Akquise steuern mit Agentursoftware

Inhalt

Wie Ihre Agentursoftware bei der Kundengewinnung hilft

Was erwartet Sie hier?

Im Beitrag Akquise von Neukunden – mit System zum Erfolg! wird dargestellt, was Branchensoftware bieten muss, um den Akquise-Prozess systematisch zu unterstützen und abzubilden. Einige dieser Funktionen benennen wir hier im Detail und untersuchen gängige Agentursoftware daraufhin, ob sie diese Funktionen an Bord haben.

Akquise ist: Kontaktaufnahme – Qualifizierung – Angebotsphase – Abschluss

Diese Phasen sollte Software mit vielfältigen Funktionen unterstützen. Dazu gehören

eine durchdachte Kontaktverwaltung
die Bestimmung der Maßnahmen inklusive Erinnerungen
die Verwaltung der jeweils nächsten Schritte
die Erstellung von Angeboten
die Möglichkeit deren Chancenbewertung und
die Speicherung der dazugehörenden Dokumente

Akquisetrichter Beitragsbild im Agentursoftware-Guide

Agentursoftware-Produkte verfügen über zahlreiche Möglichkeiten, ihre Anwender/innen bei der Neukunden-Akquise zu unterstützen. So stecken ConAktiv, easyJOB, PROAD, QuoJob, Teambox, Troi und Co. voller Funktionen, mit denen sie Agenturen durch die Phasen dieses Prozesses leiten können.

Anhand von Produktbeschreibungen und sogenannten „Basischecks“ der Anbieter durch hm43 haben wir einige der hier beschriebenen Funktionen Agentursoftware-Produkten zugeordnet und stellen sie nachfolgend dar. Die Liste ist nicht vollständig, da im Rahmen der Befragungen nicht alle Anbieter erfasst wurden. Die Antworten stammen aus Juli 2019, Oktober 2019 und September 2020.

Am Anfang steht die Kontaktverwaltung

Wichtigste Grundlage der Kunden- oder Interessentenverwaltung ist eine ausgeprägte Adressenverwaltung. Hier können natürlich nicht nur Adressen gespeichert, sondern auch zusätzliche Informationen zu den Ansprechpersonen und deren Zuordnung zu Gruppen oder Kategorien hinterlegt werden. Letzteres ist wichtig, um beispielsweise danach filtern zu können, welcher Interessent die letzte Weihnachtsmail erhalten hat.

Funktionen

Adressverwaltung inklusive Verwaltung von Kontakt- bzw. Ansprechpersonen
Eingabe personenspezifischer Kennungen und Bemerkungen
Umfangreiche Suchfunktionen
beliebige Kategorisierung von Adressen (Suchkriterien/Verteiler/Gruppen)
Teilwörtersuche, Suche mit Platzhalter (Sternchen)
Speichern von Suchergebnissen / Zusammenstellung von Adressverteilern
Verknüpfung unterschiedlicher Verteiler

Hinweis

An dieser Stelle ein kleiner Exkurs zum Thema Datenschutz bzw. DSGVO und Agentursoftware. Denn die Verwaltung von Kontakten und das Speichern personenbezogener Daten haben immer auch etwas mit Datenschutz zu tun. Zu diesem Thema gibt es hier im Blog eine Reihe von Beiträgen. Eine Übersicht gibt es in unserem Artikel zur Umsetzung der DSGVO in Agentursoftware.

Das HQ im Agentursoftware Guide — Screenshot der HQ- Kontaktverwaltung

Funktionen zur Kontakt- bzw. Aktionen-Nachverfolgung

Wurden Kontakte angelegt und haben sie auch bereits durch Aktionen wie einen Newsletter, einen Anruf, eine weitere E-Mail etc. Aufmerksamkeit erhalten, wollen diese Anbahnungsversuche und vor allem die Reaktionen darauf auch nachverfolgt werden können. Kurz: Sie wollen wissen, was wann und warum und mit welchem Ergebnis zum Kontakt gelaufen ist. Dazu benötigen Sie Funktionen wie diese:

Nachverfolgung anhand Akquise-Pipeline (wie z.B. in dem Beispiel von Deals&Projects visuell, geht aber auch anders)
Wiedervorlagen bzw. Erinnerungen
Kontaktverwaltung/Kontaktberichte
Kontakthistorie
Zusammenfassende Kontaktübersicht über alles (Telefonate, Emails, Notizen)

Funktion	… kann u.a. diese Agentursoftware
Wiedervorlagen bzw. Erinnerungen	active.Agency, ConAktiv, easyJOB, MOCO, PM//,PROAD, QuoJob, Teambox, Poool, Troi
Kontaktverwaltung/Kontaktberichte	active.Agency, ConAktiv, Das HQ, deals&projects, easyJOB, MOCO, PM//, PROAD, Projectfacts, QuoJob, Teambox, Poool, Troi
Kontakthistorie	active.Agency, ConAktiv, Das HQ, deals&projects, easyJOB, MOCO, PM//, PROAD, Projectfacts, QuoJob, Teambox, Poool, Troi
Zusammenfassende Kontaktübersicht über alles (Telefonate, Emails, Notizen)	active.Agency, ConAktiv, Das HQ, deals&projects, easyJOB, MOCO, PM//, PROAD, QuoJob, Teambox, Troi

Der wichtigste Schritt: das Angebot

Das Angebot hat im Akquise-Prozess eine entscheidende Funktion: Hier wird deutlich, wie nahe oder wie weit Anbietende und mögliche Neukunden beieinander liegen und wo nachjustiert werden muss. Hilfreich ist hierfür die möglichst einfache Erstellung von Kalkulationen und Angeboten durch Vorlagen und die Nutzung hinterlegter Textbausteine. Schließlich muss das Rad nicht ständig neu erfunden werden und außerdem soll das Angebot auch gut aussehen und zur Firmen CI passen.

Nachdem das Angebot beim Kunden eingegangen ist, soll es systematisch weiterverfolgt werden: Nachfassen darf im Tagesgeschäft nicht untergehen. Funktionen wie Wiedervorlage, Erinnerung, Abschätzung der Chancen/Wahrscheinlichkeit, helfen, den Faden nicht abreißen zu lassen.

Hierzu bieten die Anbieter hinterlegbare Kalkulationsschemata, Angebot-Templates, Musterjob, Duplikat-Funktion. Wie die Funktion im Einzelfall auch heißen mag, sie vereinfacht die Angebotserstellung und ist in den meisten Fullservice-Programmen enthalten.

Funktion	… kann u.a. diese Agentursoftware
Angebote mit Textbausteinen/Kalkulationsschemata/durch Duplizieren	active.Agency, ConAktiv, Das HQ, easyJOB, MOCO, PM//, Poool, PROAD, Projectfacts, QuoJob, Teambox, Troi
Angebot in Firmen CI	easyJOB, MOCO, PM//, Troi, ProSonata, Teambox
Wiedervorlagen/Erinnerung/Verfolgen von Leads	active.Agency, ConAktiv, Das HQ, deals&projects, easyJOB, MOCO, PM//, PROAD, QuoJob, Teambox, Poool, Troi
Abschätzung von Chancen/Wahrscheinlichkeit	Das HQ, deals&projects, easyJOB, MOCO, PROAD, Troi

Besondere Funktionen für die Übernahme von Adressen aus anderen Quellen

Es gibt Software-Funktionen, die auf den ersten Blick nicht viel mit Akquise zu tun haben, in der praktischen Arbeit jedoch einen großen Unterschied machen. So kann das Sammeln von Daten aus Emails von Anfragenden eine lästige und fehlerbehaftete Routinearbeit sein – oder die Agentursoftware übernimmt diese Aufgabe. Dabei ist eine mögliche Fehlerquelle das falsche Zuordnen von Daten. Damit aus der Telefonnummer nicht die Postleitzahl wird, erkennt eine intelligente Software die spezifischen Datentypen in einer E-Mail-Signatur und ordnet sie den Feldern der Adress-Datenbank korrekt zu. Auch beim Eintippen von Daten überwacht eine hilfreiche Software die Eingabe. Um Daten nicht doppelt zu erfassen, ist ein Hinweis auf Doubletten sinnvoll. Nebenbei ist das auch wichtig bei der Umsetzung der DSGVO.

Die Abbildung des ganz oben beschriebenen Akquise-Trichters hilft, den Prozess der Akquise auf einen Blick zu erfassen. Dies vermittelt einen ersten Eindruck davon, wie erfolgreich eine Kampagne ist. Das kann eine errechnete Grafik oder eine Liste sein.

Funktion	… kann u.a. diese Agentursoftware
Datenübernahme aus Mail-Signaturen: a) aus Stammdaten / Mitarbeiterdaten in die Mail b) Übernahme aus neuer Mail in die Firmen-/ Personen-Kontaktdaten	active.Agency, ConAktiv, easyJOB, QuoJob
Komfortables, automatisches Zuordnen von Inhalten zu Feldern bei Übernahme der eMail-Signatur	ConAktiv
Fehlercheck bei der Eingabe / korrektes Umsetzen von Telefon-/Faxnummern und Mailadressen	active.Agency, easyJOB
Doubletten-Check	active.Agency, ConAktiv, easyJOB, QuoJob, Teambox, Troi
Abbildung Akquise-Trichter	das HQ, MOCO, Poool

deals & projects im Agentursoftware Guide — „Deals-Pipeline“ bei Deals&Projects

Anbindung externer Dienstleister

Können (oder wollen) Agentursoftware-Anbieter bestimmte Funktionen nicht in ihrem System umsetzen, besteht immer noch die Option, externe Tools – wie einen Dienstleister zum Versenden von Newslettern oder Kundeninformationen – einzubinden. Das bieten beispielsweise Das HQ oder Troi, um nur zwei Beispiele zu nennen. Über eine REST API, eine standardisierte Möglichkeit, zusätzliche Funktionen einzubinden, verfügen u.a. auch ProSonata, MOCO, KBMpro, Projectfacts, Die Agenturverwaltung, QuoJob, Projektron.

Resumee

Anbieter von Agentursoftware bieten sehr ausgeklügelte Unterstützung für die Kundenakquise. Meist sind die Funktionen standardmäßig enthalten, seltener müssen sie als Programmerweiterungen hinzugekauft werden. Fast immer lassen sich jedoch inzwischen Tools aus dem Internet einbinden. Nicht zu vergessen sind die mobil nutzbaren Funktionen in Form von Apps für Android und iOS.

Uns ist aufgefallen, dass kaum ein Anbieter auf seiner Homepage und im Agentursoftware-Guide damit wirbt, dass die angebotene Software Unterstützung bei der Neukunden-Akquise bietet. Dabei leuchtet doch ein, dass dies wichtige Funktionen sind. Und dies ist wichtig, denn erst dann können Forecast und Liquidität für das Controlling ermittelt werden.

MOCO im Agentursoftware Guide — Umsetzung der Funktion ‚Akquise‘ bei MOCO

Ausnahmen sind MOCO, Das HQ und ConAktiv: dort taucht das Wort Akquise in der Produktbeschreibung auf. MOCO widmet sich dem Thema vom Lead bis zum Auftrag ausführlich in der eigenen Produktwerbung, in der Funktionsbeschreibung und im Produktblog. Das HQ wirbt mit der hauseigenen ‚Leadpipeline zur Nachverfolgung von neuen Projekten‘ und stellt Akquise damit als Prozess dar.

Die meisten anderen Anbieter sprechen von Angeboten. Sie stellen vielfältigste Funktionen zur Verfügung und unterstützen die Anwender ihrer Software auf unterschiedliche Art und Weise in der kompletten Akquise. Auch wenn das Kind dann nicht so heißt, so lässt sich dieser Prozess meist mit der Agentursoftware abbilden, nachverfolgen, kurz: umsetzen.