easyJOB News – Arbeitszeiterfassung: flexibel für höchste Ansprüche

Arbeitszeiterfassung in easyJOB Foto: shutterstock/PeopleImages.com-Yuri A

Arbeitszeiterfassung ist lästig, aber gesetzlich vorgeschrieben und für faire Arbeitsbedingungen notwendig. easyJOB bietet hier eine benutzerfreundliche Lösung, die den Prozess vereinfacht und gleichzeitig alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Durch umfangreiches Customizing und komfortable Funktionen haben wir die Arbeitszeiterfassung und deren Auswertung transparent und aussagekräftig gestaltet.

Inhalt

Arbeitszeiterfassung rechtskonform und einfach zugleich

Es war doch nur gut gemeint: Mitarbeiterausbeutung sollte ein Ende haben. Überstunden sollten vermieden, Pausen und Ruhezeiten geschützt werden. In Folge eines EuGH-Urteils von 2019 müssen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten systematisch und lückenlos dokumentieren. Arbeitgeber sind verpflichtet, dafür zuverlässige Systeme zur Verfügung zu stellen, ausgenommen sind Unternehmen mit weniger als 10 Beschäftigten. Dies ist in Deutschland rechtlich bindend, in Österreich und der Schweiz gibt es dazu schon nationale Gesetze. Aber ausgerechnet bei den Betroffenen ist die Maßnahme oft sehr unbeliebt und wird als eine lästige Pflicht empfunden. Deshalb haben wir die Arbeitszeiterfassung in easyJOB nicht nur rechtskonform, sondern auch besonders benutzerfreundlich und intuitiv gestaltet.

Und was kann das? Zeitgemäße Standards sind selbstverständlich

Eine einfache Dokumentation von „Kommen, Gehen und Pausen“ reicht heute nicht mehr aus. Moderne Arbeitnehmer erwarten flexible Arbeitszeiten, arbeiten im Homeoffice mit Unterbrechungen, für eine gesunde Work-Life-Balance. Besonders in Branchen und Unternehmen, in denen projekt- und ergebnisorientiert gearbeitet wird, ist die sogenannte Vertrauensarbeitszeit weit verbreitet. easyJOB ermöglicht eine flexible digitale Zeiterfassung unabhängig von Standort und Endgerät und bietet umfangreiche Funktionen zur Arbeitszeitdokumentation:

Arbeitszeitkonto für jeden Mitarbeiter (Arbeitszeitmodelle)
Verknüpfung von Login / Logout in easyJOB mit automatischer Arbeitszeiterfassung möglich, Pause-Button
Minutengenaue Dokumentation der Arbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten
Erfassung mehrerer Arbeitszeitblöcke pro Tag möglich
Auswahl verschiedener Arbeitszeitarten
Kennzeichnung und Auswertung von Homeoffice- bzw. Bürotagen
Automatische Erfassung von Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit
Nachträgliche Korrektur der erfassten Zeiten und nachträgliche Erfassung von Pausen möglich
Abgleich von Soll- und Ist Zeiten, Überstunden-Berechnung
hilfreiche Widgets für eine schnelle Übersicht, grafische Darstellung von erfassten Zeiten und Soll-/Ist-Vergleich, Tooltips
umfangreiche Auswertungen und Reports in verschiedenen Layouts
Abwesenheitsübersichten als Tabelle oder Widgets
Erinnerungs- und Warnhinweise, auch per Push-Meldung oder E-Mail
Import aus externen Systemen möglich

Selbstverständlich ist dies alles optional, die gesamte Arbeitszeiterfassung kann auch deaktiviert werden. Bei paralleler Stundenerfassung wird die Arbeitszeit mit den „produktiven“ Stunden abgeglichen und das Verhältnis dargestellt. Viele der hier beschriebenen Funktionen sind jedoch abhängig von persönlichen Einstellungen. Die Stärke von easyJOB liegt in der weitgehenden Individualisierung, denn:

So einfach ist es nicht. easyJOB respektiert die Einzigartigkeit Ihres Unternehmens

Bei Because Software sammeln wir seit 35 Jahren Kundenwünsche, um die Entwicklung an die aktuellen Bedürfnisse des Marktes anzupassen. Diese Erfahrungen und die Anforderungen unserer Kunden sind auch in den Funktionsbereich der Arbeitszeiterfassung eingeflossen. Jedes Unternehmen ist einzigartig und gerade große Agenturen haben oft besonders hohe Ansprüche an die Individualisierung. easyJOB war nie eine simple oder oberflächliche Lösung. Stattdessen bietet easyJOB – je nach Bedarf und Berechtigung – zahlreiche Einstellungsmöglichkeiten für ein umfassendes Customizing. Wir passen unsere ERP-Software dem Unternehmen an und nicht umgekehrt, damit die Supervisoren unserer Kunden alle denkbaren Eventualitäten abbilden können. Auch deshalb gibt es bei Because Software persönliche Berater, die sich intensiv in die Anforderungen einarbeiten und jede Implementierung individuell vorbereiten und begleiten.

Der Teufel steckt im Detail – Clevere Lösungen für besondere Ansprüche

Die Welt ist voller Sonderfälle. Unsere Antwort: Dann lösen wir das. Dahinter steht immer der Gedanke, die Realität abzubilden, statt sie in ein starres System einzupassen. Die folgenden Beispiele geben einen Eindruck davon, wie komplex sich das auf den ersten Blick einfache Thema der Arbeitszeiterfassung bei näherer Betrachtung darstellt. Wir gehen hier von einem Arbeitszeitmodell mit einer täglichen Arbeitszeit von 8 Stunden aus.

Beispiel 1: Arbeitszeiterfassung im Krankheitsfall

Rainer Zufall ist krankgeschrieben, weil er wegen einer Fußverletzung nicht mobil ist. Er kann und will aber stundenweise arbeiten.

Problem: Halbe Krankheitstage gibt es laut Gesetz nicht. Wie soll das verbucht werden?

Lösung: Die geleistete Arbeitszeit kann als „Mehrarbeit“ gebucht werden. Es werden 8 Stunden Krankheit und 3 Stunden Arbeitszeit dokumentiert. Für diese Fälle bietet easyJOB auch einen Genehmigungsworkflow.

Foto: shutterstock/elnur

Beispiel 2: Arbeitszeiterfassung im Urlaub

Martha Pfahl hat eine Woche Urlaub.

Sie unterbricht ihren Urlaub am Montag für 2 Stunden, um an einer wichtigen Besprechung teilzunehmen.

Problem: Der genehmigte und fixierte Urlaubstag führt zu einer ganztägigen Abwesenheitsbuchung. Wie soll die geleistete Arbeit dokumentiert werden?

Lösung: In easyJOB kann die Arbeitszeit zusätzlich erfasst werden, die 2 Stunden werden dann als Mehrarbeit dokumentiert.

Foto: shutterstock/simona pilolla 2

Beispiel 3: Arbeitszeiterfassung bei passiver Reisezeit

Franz Ösisch reist mit dem Zug zum Kunden. Auf der Hinfahrt arbeitet er, auf der Rückfahrt entspannt er sich bei einem Bier und seinem Lieblingspodcast.

Problem: Die Hinfahrt ist Arbeitszeit, die Rückfahrt „nur“ Reisezeit, da Knut weder selbst fährt noch produktiv arbeitet. Wie wird das erfasst?

Lösung: In easyJOB gibt es aktive und passive Reisezeit. Die Hinfahrt (aktiv) wird als verfügbare Arbeitszeit dokumentiert (und bei Überschreitung der Sollarbeitszeit auch als Mehrarbeit gewertet). Die Rückreise dient der Dokumentation für einen eventuellen Unfall-Versicherungsfall.

Foto: shutterstock/CandyBox Image

Beispiel 4: Arbeitszeiterfassung bei Arztbesuch

Ellen Bogen beginnt ihre Arbeit um 8 Uhr und unterbricht sie von 12 bis 14 Uhr, um einen wichtigen und unaufschiebbaren Arzttermin wahrzunehmen. Ihr Arbeitgeber erlaubt für diese Fälle die Wahl der Arbeitszeitart „Arzttermin“.

Problem: Nach 6 Stunden Arbeit, also spätestens um 14 Uhr, muss eine Ruhepause abgeschlossen sein. Um diese gesetzliche Vorgabe einzuhalten, müsste Ellen direkt nach dem Arztbesuch eine Pause einlegen.

Lösung: easyJOB bietet die Möglichkeit, den Arztbesuch gleichzeitig als Erholungspause gelten zu lassen.

Foto: shutterstock/sheff

Komplex ist nicht gleich kompliziert: Funktionstiefe mit Komfort

Es fängt schon bei den Arbeitszeitarten an: Hier bietet easyJOB 4 Varianten:

Verfügbar = „normale Arbeitszeit“
Nicht verfügbar = Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit, Arztbesuch
Zeitausgleich = für geplanten Überstundenabbau
Sonstige Arbeitszeitnachweise = z.B. passive Reisezeit (s.o.)

Noch weiter ins Detail geht es bei der Konfiguration im Hintergrund, hier zeigt easyJOB seine volle Flexibilität. Alle oben genannten Sonderfälle können über diese Einstellungen gelöst werden. Bei der Systemeinstellung unterstützt Sie gerne Ihr persönlicher Berater von Because Software.

Weitere Beispiele:

Der einzelne User sieht seine erfassten Zeiten, aber Teamleiter oder Controlling haben in der Regel übergreifende Berechtigungen, um die Zeiterfassung eines Teams oder aller Mitarbeiter einzusehen.
Im Stundenpanel kann eingestellt werden, wie lange der Zeitraum für die nachträgliche Bearbeitung der Arbeitszeiterfassung sein soll.
In den Widgets ist die Darstellung der Kennzahlen zur Arbeitszeit- und Stundenerfassung sowie der Pausenzeiten je nach Anforderung unterschiedlich einstellbar.

Arbeitszeiterfassung mit der easyJOB APP und NFCs — Arbeitszeiterfassung in easyJOB

Für den „einfachen Anwender“ ist die Arbeitszeiterfassung aber ganz unkompliziert und besonders komfortabel mit easyJOB NEO, unserem neuen Design- und Interaktionskonzept. NEO greift auf die gleiche Datenbank zu, bietet jedoch einen moderneren, smarten und intuitiven Zugang. easyJOB NEO ist voll responsiv, funktioniert also (ob online oder als easyJOB APP) auch wunderbar auf dem Smartphone. Wem das noch zu viel ist, der kann auch unsere NFC-Sticker nutzen. Um Kommen, Gehen und Pausen zu tracken, hält man einfach das Handy kurz an den entsprechenden Sticker, und schon ist das Thema erledigt.

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