen. Alle Unternehmen ab 800.000 Euro Jahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden. Es gilt eine Pflicht zum Versand von E-Rechnungen für im Inland ansässige Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 €, die Rechnungen für ihre steuerbaren und steuerpflichtigen Umsätze mit anderen inländischen Unternehmen austauschen (B2B). Auch dann gelten noch einige Ausnahmen, zum Beispiel Fahrscheine und Kleinbetragsrechnungen. Auch dürfen bis Ende 2027 weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versendet werden, solange der Empfänger diesem zustimmt UND der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers max. 800.000 EUR beträgt.

Nun wird es für alle Ernst! Bis zum 31.12.2027 werden für alle Unternehmen der Empfang und der Versand von E-Rechnung Pflicht. Es besteht eine grundsätzliche Verpflichtung zum für B2B- und B2G-Rechnungen innerhalb Deutschlands.

Was ist eine E-Rechnung?

E-Rechnungen – also elektronische Rechnungen – sind Rechnungen die in einem maschinenlesbaren Format erstellt werden. Umgesetzt wird das über die Integration so genannter XML-Daten in die Rechnung. Die Inhalte oder Informationen sollen so digital zwischen Unternehmen und Institutionen ausgetauscht werden können. Der damit verbundene oder unterstellte Vorteil: Die so übermittelten Rechnungen sparen Aufwand und vermeiden Fehler durch die Vermeidung von Medienbrüchen. E-Rechnungen können automatisch verarbeitet und schneller bezahlt werden.

Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die in diesen Formaten (PDF, JPG, etc.) übermittelt werden, fallen zukünftig unter den Begriff der „sonstigen Rechnung“. Entsprechend gilt eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung!

Siehe auch den Glossareintrag zu E-Rechnung.

Sind E-Rechnung und ZUGFeRD das Gleiche?

Die meisten Agentursoftware-Schnittstellen sind inzwischen „ZUGFeRD-ready“. Das bedeutet, es können Rechnungen im benötigten Format erstellt und gelesen werden. Dabei ist das ZUGFeRD Format sozusagen die dritte Stufe innerhalb der elektronisch lesbaren Rechnungsformate.

Definition ZUGFeRD

ZUGFeRD ist die Bezeichnung eines einheitlichen Datenformats für elektronische Rechnungen. Die Abkürzung steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland.

Siehe auch unseren Beitrag hier: https://www.agentursoftware-guide.de/software-vergleiche/zugferd-elektronische-rechnung/

Bei der DATEV heißt es dazu: „ZUGFeRD ab Version 2.0 ist eine E-Rechnung, das Format erfüllt bereits die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der Norm EN 16931 zur elektronischen Rechnungsstellung. ZUGFeRD 1.0 entspricht den genannten Anforderungen nicht und ist damit keine E-Rechnung.“ https://www.datev.de/web/de/aktuelles/e-rechnung-mit-datev/gesetzliche-regelungen/zugferd/

E-Rechnung und Agentursoftware

Ist Ihre Agentursoftware also ZUGFeRD ready erfüllt sie alle zukünftigen Anforderungen. Was Ihre Software kann, finden Sie hier:

Software	Aktuelle Aussagen der Anbieter
Conaktiv	ZUGFeRD- oder X-Rechnungen erstellen? In der Agentursoftware ConAktiv geht das mit einem Klick. https://www.agentursoftware-guide.de/news/conaktiv-news-der-countdown-laeuft-2025-werden-zugferd-und-x-rechnung-pflicht/
easyJOB	easyJOB kann E-Rechnungen in gängigen Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD nahtlos einlesen und erstellen. https://www.agentursoftware-guide.de/news/easyjob-news-die-e-rechnungspflicht-kommt/
hellloHQ	helloHQ integriert E-Rechnungen nahtlos in eure Arbeitsabläufe. https://www.agentursoftware-guide.de/news/hellohq-news-e-rechnungspflicht-2025-in-deutschland-was-agenturen-wissen-muessen/
LeadingJOB	LEADING Job unterstützt die gängigen Formate wie XRechnung und ZUGFeRD und ermöglicht eine reibungslose Verarbeitung und Erstellung von E-Rechnungen. https://www.qualiant.com/xrechnung-software/
MOCO	MOCO generiert nach Einrichtung für ausgewählte Kunden neben der Druckversion/PDF auch das XRechnungs-Format – einen strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz https://www.agentursoftware-guide.de/news/mit-moco-x-rechnungen-erstellen/ Ab Q1 2025 weitere Formate wie ZUGFeRD direkt aus MOCO ohne Drittanbieter.
Poool	Poool bietet ab „Core“ im Funktionsumfang ZUGFeRD & XRechnung https://www.agentursoftware-guide.de/marktuebersicht/poool/
Projectfacts	Projectfacts ist ZUGFeRD kompatibel. https://www.projectfacts.de/faktura/
ProSonata	ProSonata bietet in der Basisversion die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen & XRechnungen und die Verarbeitung (Einlesen) von E-Rechnungen. https://www.agentursoftware-guide.de/news/prosonata-news-e-eingangsrechnungen-verarbeiten/
QuoJOB	Mit dem QuoJOB Modul ZUGFeRD erstellen Sie Rechnungen automatisch und ganz offiziell im richtigen Format. https://www.agentursoftware-guide.de/news/quojob-news-quojob-meets-zugferd/
Revolver	Mit dem neuen Revolver können Sie E-Rechnungen ganz einfach versenden und einlesen. https://blog.revolver.info/e-rechnung/
Teambox	TEAMBOX unterstützt Sie nahtlos bei der Integration von E-Rechnungen in Ihre Prozesse. https://www.agentursoftware-guide.de/news/teambox-news-umstellung-auf-e-rechnung-pflichten-und-chancen-fuer-agenturen-ab-2025/
Teamleader	Integration von X-Rechnung / ZUGFeRD (digitale Rechnungsverarbeitung) https://www.agentursoftware-guide.de/marktuebersicht/teamleader-orbit/
TROI	Mit Troi werden E-Rechnungen als Eingangsrechnungen über die Buchhaltung / Buchungen erfasst werden können. https://www.agentursoftware-guide.de/videos/troi-webinar-entdecke-die-zukunft-der-ausgangsrechnungen/

Anbieter, die im Profil ZUGFeRD-ready angegeben haben, hier aber nicht vertreten sind, realisieren dies über die Anbindung an andere System wie z.B. die DATEV.

Posts zu Agentursoftware und ZUGFeRD bzw. E-Rechnung im Agentursoftware Guide

Quellen:

IHK Darmstadt
IHK München
E-Rechnungsplattform Datev
Krusescan
Verband E-Rechnung

Bilder: Alle Grafiken und Beitragsbild @ Agentursoftware Guide

Heike Mews Autorin im Agentursoftware Guide und Agentur-Software-Beraterin

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