HQ: Der Agentur-Aufräum-Guide Teil 1: Saubere Ressourcenplanung

von Christopher Stoll, HQ LABS

Ressourcenplanung unter Homeoffice-Bedingungen besonders wichtig

Ordnung ist das halbe (Agentur-) Leben.

Wie wichtig aufgeräumte Projektprozesse sind, weiß auch unser Agentur-Experte Christopher. Er hat bereits hunderte Agenturen dabei begleitet, mit der Agentursoftware HQ Ordnung in den Geschäftsprozess zu bringen. In dieser Artikelreihe teilt er seine Erfahrungen und konkrete Lösungsansätze für die Agenturorganisation. Demnächst verrät Christopher seine Tipps für einen sauberen Abrechnungsprozess und gibt praktische Controlling-Insights.

In diesem Beitrag geht es jedoch zunächst um einen Bereich, der für den Projekterfolg essentiell ist: die Ressourcenplanung.

Warum Ressourcenplanung jetzt so wichtig ist

Im vergangenen Jahr wurden die gewohnten Arbeitsstrukturen in vielen Unternehmen über den Haufen geworfen. Viele Agenturen arbeiten aktuell in einem Hybrid-Modell, wobei ein Teil des Teams im Büro ist und der Rest aus dem Homeoffice arbeitet. Daraus ergeben sich neue Aufgaben in der Teamorganisation. „Wer hat noch Kapa für ein neues Projekt?” oder „Was hast du gerade auf’m Tisch?“ – so oder so ähnlich konnten Projektmanager vor einiger Zeit die Frage nach der Auslastung noch ins Büro rufen.

Viele Prozesse, die auf der direkten Kommunikation beruhen, sind so nicht mehr möglich, wenn das Team (teilweise) zuhause sitzt.

Also was nun? Alle, die im Büro sind, direkt fragen und dem Rest per Slack, MS Teams oder E-Mail schreiben? Oder vielleicht doch lieber anrufen? Wenig effizient. Außerdem gibt es dann eine Schieflage, weil diejenigen, die im Büro sind, besser zugänglich sind. Dazu kommt, dass Kunden zunehmend involviert werden wollen und eine genaue Abschätzung der Deadlines benötigen (und das nicht erst seit der Homeoffice-Situation).

Ich bin der Überzeugung, dass Methoden und Prozesse, die jetzt in der Arbeitsorganisation entstehen, auch in Zukunft bestehen bleiben. Einfach abwarten, bis ein „normaler” Bürobetrieb wieder möglich ist, sollte keine Option sein.

Wir halten fest: Ressourcenplanung ist nicht neu, gewinnt aber aktuell immer mehr an Bedeutung. 

Wie genau bringt ihr also Ordnung in eure Ressourcenplanung?

Ich nehme euch zuerst mit in die Theorie und zeige euch dann anhand von konkreten Beispielen, wie ihr die Auslastung eures Teams sauber planen könnt.

Was ist Ressourcenplanung und wie viel braucht man davon?

Starten wir also mit etwas Theorie: Wir definieren die Ressourcenplanung als die Auslastung von Ressourcen auf Basis ihrer eigenen Kapazität und der Belegung dieser Kapazität mit einer bestimmten Menge an benötigter Leistung über einen abgegrenzten Zeitraum. Zugegeben, etwas trocken.

Schauen wir uns das noch einmal an einem Beispiel an:

Mein Agentur-Team hat 10 Mitarbeiter. Nadine ist eine davon. Nadine arbeitet eine 40-Stunden-Woche. Das ergibt 8 Stunden Kapazität pro Tag. Von Montag bis Mittwoch soll Nadine die neue Instagram-Kampagne für einen lokalen Limo- Hersteller konzipieren. Das wird ungefähr 15 Stunden in Anspruch nehmen. Ist das ihre einzige Aufgabe, dann hat sie in diesem Zeitraum für andere Tätigkeiten also noch 9 Stunden Kapazität zur Verfügung. Dies ist die Auslastung einer Ressource (Nadine).

Was man als Ressourcenplanung an sich versteht, ist dann die Kombination aus mehreren Ressourcen und mehreren Tätigkeiten, die eingeplant werden müssen. (Übrigens: Ressourcen müssen nicht zwangsläufig Teammitglieder sein. Es kann sich auch um Räume, Autos oder spezielles Equipment handeln – diese Sachressourcen lassen sich auf die gleiche Art und Weise verplanen.)

Die Auslastung eurer Ressourcen berechnet ihr im Agenturalltag natürlich nicht händisch, sondern nutzt dafür ein Tool, wie das HQ. Wie die Ressourcenplanung mit dem HQ abläuft, könnt ihr auch direkt selbst ausprobieren.

So viel zum Was ist das-Teil. Wie viel Ressourcenplanung braucht man denn nun?

Wie viel Ressourcenplanung ist genug?

Irgendwas ist immer – egal wie gut man plant. Eine saubere Ressourcenplanung ermöglicht es Eventualitäten kalkulierbar zu machen und die Frage nach der Auslastung nicht nach Gefühl, sondern auf Basis von Daten zu beantworten.

Aber: Ressourcenplanung ist keine exakte Wissenschaft.

Leistungsfähigkeiten unterscheiden sich nicht nur zwischen Personen, sondern auch innerhalb einer Person. Eine Stunde Arbeit ergibt selten den gleichen Output (das kennen wir sicherlich alle aus eigener Erfahrung). Aus diesem Grund solltet ihr nicht zu fein planen. Es ist wichtig, dass der Aufwand der Planung dem Genauigkeitsgrad des Outputs entspricht.

Tipp 1: Vermeidet um jeden Preis “Overengineering” bei eurer Ressourcenplanung – versucht, nicht zu detailliert zu planen.

Wenn ihr mit der Ressourcenplanung startet, dann solltet ihr euch über folgende Anfangsfragen Gedanken machen:

•     Welche Ressourcen benötigen Planung und welche nicht?
•     In welche Gruppen lassen sich die Ressourcen einteilen (z.B. Designer, Projektmanager, etc.)?
•     Was ist eure kleinste Planungseinheit (z.B. ein Tag oder eine Woche)?
•     Wie viele Stunden haben die Ressourcen innerhalb der Planungseinheit zur Verfügung?
•     Wie viele Stunden sollen die Ressourcen innerhalb der Planungseinheit maximal verplantwerden?
•     Was ist eure Projektplanungsmethode? (Dazu gleich mehr.)

Ressourcen sauber planen – der konkrete Lösungsprozess

Nun lasst uns einmal anhand eines Szenarios durchspielen, wie ihr bei der Ressourcenplanung konkret vorgehen könnt.

Angenommen wir haben eine Webdesign-Agentur mit 35 Mitarbeitern. Alle Mitarbeiter stehen an allen 5 Tagen der Woche zur Verfügung. 10 Designer und 15 Developer sollen verplant werden. Die anderen Teams sind von ihrer Aufgabenstellung zu divers und haben keine einheitliche Planungsebene (z.B. können die Projekte des Business-Development-Teams wenige Wochen oder auch mehrere Jahre andauern).

Für die Erfassung der Auslastung des Design- und des Development-Teams bieten sich unterschiedliche Wege der Ressourcenplanung an. Bevor wir in diese einsteigen, müssen wir uns jedoch erst für einen Modus bei der Verteilung der Aufgaben entscheiden.

Grundsätzlich gibt es zwei verschiedene Modi: eine homogene Verteilung versus eine nicht homogene Verteilung.

• Die homogene Verteilung sorgt dafür, dass die Belastung der Ressourcen gleichmäßig über den Zeitraum der Aufgabe verteilt wird.
• Hingegen füllt die nicht-homogene Verteilung die vorhandene Kapazität vom Anfang her auf (Aufgaben mit früherer Deadline, haben dabei Vorrang).

Ein Beispiel: Nadine hat in einem Zeitraum von 2 Tagen eine Aufgabe, die 2 Stunden dauert.

Bei der homogenen Verteilung ist sie in der Ressourcenplanung an beiden Tagen jeweils eine Stunde verplant, bei der nicht-homogenen Verteilung ist sie am ersten Tag für 2 Stunden verplant.

Auch wenn die homogene Verteilung für die meisten Cases gut passt, kann eine Agentursoftware, wie das HQ, beide Modi in der Ressourcenplanung unterscheiden.

Case 1: Wochenbasierte Planung im Design-Team

Zurück zu unserer Beispiel-Agentur. Im Team arbeiten 6 Vollzeit-Designer zu 40 Stunden pro Woche und 4 Teilzeit-Designer zu 25 Stunden pro Woche. Im Design-Team wird auf Wochenbasis geplant (Planungszeitraum). Jede Aufgabe wird aus den Kundenprojekten eingespielt. Es gibt klare Deadlines, die vorher mit dem Kunden abgesprochen wurden. Üblicherweise reicht es zu kommunizieren, in welcher Woche eine Aufgabe fertig werden soll. Für alle To-Dos, die dem Design-Team zugeteilt werden, wird daher der Freitag der jeweiligen Woche als Deadline eingetragen.

Das entspricht am ehesten der klassischen Projektplanung.

Tipp 2: Jeder Mitarbeiter sollte eine passende Grundlast haben, um Schwankungen der Leistung ausgleichen zu können und auch genug Zeit für die eigene Organisation zu haben. Wir empfehlen 10% bis 20% der Arbeitszeit.

Die Design-Aufgaben werden dann mit der verkauften Leistung als Auslastungseinheit (SOLL-Zeit im HQ) in die Projektplanung eingetragen. Bei der Verteilung der To-Dos kann dann einfach darauf geachtet werden, wer noch “Platz” hat. Dabei wird die verfügbare Kapazität (von eurem Ressourcenplanungs-Tool) so berechnet, wie wir es in unserem ersten Beispiel für Nadine getan haben. Ist bei allen Designern die Kapazitätsgrenze erreicht, muss entschieden werden, welche Aufgaben verschoben werden.

Tipp 3: Für einen Monat gibt es einfach zu viel zu tun? Verplant die Mitarbeiter und besprecht anschließend die Hochlastpunkte mit ihnen, um sie in die Lösungsfindung zu integrieren.

Case 2: Planung in Sprints im Development-Team

Befassen wir uns nun mit der Ressourcenplanung im Development-Team. Hier bietet sich ein etwas anderer Planungsmodus an.

In unserer Beispiel-Agentur arbeiten 15 Developer mit 40-Stunden-Verträgen. Das Team arbeitet in 2-Wochen-Sprints (Planungszeitraum) über alle Projekte hinweg. Zu Beginn einer Sprint-Phase werden alle Themen oder Aufgaben festgelegt, die innerhalb der nächsten 2 Wochen bearbeitet werden. Für diese Aufgaben werden erstmal keine Deadlines vergeben. Diese ergeben sich aus dem Sprint- Prozess. Sollte es zeitkritische Themen geben, gilt es diese vorab mit dem Teamleiter abzusprechen. Neben den To-Dos, die im Sprint festgelegt werden, gibt spontane Bug-Themen, die zusätzlich vom Development-Team bearbeitet werden müssen.

Dieser Prozess entspricht der agilen Projektplanung, z.B. nach der Scrum-Methode.

Die Kapazität berechnet sich nun etwas komplexer: Jeder Developer hat eine Arbeitszeit von 8 Stunden pro Tag.

Für die Planung der eigenen Arbeit, bekommt jeder von ihnen eine Grundlast von 1,5 Stunden pro Tag (dafür sollte man in der agilen Methode genügend Zeit einplanen). Das ist ein praktischer Richtwert, muss aber für jedes Team individuell festgelegt werden.

Zudem gibt eine Spezial-Situation, denn es müssen zudem noch Bugs bearbeitet werden. Dafür wird zusätzlich eine Stunde pro Tag reserviert. Es bleiben unterm Strich pro Developer also 5,5 Stunden effektiv verplanbare Zeit pro Tag.

Tipp 4: Habt keine Angst vor Leerlauf. Eine Woche ist nicht ausgelastet? Kein Problem, Arbeit findet sich immer

Anfallende Development-Aufgaben werden grundsätzlich erstmal dem gesamten Team (im HQ der Ressourcen-Gruppe) zugewiesen. Im Kick-Off zu Beginn jeder Sprint-Phase wird dann der Zeitaufwand der Aufgaben geschätzt und eingeplant. Dazu können die integrierte Kapazitätsplanung und die agile Kanban-Board-Ansicht im HQ genutzt werden.

Sollten spontan Bugs eintreffen, kann sich das Team hier eigenständig organisieren. Pro Tag hat jeder Mitarbeiter eine Stunde für Bug-Themen zur Verfügung.

Tipp 5: Erfasst eure Zeiten! So seht ihr, wenn die eingeplante Zeit für die Arbeitsorganisation aufgebraucht ist

(In unserem Beispiel sind das 75 Stunden: 1 Stunde pro Mitarbeiter * 15 Mitarbeiter * 5 Tage pro Woche). Sollte das regelmäßig vorkommen, muss die Grundlast angepasst werden.

Mit diesem Vorgehen beim Bug-Prozess lässt sich auch die Frage “Wie geht man damit um, wenn Kunden immer spontan Änderungen einspielen?” beantworten: wir empfehlen, das über die Grundlast abzufedern, wie für das Development-Team beschrieben.

Aufräum-Guide: So optimiert ihr eure Ressourcenplanung

Als Werkzeug zur Überprüfung eurer Planung dient das Ressourcen-Controlling, das eine gute Agentursoftware, wie das HQ, bietet. Wir empfehlen die erfasste Zeit gegen die verplante Zeit zu kontrollieren. Darüber hinaus umfasst das HQ viele weitere Controlling-Möglichkeiten, um die wichtigsten Agentur-KPIs zu ermitteln. Mit dieser Auswertung beantwortet ihr die Frage nach der Auslastung eures Teams auf Basis von Daten – und nicht nach Gefühl. Außerdem hilft sie euch zu überprüfen, wann neue Kundenprojekte eingeplant werden können. Lasst euch am besten von eurem Customer-Success-Manager beim Aufsetzen des Controllings unterstützen.

Wenn ihr eure Ressourcenplanung optimieren wollt, beantwortet diese Fragen einmal für euch, um eventuelle Stellschrauben und Aufräum-Ansätze zu identifizieren:

•     In welchen Teams gibt es Auslastungsprobleme?
•     Ist die Planungsebene in allen Teams klar definiert?
•     Gibt es Aufgaben, die spontan eingeplant werden müssen?
•     Welche Aufgaben wurden in letzter Zeit nicht rechtzeitig fertig?
•     Welche Kunden waren mit dem Ergebnis in der geplanten Zeit nicht zufrieden?

Natürlich gibt es neben den beiden beschriebenen Modi noch viele andere Wege, z.B. eine Ressourcenplanung, in der sich die Mitarbeiter die Aufgaben eigenständig je nach Kapazität greifen. In dieser Hinsicht hören wir öfter Folgendes: “Meine Mitarbeiter sind nicht in der Lage sich zu organisieren, daher wollen wir exakt jedem sagen, wer wann was machen soll.” Dieses Vorgehen empfehlen wir nicht! Es fördert nicht, dass Mitarbeiter eigenständig agieren und sich weiterentwickeln.

Wenn die Aufgaben zu viel werden und eure Teammitglieder nicht mehr in der Lage sind, ihre To-Dos selbstständig organisieren, ist das in der Regel eine Konsequenz aus zu fein geplanter Arbeit. In diesem Fall solltet ihr wieder zu eurer ursprünglichen Planungsebene zurückdenken.

Zudem kann es helfen, eurem Team zusätzlich ein Tool zur Verfügung zu stellen, um die eigene Arbeit selbstständig zu organisieren. Dafür kann eine eine schlankere Lösung zur Aufgabenorganisation sinnvoll sein. Wir empfehlen euch dafür unser zweites Produkt awork, ein Workmanagement-Tool für kreative Teams, das mit dem HQ integrierbar ist.

Fazit

In der sich stetig wandelnden Agenturwelt, gewinnt das Thema Ressourcenplanung zunehmend an Bedeutung. Hinterfragt bestehende Prozesse, überdenkt den individuellen Planungsmodus für jedes Team und investiert in eine Software, die eine saubere Planung von Ressourcen, Kapazitäten und Verfügbarkeiten unterstützt. Der Zeitaufwand lohnt sich, denn eine zuverlässige und transparente Ressourcenplanung ist für den Ablauf von Projekten elementar wichtig – und kann letztendlich über den Agenturerfolg entscheiden.

P.S.: Wenn ihr das HQ bisher noch nicht nutzt, könnt ihr die Ressourcenplanung und alle weiteren Funktionen jetzt 14 Tage lang unverbindlich testen.

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