OS/-News E-Rechnung ab 2025: Was bedeutet das für euch und eure Agentur?

Ab dem 1. Januar 2025 wird es ernst: Die E-Rechnung wird im B2B-Bereich Pflicht. Das heißt, klassische Papierrechnungen und PDFs, wie wir sie bisher kennen, reichen dann nicht mehr aus. Stattdessen müssen Rechnungen in einem strukturierten, digitalen Format übermittelt werden. Falls das erst mal nach viel Bürokratie klingt: Keine Sorge! Die Umstellung bringt einige Vorteile mit sich – und mit der richtigen Software wie OS/ wird der Übergang einfach und effizient.

Inhalt

Was genau ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist keine Rechnung, die einfach nur als PDF verschickt wird. Vielmehr handelt es sich um eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das maschinenlesbar ist und somit vollständig automatisiert verarbeitet werden kann.

Das Ziel: weniger Fehler, schnellerer Austausch und eine standardisierte Abwicklung. In Deutschland wurden dafür bereits zwei Formate etabliert:

XRechnung: Ein rein maschinelles XML-Format, das speziell für den öffentlichen Sektor (B2G) entwickelt wurde. Dieses Format ist optimal für Maschinen, aber für den Menschen unlesbar.

ZUGFeRD: Eine sogenannte Hybridlösung, die ein normales PDF (für den Menschen lesbar) mit eingebettetem XML (für Maschinen lesbar) kombiniert. Damit verbindet ZUGFeRD die Vorteile beider Welten: es ist sowohl optisch wie gewohnt als Rechnung erkennbar als auch technisch für die automatisierte Verarbeitung geeignet.

Warum wird die E-Rechnung Pflicht?

Die Einführung der E-Rechnung ist Teil eines europaweiten Digitalisierungsplans, der den Austausch von Rechnungen vereinheitlichen und effizienter gestalten soll. Für Unternehmen bedeutet das konkret:Zeit sparen: E-Rechnungen lassen sich schneller erstellen, verschicken und verarbeiten.
Fehler vermeiden: Dank der maschinellen Verarbeitung gibt es keine Übertragungsfehler oder Zahlendreher mehr.
Effizienz steigern: Rechnungen können direkt ins System eingespielt werden – ganz ohne manuellen Aufwand.

Das Gesetz betrifft ab 2025 alle B2B-Rechnungen innerhalb Deutschlands. Für den Versand an Privatpersonen (B2C) bleibt alles wie gewohnt – hier sind PDFs weiterhin zulässig.

Was bedeutet das für eure Agentur?

Für Agenturen bedeutet die neue Pflicht vor allem eine Anpassung der eigenen Prozesse. PDF-Rechnungen gelten dann nicht mehr als E-Rechnung und können nicht mehr verwendet werden. Stattdessen müsst ihr Rechnungen in einem der vorgeschriebenen Formate (z.B. ZUGFeRD) erstellen und auch eingehende E-Rechnungen im richtigen Format verarbeiten können.

Das mag nach zusätzlicher Arbeit klingen, doch mit einer Software wie OS/ könnt ihr diesen Schritt reibungslos in euren Arbeitsalltag integrieren.

Wie unterstützt euch OS/ bei der E-Rechnung?

Wir bei OS/ haben die neuen Anforderungen schon fest im Blick. Mit unserer Agentursoftware könnt ihr E-Rechnungen nicht nur problemlos erstellen und versenden, sondern auch empfangen und verarbeiten.Erstellen und versenden: OS/ unterstützt das Format ZUGFeRD. So könnt ihr Rechnungen direkt aus der Software heraus gesetzeskonform verschicken – ohne zusätzliche Tools oder manuelle Konvertierungen.
Verarbeiten von Eingangsrechnungen: Auch E-Rechnungen, die ihr erhaltet, lassen sich direkt in OS/ importieren und weiterverarbeiten.
Einfache Integration: Alles läuft zentral über unsere Plattform. Das spart Zeit und reduziert die Fehleranfälligkeit, da keine externen Systeme notwendig sind.

Fazit: Vorbereitung ist alles

Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist eine wichtige Veränderung, die Unternehmen und Agenturen gleichermaßen betrifft. Doch mit der richtigen Vorbereitung könnt ihr nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern auch eure Prozesse effizienter gestalten.

Mit OS/ seid ihr für diese Umstellung bestens gerüstet. Unsere Agentursoftware macht die E-Rechnung so einfach wie möglich und hilft euch dabei, die Vorteile der Digitalisierung zu nutzen.

Ihr habt noch Fragen oder möchtet euch ansehen, wie OS/ euch konkret unterstützen kann? Dann meldet euch gerne bei uns – oder bucht direkt eine Demo und schaut euch an, wie einfach die E-Rechnung mit OS/ umgesetzt werden kann.