easyJOB News: Release 6.1: Verbesserter Texteditor und durchdachter E-Rechnungsworkflow

Mit der Einführung von easyJOB NEO im letzten Release wurde ein großer Schritt gemacht – jetzt liegt der Fokus auf praktischen Weiterentwicklungen, die den Arbeitsalltag noch leichter machen. Im Mittelpunkt stehen die automatische Verarbeitung von E-Rechnungen, ein neuer, vielseitiger Text-Editor und erweiterte NEO-Funktionen.

Inhalt

Neuer Texteditor: Verbesserte Funktionen und mehr Formatierungsmöglichkeiten

Der neue Texteditor ist nun nahezu überall verfügbar – auch in easyJOB NEO. Lediglich im E-Mail-Fenster steht er noch nicht zur Verfügung. Die Formatierungsleiste bleibt stets sichtbar, sodass alle Bearbeitungsoptionen direkt zugänglich sind. Druckbereiche können jetzt mit Hilfslinien dargestellt werden, die sich leicht positionieren lassen.

Auch bei Aufzählungen und Nummerierungen gibt es Verbesserungen: Diese sind jetzt in separate Symbole aufgeteilt und bieten eine größere Auswahl, wie verschiedene Aufzählungszeichen und Listen, die um das griechische Alphabet erweitert wurden. Das Einrücken von Text funktioniert nun ganz einfach, ähnlich der Tabulatortaste. Bei Bedarf lässt sich der Text mit der „Ausrücken“-Funktion wieder nach links verschieben. Anmerkungen können nun über ein separates Symbol schnell eingefügt werden. Außerdem ist die „Formatierung entfernen“-Funktion deutlicher gekennzeichnet und setzt alle Anpassungen auf die Standardschrift zurück.

Für häufig genutzte Textbausteine gibt es nun eigene Symbole zum Speichern und Laden, sodass sie noch schneller zur Hand sind. Neu sind auch die „Rückgängig“- und „Änderung wiederholen“-Funktionen, mit denen Sie Änderungen bis zum Ausgangszustand zurücksetzen oder erneut anwenden können. Und besonders hilfreich: Tabellen lassen sich jetzt vielfältig gestalten, dank einer speziellen Toolbar für die Tabellenbearbeitung und -formatierung.

Digitaler ER-Workflow: E-Rechnungen einfach und schnell ins System integrieren

Der Workflow zur Eingangsrechnungserfassung wurde neu konzipiert und ist nun dokumentengesteuert. Mit dem erweiterten Zusatzmodul „Digitaler ER-Workflow inkl. E-Rechnung“ können E-Rechnungen schnell und einfach verarbeitet werden.

Beim Klick auf „Neu“ öffnet sich direkt der Dialog zum Hinzufügen einer Datei. Hier kann das gewünschte Dokument, beispielsweise eine XRechnung, hochgeladen werden, um die Eingangsrechnung (ER) zu erstellen. easyJOB prüft das Format der Datei: Wird ein gültiges E-Rechnungsformat wie XRechnung CII / UBL oder ZUGFeRD erkannt, genügt ein Klick auf „OK“, und die Rechnung ist im System erfasst.

Aus den XML-Daten wird automatisch ein menschenlesbares PDF erstellt, das als Beleg-Dokument dient und zur Ansicht bereitgestellt wird. Die extrahierten Daten werden direkt in die Kopfdaten der Eingangsrechnung übernommen, sodass eine manuelle Eingabe entfällt. Die Lieferantenermittlung erfolgt anhand einer festgelegten Logik, die auf UID, IBAN und Bezeichnung basiert. Alle zugehörigen Dokumente werden sicher abgelegt und zusätzliche Anlagen können im Reiter „Anlagen“ verwaltet werden.

Effizienter arbeiten mit den neuen Features in easyJOB NEO

Der benutzerzentrierte Ansatz von easyJOB NEO bietet zahlreiche Einstellungsmöglichkeiten, die das individuelle Arbeiten verbessern.

Neue Funktionen in NEO:

Dashboard
Quickaktionen (z. B. Arbeitszeiterfassung öffnen) können für einzelne Widgets ausgeblendet werden. Aufgaben und Termine lassen sich jetzt direkt aus dem Agenda-Widget heraus erstellen. Neu ist das Widget „Arbeitszeit nach Art“, das eine übersichtliche Darstellung der erfassten Arbeitszeiten bietet. Ein Klick auf das Logo im Menü ermöglicht einen schnellen Zugriff auf das Dashboard.
Termine
Der reduzierte Dialog für die Schnellanlage von Terminen unterstützt nun auch Referenzen.

Übersichten
Benutzer können Spalten ein- und ausblenden sowie deren Reihenfolge bestimmen. Die Einstellungen werden geräteabhängig gespeichert, sodass unterschiedliche Ansichten pro Gerät möglich sind.
System Dashboards
Für die Verwaltung und Administration von Dashboards wurde ein eigener Bereich in den Einstellungen von easyJOB NEO geschaffen, der durch spezifische Berechtigungen in easyJOB geschützt ist. Öffentliche Dashboards können als Standard für Desktop- und Mobilgeräte festgelegt werden, sodass ein einheitliches Dashboard unternehmensweit verfügbar ist.
Geräte Einstellungen
Neue Schnellaktion für die Stundenerfassung: Mit der Einstellung „Neu aus Referenz“ können Referenzen einfach über den Plus-Button kopiert werden – ideal für wiederholtes Arbeiten an denselben Projekten.
Persönliche Einstellungen
Anzeige von Wochenenden und arbeitsfreien Tagen (z. B. Feiertagen) im Stundenpanel.
Tastaturbefehle
Intuitive Unterstützung durch Befehle wie TAB, Shift+TAB, ENTER und ESC.
Benachrichtigungen
Automatische Erinnerungen an die Pause, bevor die maximal zulässige Arbeitszeit erreicht ist.
Erstverwendungshinweise
Hinweise zu neuen Funktionen, Widgets und Einstellungen werden mit jeder Version aktualisiert. Nutzer, die das erste Onboarding bereits durchlaufen haben, erhalten nur Hinweise zu den Neuerungen. Wird das Onboarding in den persönlichen Einstellungen zurückgesetzt, erscheinen alle Hinweise erneut.

Verbesserungen in der NEO App:

Geräte Einstellungen
Kalenderdarstellung wurde optimiert: Kalender sind nun gruppiert und der persönliche Kalender ist innerhalb der Gruppen sichtbar.
Quick Actions
Durch längeres Drücken auf das App-Icon öffnet sich ein Menü mit den Optionen „Anwesenheit umschalten“ und „Pause umschalten“. Nach Auswahl öffnet sich die App und führt die gewünschte Aktion aus. So lässt sich ganz einfach die Arbeitszeitaufzeichnung starten/stoppen und die Pause starten/beenden. Unter Android können diese Aktionen auf dem „Gerätedesktop“ angeheftet werden. Auf iOS-Geräten sind diese vollständig in die “Kurzbefehle”-App integriert.

Deeplink-Funktion: Einfacher Zugang und vielseitige Einsatzmöglichkeiten

Deeplinks bieten vielseitige Möglichkeiten und lassen sich einfach in E-Mails, Notizen oder externe Anwendungen einfügen. In easyJOB sind sie nun in vielen weiteren Bereichen verfügbar. Mit der aktuellen Version haben wir den Zugang zu Deeplinks weiter vereinfacht, um ihre Nutzung noch komfortabler zu gestalten.

Neu sind Deeplinks im Bereich Stammdaten „Kunden / Produkte“ und „Adressen. Ein praktisches Beispiel ist das schnelle Weiterleiten der Jobnummer eines Projekts an einen Kollegen. Dafür wurde der Deeplink oben rechts, direkt unter dem schwarzen Infobalken, positioniert.

Zudem haben wir den Deeplink auch direkt aus weiteren Übersichten, wie z. B. dem Jobcenter zugänglich gemacht. So kann der Benutzer den Deeplink leichter aufrufen und kopieren. Der Empfänger kann den Job dann direkt über den Deeplink öffnen, ohne die Jobnummer im Suchassistenten des Jobcenters eingeben zu müssen.

Es können auch Tools wie Slack mit easyJOB verbunden werden: Ein Klick auf den Link in Slack führt Sie direkt ins easyJOB-Jobblatt, beispielsweise zur Stundenerfassung – vorausgesetzt, Sie sind angemeldet.
In easyJOB selbst kann ein Deeplink in einem Zusatzfeld hinterlegt werden, um direkt in eine andere Anwendung zu wechseln. Dadurch sind die Programme direkt verknüpft, was den schnellen Wechsel erleichtert und das Suchen nach dem richtigen Job oder Projekt überflüssig macht.

Ein praktisches Beispiel ist die Zusammenarbeit zwischen Projektmanagement und Buchhaltung. Der Projektmanager legt einen neuen Kunden an, erfasst die Stammdaten und sendet den Deeplink an die Buchhaltung, die buchhaltungsrelevante Daten ergänzt. Auch bei der Erstellung von Jobs oder Kostenvoranschlägen unterstützen Deeplinks: Der Projektmanager übermittelt den Link mit allen eingetragenen Informationen an den Vorgesetzten, der die Daten prüft und weitere Schritte einleitet.

RESTful API – Integration leicht gemacht

Nutzen Sie die RESTful API von easyJOB, um andere Programme nahtlos anzubinden und wichtige Daten zu synchronisieren. Mit umfangreichem Zugriff – sowohl lesend als auch schreibend – auf zentrale easyJOB-Funktionen wird die Integration in Ihre bestehende Softwarelandschaft einfach und effizient.
Der lesende Zugriff auf nahezu alle Datenbereiche in easyJOB ist kostenlos und ermöglicht es Ihnen, Informationen problemlos auszulesen und in anderen Systemen zu verwenden. Für wichtige Datenbereiche steht der schreibende Zugriff zur Verfügung, der kontinuierlich erweitert wird. Bisher können folgende Entitäten bearbeitet werden:

Stunden und Arbeitszeiten
Abwesenheiten
Termine und Aufgaben
Jobs und Jobleistungen
Eine Auswahl an Stammdaten

Neu im aktuellen Release
Ab sofort können Sie auch auf folgende Entitäten schreibend zugreifen:

Arbeitszeitarten
Adressen und Personen, sowie deren Arten und Kriterien

Mitarbeiterdeaktivierung in easyJOB optimiert

Wir bieten jetzt eine Hilfestellung, für das Deaktivieren von Mitarbeitern. Über einen Link erhält der Nutzer automatisch eine Übersicht über noch aktive Zuordnungen, die dann vor dem Inaktivsetzen aufgeräumt werden können. Mit einem Klick auf den Button „Zuordnung anzeigen“ öffnet sich der Dialog „Zuordnung Mitarbeiter“, der sämtliche Bereiche von easyJOB auflistet, in denen der Mitarbeiter noch aktiv zugeordnet ist.

Optimierte Anlage von Serienterminen

Benutzer werden jetzt bereits im Termindialog darauf hingewiesen, wenn der ausgewählte Termin Teil einer Serie ist. In der Verwaltung der Terminserie wird der Haupttermin im Dialog als klickbarer Link angezeigt, was den direkten Zugriff auf dessen Details erleichtert. Im Grid werden ausschließlich zukünftige Termine dargestellt, um die Integrität älterer Termine zu wahren. Neu hinzugekommen sind zwei Radiobuttons: „Serie beim Generieren ergänzen“ und „Serie beim Generieren ersetzen“.

Mit „Serie beim Generieren ergänzen“ können zusätzliche Termine zur bestehenden Serie hinzugefügt werden.
„Serie beim Generieren ersetzen“ zeigt den Benutzern klar an, welche Änderungen an der ursprünglichen Serie vorgenommen werden.

Löschungen innerhalb der Serie werden deutlich gekennzeichnet und können mithilfe eines Undo-Buttons schnell wiederhergestellt werden.

Weitere Neuerungen im Überblick:

Eine Authentifizierung in easyJOB via Okta ist möglich
Benutzer können jetzt ihr easyJOB-Passwort eigenständig zurücksetzen.

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Gerne, in einer persönlichen Präsentation zeigen wir Ihnen unsere Lösung und gehen von Anfang an auf die individuellen Prozesse Ihres Unternehmens ein. Selbstverständlich ist auch ein intensiver Proof of concept möglich.

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