Eine professionelle Agentursoftware hilft Ihnen dabei den Überblick in Ihrer Agentur zu behalten, den Workflow zu vereinfachen und alle Insellösungen in einer Software zu bündeln. Kontaktverwaltung, Kalender, Angebote & Rechnungen, Zeit Erfassung, Mitarbeiterverwaltung und noch viele weitere Funktionen bildet eine Agentursoftware gebündelt für Sie ab.
Die beste Agentursoftware bringt Ihnen aber nichts, wenn Ihre Mitarbeiter Sie nicht nutzen. Deswegen ist das Thema Usability ungemein wichtig. Wir möchten Ihnen gerne anhand von ein paar Funktionen in QuoJob aufzeigen, wie genau sich eine gute Usability auszeichnet.
Dashboard
Um den Kollegen den Anfang mit einer Agentursoftware zu erleichtern und den Zugang dazu so angenehm wie möglich zu machen, haben wir bei QuoJob ein selbstkonfigurierbares Dashboard, das sich alle Nutzer aus Widgets zusammenstellen können. Per drag & drop können sich die User die gewünschten Widgets wie z.B. den Kalender, Aufgaben oder den Arbeitszeit-Timer auf Ihre Startseite ziehen und so selbst bestimmen, wie diese aussehen soll.
Power User, Non Power & MyTime
Sie haben Mitarbeiter mit unterschiedlichen Funktionen und Befugnissen. Dies sollte sich auch in der Handhabung Ihrer Agentursoftware widerspiegeln. Sie können bei QuoJob zwischen 3 Lizenzen unterscheiden, um so den Usern den Umgang mit der Software von Anfang an so easy wie möglich zu gestalten:
- Die Power User Lizenz kann prinzipiell auf alle Module und Funktionen zugreifen, ist also eine Lizenz für die Geschäftsführung, Buchhaltung oder Projektmanager. Durch eine feingliedrige Rechtevergabe können Sie aber auch bei einem Power User Rechte einschränken und verwalten. Sie haben immer die Möglichkeit, ein Recht ganz auszuschalten, auf Lesen zu stellen oder das Recht auf Schreiben stehen zu haben.
- Eine Non Power User Lizenz ist deutlich reduzierter in den Rechten. Die User mit einer solchen Lizenz können viel betrachten, wie z.B. Jobs, Angebote oder Kontakte, haben aber nicht die Möglichkeit, Rechnungen zu schreiben.
- Die MyTime User haben die kleinste Lizenz; diese kann perfekt für Freelancer oder Praktikanten zu reinen Zeiterfassung genutzt werden. Durch die Unterscheidung der User definiert man nicht nur die Investitionssumme der Software, man gestaltet den Workflow der Mitarbeiter und so die Usability für sie direkt mit.
Exchange Schnittstelle
Bevor sie sich in Ihrer Agentur für eine Agentursoftware entscheiden, arbeiten die meisten mit diversen Insellösungen. Dazu gehört am häufigsten ein Kalender Tool wie z.B. das von Outlook. Damit Sie nach dem Kauf einer Agentursoftware nicht wieder vor dem Dilemma stehen mehrere Tools pflegen zu müssen, haben wir bei QuoJob die Exchange Schnittstelle programmiert. Die Kollegen brauchen so nur einen Kalender zu pflegen und alle Termine werden mit in das andere System übernommen. Die Synchronisation funktioniert dabei in beide Richtungen.
Dateiablage
Sie haben wichtige Dokumente oder Mails, die mit einem bestimmten Job oder einen Kontakt verknüpft werden müssen, sodass jeder, der das Recht hat, diese auch einsehen kann? Nutzen Sie dazu die drag & drop Funktion unter der Dateiablage und machen Sie so die gewünschten Dokumente für alle sichtbar.
Demo testen
Es gibt keinen besseren Weg als sich von der Usability zu überzeugen, indem man diese testet. Dies können Sie bei QuoJob, für min. 4 Wochen, kostenlos jederzeit tun. Spielen Sie Ihren Workflow durch und lassen Sie Ihre Mitarbeiter mit dem System Test Jobs und Angebote erstellen, um direkt zu erfahren, wie die Software ankommt. Mehr darüber erfahren
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