Auch im kreativen Projektgeschäft muss man sich an gewisse Vorschriften halten: Arbeitszeiten müssen lückenlos dokumentiert werden. So hat der EuGH entschieden und das BAG vor kurzem bestätigt. Arbeitgeber sind demnach verpflichtet, ein „objektives, verlässliches und zugängliches System der Arbeitszeiterfassung“ einzuführen.
Jetzt wird’s ernst
Wie die einzelnen EU-Staaten diese Rechtsprechung auslegen, ist noch unklar. Nationale Gesetze müssen noch ausgearbeitet werden, und auch die Urteilsbegründung des BAG ist noch nicht veröffentlicht. Klar ist aber schon jetzt: Es besteht akuter Handlungsbedarf. Für Agenturen stellt sich die dringende Frage, ob ihre Software die aktuellen Anforderungen erfüllt und wie gut man damit auf neue Gesetze vorbereitet ist.
Übrigens: Laut Arbeitszeitgesetz gelten die Regelungen zu Pausen, Ruhezeiten und einer täglichen Maximalarbeitszeit auch heute schon. Neu ist nur die Verpflichtung zur lückenlosen Dokumentation.
Fragen über Fragen
Besonders in kreativen Berufen ist Zeiterfassung häufig ein rotes Tuch, sodass sie teilweise unvollständig oder gar nicht durchgeführt wird. Statt einer lückenlosen Dokumentation konzentriert man sich darauf, die Aufträge des Kunden zu erledigen. Oftmals werden nur Projektstunden erfasst, um eine korrekte Abrechnung zu ermöglichen. Die Mitarbeiter, die das neue Gesetz bei der Einhaltung von Pausen und Ruhezeiten eigentlich unterstützen soll, fürchten Mehrbelastungen durch zeitraubende Routinen. Auch Agenturinhaber und Geschäftsführer sind verunsichert: Wie macht man es den Mitarbeitern möglichst einfach? Müssen sie jetzt in neue Systeme investieren? Wieviel Zeit nimmt die Dokumentation und Auswertung in Anspruch? Was kann die bereits vorhandene Agentursoftware? Und vor allem: Reicht das aus, um EuGH-konform zu dokumentieren?
Wir möchten Ihnen hier einen Überblick geben, wie easyJOB auf die neuen Anforderungen vorbereitet ist, was die Software heute schon an digitaler Zeiterfassung bietet und woran unsere Entwickler für kommende Updates arbeiten.
Easy like sunday morning
Kurz gesagt: Sie können sich entspannen. Zumindest, wenn Sie eine Agentursoftware einsetzen, die ähnlich wie easyJOB schon jetzt EuGH-konforme Arbeitszeiterfassung bietet. Unsere aktuelle Agentursoftware deckt alle derzeit in Deutschland geltenden Vorschriften ab. Eine Erfassung im Sinne von „Kommen, Gehen und Pausen“ ist bei uns Standard. Da es aber immer wieder neue Herausforderungen gibt, arbeiten wir permanent an innovativen Lösungen. Als Reaktion auf das Urteil des EuGH und die anstehende Gesetzesänderung und zur Anpassung an neue Realitäten, wie z. B. Homeoffice und New Work, entwickeln wir eine moderne Form der Arbeitszeiterfassung: Mit neuen weitreichenden Features und noch mehr Komfort.
Wo geht die Reise hin?
Die Dokumentation der produktiven Arbeitszeit, das sog. „Stunden schreiben“, und die reine Arbeitszeiterfassung lassen sich in easyJOB künftig deutlicher trennen. Denn eine rein kaufmännische Stundenerfassung ist zwar sinnvoll, aber nicht zwingend notwendig. Die Aufzeichnung der Arbeitszeit ist nun hingegen verpflichtend und wird zunehmend komplexer. Zukünftig ist es möglich, mehrere Anwesenheiten an einem Tag zu erfassen. Das spiegelt auch die Entwicklung einer sich wandelnden Arbeitswelt mit Vertrauensarbeitszeit, Homeoffice und einer ausgeglichenen Work-Life-Balance wieder. Damit die Einhaltung der Pausen, Ruhezeiten und der maximalen Arbeitszeit EuGH-konform besser nachvollziehbar ist, wird es neue, individuell anpassbare Warnmeldungen geben. Und um die Mitarbeiter zu einer lückenlosen Erfassung ihrer Anwesenheit zu motivieren, machen wir es ihnen mit schnellen und smarten Lösungen so einfach und bequem wie möglich.
Im Detail: state of the art
EasyJOB ist browserbasiert und ermöglicht so eine standortunabhängige Erfassung. Ob im Büro oder Homeoffice oder sogar von unterwegs über die easyJOB APP: Durch das Ein- und Ausloggen im System wird die Anwesenheit automatisch aufgezeichnet, kann aber auch nachträglich editiert werden. Zusätzlich können Pausen erfasst werden. Abwesenheiten durch Urlaub oder Krankheit werden in easyJOB eingetragen und bewirken eine automatische Zeiterfassung. Für jeden Mitarbeiter ist ein Arbeitszeitmodell mit Sollstunden hinterlegt, das automatisch mit der Ist-Zeit abgeglichen wird und so Über- oder Unterstunden erkennt. Individuelle Auswertungen der Stunden ermöglichen unterschiedlichste Modelle für Überstundenberechnung und Zeitausgleich. Auch Daten aus externen Systemen (digitale Stechuhren) lassen sich in easyJOB importieren. Zusätzlich zur Anwesenheitserfassung können auf verschiedene Art projektbezogene Stundeneinträge gemacht werden. Auf Wunsch werden Warnungen bei unzureichender Stundenerfassung im Vergleich zum hinterlegten Arbeitszeitmodell und zur erfassten Arbeitszeit ausgegeben.
Woran unsere Entwickler arbeiten – easyJOB Version 5.90 in den Startlöchern
Auch in Zukunft kann man in easyJOB die Anwesenheitszeit automatisch nur durch das Ein- und Ausloggen aufzeichnen. Neu ab Version 5.90 ist aber die Erfassung beliebig vieler Anwesenheitsblöcke, die ggfs. durch Pausen unterbrochen werden. In einem neuen komfortablen Feature mit leicht verständlicher grafischer Darstellung können die Anwesenheitsblöcke bei Bedarf nachträglich korrigiert werden. Diese Funktion kommt zum Einsatz, wenn keine Aufzeichnung in Echtzeit möglich war. So können spontane geschäftliche Anrufe außerhalb der geplanten Arbeitszeit, zeitweilige Tätigkeiten in Gebieten ohne Internetverbindung oder eine spontane Pause im Nachhinein problemlos erfasst werden. Es ist also möglich, die Arbeitszeit mehrfach täglich zu unterbrechen, z. B. um die Kinder abzuholen oder Einkäufe zu erledigen, und im System entsprechend abzubilden.
Abgeglichen wird die Arbeitszeit weiter mit dem pro Mitarbeiter hinterlegten Arbeitszeitmodell. Um die dokumentierte Arbeitszeit auszuwerten, sind Stundenschreibungen nicht zwingend notwendig, eine reine Anwesenheitserfassung ist jetzt ausreichend. Werden verpflichtende Pausen oder Ruhezeiten nicht eingehalten, lassen sich Warnmeldungen anzeigen. Dazu sind Hinweise wie z. B. Push-Nachrichten oder Erinnerungen per Email geplant. Abwesenheiten wie Urlaub und Krankheit werden weiter automatisch dokumentiert. Neu ist, dass sich bezahlte Abwesenheiten jetzt auch stundenweise als unproduktive Arbeitszeit erfassen lassen, wie z. B. ein Arzttermin.
Daten aus digitalen Stechuhren können ab Version 5.90 über eine RESTful API in easyJOB übernommen werden. Die mobile Anwendung gibt es jetzt schon, neben der einfachen Dokumentation von Arbeitszeiten mit Hilfe der easyJOB APP werden wir bald auch NFC-Tags anbieten, die eine Erfassung von An- und Abwesenheiten auf dem Handy automatisch auslösen. Arbeitszeiterfassung und Stundenerfassung können separat erfolgen oder in Übereinstimmung gebracht werden. In dem Fall wird die Arbeitszeit als Sollwert für die Stundenerfassung angezeigt und beides grafisch mit dem gewohnten mehrfarbigen Balken dargestellt.
Es ist eine Frage der Einstellung
Typisch für easyJOB ist die weitreichende Individualisierung. Umfangreiche Berechtigungseinstellungen regeln, wer welche Anpassungen und Änderungen vornehmen darf. Das gilt natürlich auch für die Arbeitszeiterfassung. So ist das Stundenpanel durch individuelle Einstellungen anpassbar – wie üblich bei easyJOB sowohl allgemein für die ganze Agentur als auch für den einzelnen User in einer persönlichen Einstellung.
Alles neu macht der Mai. Muss ich jetzt alle Mitarbeiter umschulen lassen?
Nein, das sicher nicht. easyJOB Nutzer werden sich auf der Bedieneroberfläche weiterhin gut zurechtfinden, da sich das Design wenig ändern wird. Neue Funktionen werden intuitiv gestaltet und selbsterklärend dargestellt, so entsteht weder für eine Einarbeitung noch für die tägliche Erfassung ein nennenswerter Zeitaufwand. Dies fördert die Zufriedenheit bei der Geschäftsführung und den Mitarbeitern und alle können sich weiter auf ihre kreative Arbeit konzentrieren.
Übrigens: Leitende Angestellte wie Geschäftsführer sind weiterhin nicht von den neuen Bestimmungen betroffen, denn für sie gelten Arbeitnehmerschutzgesetze nicht.
Die Zukunft der Arbeitszeiterfassung: sicher, einfach, schnell
Wichtig zu verstehen ist, dass die neuen Regelungen keine Abschaffung der Vertrauensarbeitszeit bedeuten. Nur müssen Mitarbeiter fortan motiviert werden, ihre Arbeitszeit korrekt zu erfassen, auch wenn in der Agentur ein Verständnis von „Ergebnis vor Zeit“ gilt. Schon heute lässt sich die Anwesenheit rechtssicher mit easyJOB dokumentieren. Aber es geht eben noch besser, noch schneller und bequemer, und daran arbeiten wir. An hilfreichen Funktionen, individuell angepasst an Ihre Bedürfnisse und Gewohnheiten.
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