QuoJob News: Die „Quasi-Rechnung“ als Absicherung

Das Thema XRechnung und ZUGFeRD ist seit letztem Jahr für die meisten von Ihnen ein Begriff. Das Format wird seit 2025 sukzessive zum Pflicht Format bei Rechnungen. Unabhängig davon, dass man Rechnungen nun im XML-Format erstellen und empfangen muss, birgt das Gesetz einen weiteren Punkt, den man nicht ignorieren sollte:

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Die XRechnung darf nämlich nicht mehr änderbar sein.

Das heißt, sobald die Rechnung erstellt wurde, können Sie keine Details mehr ändern. Dazu gehören auch Dinge wie, Anschrift, Rechtschreibfehler im Text, falsches Lieferdatum und alles, wobei man sich eben auf einer Rechnung vertun kann. Das XRechnungsformat lässt es nicht mehr zu, dass man diese Punkte im Nachhinein noch ändern kann, da die Rechnungen GOBD-konform sein müssen.

Was also tun, wenn man nicht einen Haufen Stornorechnungen haben möchte?

Egal wie gewissenhaft man bei der Rechnungsstellung ist, es können immer Fehler passieren. Bei der XRechnung muss man dann stornieren, so sieht es der Gesetzgeber vor. In QuoJob können Sie aber einen Zwischenschritt einbauen, der vor Fehlern schützen kann.

Der Fakturenvorschlag

Dieser ist in QuoJob eine Art „Quasi-Rechnung“. Alle Infos und das Layout werden genau wie bei der XRechnung erstellt. Der größte Unterschied ist aber, dass keine Rechnungsnummer erzeugt wird und das Dokument somit immer noch geändert werden kann.

Ihr neuer entspannter Workflow könnte also sein, dass Ihre Projektmanager zuerst einen Fakturenvorschlag erstellen und die Kollegen aus der Buchhaltung noch mal final drauf schauen können. Ein weiterer positiver Aspekt des Fakturenvorschlags ist die Fakturenvorschlagsliste, die man sich vor dem Fakturieren anschauen kann, um so alle Fakturenvorschläge auf einen Blick zu haben und wenn gewünscht, auch in einem Vorgang zu fakturieren.

Wie das funktioniert, können Sie sich in unserem Video anschauen

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