easyJOB News: Hype oder echter Mehrwert? Wie viel KI braucht eine Agentursoftware wirklich?

Wieviel KI steckt in easyJOB Agentursoftware? Foto: oatakoi/Shutterstock

Der Hype um Künstliche Intelligenz macht auch vor Agentursoftware nicht halt. Der Trend ist in aller Munde und auch einige Anbieter von ERP-Lösungen für Agenturen werben mit dem Einsatz künstlicher Intelligenz. Das garantiert zumindest Aufmerksamkeit. Doch ist ein Algorithmus bereits KI? Wie sinnvoll ist der Einsatz von KI in Agentursoftware? Und warum hält sich easyJOB hier bislang eher bedeckt?

Inhalt

Abgrenzung: Was ist intelligent, aber keine KI?

Bei KI denken viele sofort an ChatGPT. Das Sprachmodell kann Texte verstehen und generieren und ist mittlerweile so populär, dass sich schon Grundschüler von ChatGPT Texte generieren lassen oder die eigentlich rein generative KI als Wissensmaschine missverstehen und ihr mehr oder weniger sinnvolle Fragen stellen. Doch damit nicht genug: Künstliche Intelligenz ist weit mehr als nur generativ. Sie umfasst auch Bereiche wie Robotik, autonomes Fahren, Spracherkennung oder Computer Vision, also die Fähigkeit, visuelle Informationen zu analysieren und zu interpretieren. Ein zentraler Aspekt all dieser Technologien ist die Fähigkeit des maschinellen Lernens, also die kontinuierliche Weiterentwicklung durch selbstständiges Lernen.

In Software kommen häufig Anwendungen wie Algorithmen zum Einsatz, die zwar intelligent sind, aber streng genommen nicht als KI bezeichnet werden können. Diese regelbasierten Handlungsanweisungen können zwar automatisierte Entscheidungen treffen, aber nur nach fest vorgegebenen Regeln. Diese Regeln wurden von Menschen festgelegt und basieren nicht auf selbstlernender oder adaptiver Technologie, wie es bei moderner KI der Fall ist. Sie folgen also starren Entscheidungsbäumen ohne die Fähigkeit, aus Daten zu lernen oder sich an veränderte Bedingungen anzupassen. Damit sind sie sehr effizient in Umgebungen, in denen klare, vorhersehbare und standardisierte Entscheidungen getroffen werden müssen, z. B. bei der Automatisierung bestimmter Abläufe oder Prozesse.

Welche intelligenten Automatisierungen gibt es in easyJOB?

easyJOB unterstützt Agenturen mit einer Reihe von smarten Assistenzfunktionen, die den Arbeitsalltag effizienter gestalten. Um unsere User bei Ihrer täglichen Projektabwicklung zu unterstützen, nutzen wir Algorithmen und Entscheidungs-Modelle wie zum Beispiel:

Automatisierte Texterkennung (OCR) zum schnellen Auslesen von Eingangsrechnungen und deren Zuordnung zu den richtigen Jobs und Leistungen
Echtzeit-Auswertungen von Deckungsbeiträgen und anderen KPIs direkt im Jobblatt, um die aktuellen Projektergebnisse im Blick zu behalten
Vorschlagsfunktionen für abrechenbare Leistungen und zu mahnende Ausgangsrechnungen, die den Workflow beschleunigen
Erinnerungen an wichtige Projekttermine zur Einhaltung von Deadlines
Unterstützung bei der Arbeitszeitdokumentation und der Stundenerfassung, damit kein Aufwand verloren geht.
Planungsassistent, der hilft, schnell passende Termine zu finden.
Dashboard-Widgets mit Analysefunktionen, die sofort einen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen geben.

Bereits heute kann easyJOB standardisierte E-Rechnungsformate wie ZUGFeRD und XRechnung verarbeiten. Ab der Version 6.1 ist es möglich, E-Rechnungen automatisiert auszulesen. Damit sichern wir die ab 2025 verpflichtende durchgängig digitale Abwicklung von Rechnungen.

Lesen Sie mehr zu E-Rechnungen in easyJOB in unserem Artikel

Generative KI setzen wir bei Because Software derzeit für Marketing und Kommunikation, für interne Präsentationen und auch in der Softwareentwicklung ein. In easyJOB haben wir keine generative KI integriert.

Verarbeitung von E-Rechnungen in easyJOB

Unsere No-Go-Area: Warum wir bei easyJOB auf maschinelles Lernen verzichten

Beim Einsatz von maschinellem Lernen spielt die Verwendung von Kundendaten eine entscheidende Rolle. KI-Modelle benötigen reale Informationen, um sinnvoll arbeiten zu können. Um beispielsweise eine Jobbeschreibung zu optimieren, müssen die Algorithmen nicht nur allgemeine Arbeitsabläufe verstehen, sondern auch auf konkrete Daten zugreifen können – im schlimmsten Fall sogar auf personenbezogene Informationen. Das Problem dabei: Diese Daten müssten einem KI-Modell zur Verfügung gestellt werden, das von einer externen Partei entwickelt und betrieben wird. Damit würde die Kontrolle über sensible Informationen in fremde Hände gelegt.

Für Because Software ist das undenkbar. Unser Handeln basiert auf einem klaren Werteverständnis, das auf gegenseitigem Vertrauen und höchstem Datenschutz basiert. Kundendaten sind bei uns streng geschützt und werden niemals zu Trainingszwecken an externe KI-Modelle weitergegeben. Aus diesem Grund haben wir uns auch gegen die Integration von Technologien wie ChatGPT in easyJOB entschieden. Wir wollen sicherstellen, dass die Daten unserer Kunden immer unter unserer direkten Kontrolle bleiben und nicht von Dritten genutzt oder verarbeitet werden.

Was ist geplant? Der easyJOB Assistant

Trotz der Bedenken arbeiten wir permanent daran, KI als Mehrwert für easyJOB Kunden sinnvoll zu nutzen und zu integrieren. Zurzeit erforschen wir mit Priorität das Training eines eigenen easyJOB-Sprachmodells, welches das gesamte easyJOB Wissen den Usern zur Verfügung stellen soll. Zusätzlich zur Onlinehilfe bieten wir hier viele hilfreiche Anleitungen und best practice Tipps. Ein ständig lernender, also intelligenter Assistent ist für uns deshalb ein ganz essenzielles Tool und ein passender Einsatz generativer KI. Dies ist besonders wichtig, weil sich unsere Agentursoftware mit ihrer großen Funktionstiefe und Individualisierbarkeit ständig weiterentwickelt und auch aufgrund unserer Kundenwünsche immer neue Funktionen und Einstellungen hinzukommen. Mit dem geplanten easyJOB Assistant werden also insbesondere die Supervisoren unterstützt, die im Unternehmen bisher die zentralen Wissensträger sind und eine ständige Anlaufstelle darstellen.