Agentursoftware – Begriffsbestimmungen

Was gehört zu einer digitalen Agenturverwaltung?

Kurz gesagt, zählen dazu alle Software-Lösungen, die helfen, eine Agentur zu managen.

In jeder Agentur laufen täglich viele Prozesse ab: Neukunden-Akquisition, Realisation von Kundenprojekten und Kundenbetreung oder auch die Rechnungsstellung folgen einer bestimmten Reihenfolge von Tätigkeiten. Neben administrativen Kernprozessen gibt es eine Reihe weiterer Arbeitsabläufe, die ausgeführt werden, um bestimmte Ziele zu erreichen: Die strukturierte Ablage von Dokumenten, die Aussendung von Kundenmailings im Dialogmarketing, die Verwaltung von Bildrechten, der Einkauf von Bildmaterial und das Handling der Verwendung usw.

Mithilfe digitaler Technologien können Agenturen jeglicher Coleur ihre Prozesse effizienter und transparenter gestalten. Das spart Zeit und Geld – und fördert häufig auch die Zusammenarbeit und erhöht die Zufriedenheit bei Mitarbeiter/innen und Kunden oder Partnerunternehmen.

Was ist „Agentursoftware”?

Unter Agentursoftware – eine Wortschöpfung, die übrigens nur im deutschen Sprachraum verwendet wird – werden integrierte Software-Lösungen verstanden, die (mindestens) den klassischen kaufmännischen Aufgabenbereich von Agenturen abbilden: Kundenanfrage, Kalkulation und Angebote, Projektverwaltung, Erfassung und Projektzuordnung von Eigenleistungen (Projektzeiten), Erfassung und Projektzuordnung von Fremdleistungen (Eingangsrechnungen) sowie Faktura.

Was ist ein integriertes System?

Wird ein Software-System als »integriert« bezeichnet, bedeutet dies, dass eine gemeinsame Software für alle Unternehmensprozesse eingesetzt wird. Ein integriertes System stellt im Bereich Business- oder ERP (Enterprise Ressource Planning) Software eine Komplettlösung für das gesamte Unternehmen dar: Alle nötigen Teilsysteme für die einzelnen Unternehmensbereiche sind in einer einzigen Software vereint.

Insofern sind Agentursoftware-Produkte in den meisten Fällen keine zu 100% intergrierten Systeme, da sie in der Regel zumindest einen wesentlichen Teil der Unternehmensprozesse nicht abbilden – die Buchhaltung inklusive Lohnbuchhaltung. Da dies von (jedenfalls kleinen und mittleren) Agenturen zu einem sehr hohen Anteil Steuerbüros übergeben wird, ist zwar die Anbindung an deren Systeme (in der Regel DATEV) von Vorteil, aber nicht zwingend. Als integrierte Agentursoftware-Systeme werden deshalb die Produkte bezeichnet, die den bereits genannten Kernprozess von der Kundenanfrage bis zu Abrechnung und Controlling abbilden können.

Häufig werden bei kleineren Agenturen „Insellösungen” verwendet. Dabei werden für verschiedene Aufgabenbereiche unterschiedliche Programme innerhalb der Agentur genutzt: NewBiz-affine Agenturen setzen beispielsweise gerne ein gesondertes CRM-System ein, in welchem Kundeninformationen gespeichert werden.

Diese Programme verfügen jedoch in der Regel nicht über Datenverbindung zu anderen Softwarelösungen, die im Unternehmen verwendet werden. Datenunterschiede und eine umständliche und fehlerbehaftete Informationsweitergabe und -verluste sind dabei vorprogrammiert.

Wozu dient eine Agentursoftware?

Grundsätzlich dient eine Agentursoftware der digitalen Unterstützung standardisierter Abläufe der Agentur.

Aufgaben, wie z.B. die Zeiterfassung, die manuell aufgezeichnet und per Hand aufwendig errechnet wurden, werden nun von der Software übernommen. Wichtige Daten sind dort bereits hinterlegt und immer auf dem aktuellen Stand. Durch die damit verbundene Zeitersparnis kann Ihre Arbeitszeit effizienter genutzt werden.

Die Mitarbeiter/innen aller Bereiche greifen auf die gleiche Datenbank zu. Die interne Kommunikation wird somit wesentlich erleichtert – auch, wenn nicht alle Nutzer/innen die gleichen Funktionen und Module nutzen und auf sie Zugriff haben. Durch die ständige Eingabe von Daten aus den unterschiedlichen Agenturbereichen sind die Informationen immer aktuell und müssen nicht vor der Weiterverwendung verifiziert werden. Besonders bei der Nutzung integrierter Systeme werden Fehler bei der Weitergabe der Daten vermieden.

Eine wesentliche Aufgabe von Agentursoftware ist es, aktuell und schnell (und ohne den Umweg über das Steuerbüro) Auskunft über wichtige Kennzahlen von Projekten, Kunden und der gesamten Agentur zu geben und diese übersichtlich auszuwerten. Diese Daten sind topaktuell, da das System getätigte Transaktionen ad hoc selbstständig mit einbezieht. Auf diese Weise werden Daten zu Informationen und Informationen zu Wissen.

Die mit einer Agentursoftware einhergehende Vereinheitlichung und Strukturierung von Daten und Datensätzen erlaubt eine zentralisierte Steuerung aller Geschäftsprozesse.

Welche Funktionsbereiche und Module sollte eine Agentursoftware haben?

Eine Agentursoftware muss in der Lage sein, die Anforderungen und Bedürfnisse der Agentur – mindestens im kaufmännischen Kernprozess – durch Funktionsmodule abzubilden und somit alle Geschäftsbereiche zu unterstützen und deren Daten gesammelt, übersichtlich und einheitlich darzustellen. Grundsätzlich lassen sich die Funktionsbereiche aus diesem Kernprozess ableiten (siehe „Was ist Agentursoftware”).

Aus den Funktionen bzw. Anforderungen lassen sich damit die wichtigsten Module einer Agentursoftware ableiten. Selbstverständlich unterscheiden sich die benötigten Module je nach Grundausrichtung der Agentur und Unternehmensgröße, dennoch haben sich die nachfolgenden Softwaremodule generell als Standard herauskristallisiert:

Worin unterscheiden sich Agentursoftware-Systeme?

Im wesentlichen unterscheiden sich die Produkte nach

• den verwendeten Technologien (Datenbanken, Betriebssystem, Programmiersprache)
• ihren Zielkunden (Full-Service-, Event-, Dialog-Agentur etc.) und
• ihrem (ggf. dementsprechenden) Funktionsumfang.

Im Agentursoftware Guide können Sie entlang dieser Unterscheidungskriterien suchen: Marktübersicht Agentursoftware nach Agentur-Schwerpunkten

Produkte unterscheiden sich natürlich auch in ihrem Funktionsumfang. Dieser wird einerseits von der Zielgruppe bestimmt. So hat beispielsweise eine PR-Agentur andere Anforderungen als eine Event-Agentur. Hier werden beispielsweise sog. n:n-Verknüpfungen zwischen Organisationen und Ansprechpersonen benötigt, dort hingegen eine Lagerverwaltung.

Doch auch, wenn Anbieter die gleiche Zielgruppe bedienen, unterscheidet sich der Funktionsumfang teils erheblich sowohl in der Breite als auch in der Tiefe. Die im Agentursoftware Guide eingetragenen Produkte können Sie anhand eines umfangreichen Funktionsüberblicks komfortabel miteinander vergleichen.

Welche Besonderheiten gibt es bei Agentursoftware im Vergleich zu anderen Systemen?

Agentursoftware zählt zu den branchenspezifischen Lösungen. Im Unterschied zu anderen weisen die Produkte einerseits ein großes Funktionsspektrum auf und sind andererseits nicht so spezifiziert. Spezialisierte Produkte wie CRM- oder PM-Software decken Anforderungen einzelner Abteilungen oder Teams mitunter besser ab, als eine Unternehmenssoftware, verfügen demgegenüber wiederum nicht über darüber hinausgehende Funktionen.

• Am ehesten vergleichbar mit Agentursoftware sind ERP-Systeme (Enterprice Ressource Planning). Die Lösungen bilden ein ähnlich umfangreiches Spektrum ab. Auch hier geht es darum, die wertschöpfenden Kernprozesse einer Unternehmung abzubilden. Der wesentliche Unterschied zwischen einer ERP- und einer Agentur-Software ist der projektbezogene Charakter einer Agentursoftware, während ERP eher auftrags- und warenwirtschaftsbezogene Funktionalitäten bereithält.
• Eine PM/Projektmanagement-Software bietet ein breites Spektrum an Funktionen, um das Projektmanagement in einem Unternehmen zu unterstützen wie beispielsweise Netzpläne, Projektstrukturpläne, Ressourcenverwaltung über Mitarbeiter/innen, Maschinen, Räume oder auch Materialien, Qualitäts- und Risikomanagement, Wirtschaftlichkeitsrechnungen oder Prozessoptimierung etc. Vielfach verfügen die Produkte auch über mannigfaltige Funktionen zur Kollaboration (intern und extern).
• CRM-Software verfügt über vielfältige Funktionen zur Kundengewinnung und -pflege von der Akquise-Pipeline bis zur Angebotsverfolgung. Die Produkte sind besonders für den Vertrieb bzw. vertriebsorientierte Unternehmen geeignet.

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© Text und Grafiken Agenturberatung hm43 • Heike Mews