Das neue Urteil zur Arbeitszeiterfassung und die Umsetzung in Agentursoftware

Wer kennt es nicht? Hier noch schnell eine Mail aus dem Homeoffice geschrieben, dort viel länger als geplant an der Präsentation gearbeitet. Das ein oder andere mit dem Gefühl registriert: Das kann ich doch nicht auf das Projekt schreiben! Gerade in Agenturen mit dem Hang, lediglich Arbeit am Projekt oder am Kunden aufzuschreiben, werden viele Minuten und Stunden nicht registriert, die geleistet werden. So entsteht ein Berg an (Über-)Stunden, der als selbstverständlich hingenommen wird und jede gefühlte „Work-Life-Balance“ zu nichte macht…

Dabei ist die gesetzliche Lage ganz klar: Alle Beschäftigten haben das Recht auf eine Begrenzung ihrer Arbeitszeit und auf Ruhezeiten. Und so hat der Europäische Gerichtshof 2019 die ArbeitgeberInnen in Europa mit einem Urteil zur Erfassung der Arbeitszeit verpflichtet.

Vom Arbeitszeitgesetz von 1994 zum aktuellen Grundsatzurteil

1994 wurde in Deutschland das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) erlassen: Es regelt Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten, Ruhepausen und vieles mehr. Einige Branchen und Jobs sind von diesen Regelungen ausgenommen (Chefärzte) und auch leitende Angestellte und Geschäftsführer.

Dieser Beitrag ist bereits 2019 nach dem Urteil des EuGH erschienen und wurde nun – nach der aktuellen Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichtes – aktualisiert.

Allerdings mussten danach bisher nur Überstunden und Sonntagsarbeit dokumentiert werden, nicht die gesamte Arbeitszeit. Nach dem jüngsten Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 besteht jetzt eine Pflicht zur systematischen Erfassung der gesamten Arbeitszeit. Es folgt damit der Verfügung des Europäischen Gerichtshofs aus dem Mai 2019.

Überblick über die Umsetzung in Agentursoftware – die Fragen

Das Gesetz erfordert also zusammengefasst, dass auch in Agentursoftware nicht nur Projektzeiten erfasst werden, sondern auch die Arbeitszeiten mit Kommen-Gehen und Überstunden.

Damit Sie sehen was Ihre (zukünftige) Agentursoftware bietet, haben wir (bereits 2019 und nun nochmals aktuell) unter den Anbietern eine Befragung zum Thema durchgeführt. Es zeigt sich, dass die meisten Anbieter gut gerüstet sind.

Die Umfrage wurde von fast allen Anbietern beantwortet. Die Fragen lauteten:

Gibt es in Ihrer Software die Möglichkeit, neben der Projektzeiterfassung auch eine Anwesenheitserfassung, also Erfassung von Arbeitszeiten, durchzuführen?
Ist die Arbeitszeiterfassung alternativ oder kann diese parallel zur Projektzeiterfassung genutzt werden?
Kann die Zeiterfassung mit einem hinterlegbaren Arbeitszeitmodell zur Überstundenerkennung abgeglichen werden?
Wie erfolgt die Arbeitszeiterfassung in Ihrer Software aus dem Homeoffice?

Die Antworten der Anbieter zur Arbeitszeiterfassung
in Text und (teils) Bild

active.agency

1 Ja gibt es. Es wurden in active.agency auch schon verschiedene „Stechuhren“- Importe realisiert. Das Modul unterstützt auch die Prüfung nach den Arbeitszeitvorgaben.

2 Ja kann parallel dazu verwendet werden. Die Arbeitszeiterfassung deckt Kommen/Gehen/Pause/Homeoffice ab.

3 Ja kann Sie. Je Tag werden die Über-/Unterstunden errechnet.
Arbeitszeitmodelle können recht flexible sein. Durch Individualisierungen konnte bisher jede Anforderung realisiert werden.

4 Die Stundenerfassung, Anwesenheitserfassung, Reisekosten können über eine App erfasst werden.

Die App erinnert auch die Anwender an Tage wo keine Krank- oder Urlaubsmeldung vorliegt, Stunden und Anwesenheit zu erfassen.

Besonderheiten:
Überprüfung nach dem Arbeitsschutzgesetz. Optionale Warnungen an Mitarbeiter/Vorgesetzten. Import aus „Stechuhren“. Abgleich der Projektzeiten mit Anwesenheitszeiten.

agentursoftware.biz

1 Ja das gibt es.

2 Die Arbeitszeiterfassung ist bei agentursoftware.biz eine alternative Erfassung. Über die Projektzeit hätte man aber die Möglichkeit seine Arbeitszeit auch zu erfassen.

3 Auch dieses ist bei uns möglich.

Im Homeoffice gibt es keine Unterschiede zur Erfassung im Office.

Die Agenturverwaltung

1 Ja Die Agenturverwaltung bietet die Möglichkeit nur Projektzeiten oder (ggf. zusätzlich dazu) Anwesenheiten zu erfassen.

2 Ist die Anwesenheitserfassung aktiviert, können Projektzeiten parallel dazu erfasst werden.

3 Ja, je nach Konfiguration wird dann die Anwesenheit oder die Projektarbeitszeit für das Stundenkonto ausgewertet.

Die Agenturverwaltung ist seit 2005 in der Cloud, eine Nutzung aus dem Homeoffice ist einfach über einen Webbrowser ohne VPN oder die Installation irgendwelcher Programme möglich. Die Agenturverwaltung unterstützt im Abwesenheitskalender auch „weiche“ Abwesenheiten wie beispielsweise Homeoffice oder Fortbildung, die sich nicht auf das Stundenkonto auswirken – sie helfen dem Team dabei, auf dem Dashboard schnell zu erkennen wer heute im Büro vor Ort ist und wer unterwegs.

Dabei kann das System jede NutzerIn bei ihrem ersten Besuch am Tag fragen, „Arbeitest du heute im Unternehme oder im Home-Office?“ – dieser Assistent erleichtert es selbstorganisierenden Teams diese Daten aktuell zu halten weil in vielen Fällen nicht im Vorfeld geplant wird, wer in dieser Woche wann im Büro ist und wer nicht.

Conaktiv

1 Ja! ConAktiv umfasst die Zeiterfassung inkl. Arbeitszeitkonto. Die Zeiten können in der Desktop-App oder auch einfach über ConAktiv Mobile über die Browser-App oder die Smartphone-App erfasst werden. Der mobile Zugriff benötigt eine ConAktiv Zeiterfassungs-Lizenz. Mit dieser Lizenz haben Anwender:innen Zugriff auf die mobile Anwendung.

2 Sie kann parallel genutzt werden.

3 Ja. Das Modul dient der Verwaltung der Arbeitszeitkonten der Mitarbeiter. Die ermittelten Arbeitszeiten werden auf monatlicher Basis aufgelistet. Arbeitszeitkonto, Urlaubskonto, die Verwaltung von Fehlzeiten und Zuschlägen – alles haben Sie übersichtlich im Griff. Das Arbeitszeitkonto kann als Grundlage der Gehaltsabrechnung dienen.

4 Aus dem Homeoffice kann die Arbeitszeit ganz einfach über die Mobile Anwendung erfolgen.

Browser-App: Mobile Version ConAktiv/über Web
Smartphone App: Mobile Version ConAktiv/ über Web
Die Zeiterfassung ist aber auch über die Desktop-App: ConAktiv Client/über VPN möglich.

Besonderheiten
Mit der Agentursoftware ConAktiv können die Kommen- und Gehen-Zeiten der Mitarbeiter mithilfe einer elektronischen Stechuhr als Anwesenheitszeit in die Zeiterfassung einfließen lassen. Die Datenerfassung kann über PC, stationär oder mobil (z.B. bei einer Dienstreise) erfolgen. Die geloggten Zeiten werden in das Modul Arbeitszeiten übertragen, wo diese verwaltet und korrigiert werden können.

So werden die gesetzlichen Vorgaben eingehalten
Arbeitgeber sind aufgrund des Arbeitszeitgesetzes für die Einhaltung der vorgeschriebenen Arbeitszeiten und Pausen verantwortlich. So werden die gesetzlichen Vorgaben eingehalten:

Individuelle Arbeitszeit- und Pausenregelungen werden definiert und den Mitarbeitern zugeordnet.
Gleitzeitregeln festlegen, innerhalb welcher Zeiten die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit ableisten. Mit den entsprechenden Pausenregeln wird sichergestellt, dass Pausen korrekt angesetzt werden.
Beispiel: Stellen Sie sich vor, ein Teil der Mitarbeiter Ihres Unternehmens arbeitet in der Regel Vollzeit 8 Stunden pro Tag. Mit den Arbeitszeit- und Pausenregeln legen Sie fest, dass die Anwesenheitszeit der Vollzeitkräfte innerhalb 7:30 Uhr und 18:30 Uhr liegen muss. Ab 6 Stunden Arbeitszeit muss eine 30-minütige Pausenzeit eingehalten werden, bei mehr als 9 Stunden eine 45- minütige Pause. Loggt ein Mitarbeiter über die Web-App den Beginn seiner Arbeitszeit um 7:00 Uhr und das Ende um 18:00 Uhr, dann wird für ihn die Anwesenheit von 7:30 Uhr – 18:00 Uhr mit einer Pause von 45 Minuten in das Modul „Stundenliste“ für seinen Stundenzettel übertragen.

Deals & Projects

1 Deals & Projects verfügt über eine vollumfängliche Funktion zum Erfassen von Anwesenheitszeiten und im Umkehrschluss natürlich auch Abwesenheiten (Urlaube, Überstunden, etc). Gesetzliche Pausenzeiten werden dabei automatisch berechnet und abgezogen und ein Live-Anwesenheits-Widget informiert im Dashboard über den aktuellen Status der jeweiligen Mitarbeiter. Für alle erfassten Zeiten gibt es dann ausführliche Auswertungen, über die außerdem mit einem Klick ein Monatsbericht für die Arbeitszeiten erstellt werden kann. Darüberhinaus können auch Urlaubsanträge gestellt werden, die freigegeben und dann automatisch im Kalender eingetragen werden und somit wieder Einfluss auf die Arbeitszeit nehmen.

2 Die Arbeitszeiterfassung kann je nach internem Workflow parallel zur oder losgelöst von der reinen Projektzeiterfassung genutzt werden. Je nachdem für welche Variante sich der Nutzer entscheidet, werden dann die Zeiten aus der Arbeitszeiterfassung oder der Projektzeiterfassung herangezogen, um z.B. Soll-Ist-Vergleiche, Überstunden und geleistete Stunden zu ermitteln und auszuwerten.

3 In Deals & Projects können allgemeine Verfügbarkeiten und Verfügbarkeiten pro Mitarbeiter hinterlegt werden. Diese bilden die Basis für die Soll-Zeit der Arbeitszeiterfassung. Werden mehr Stunden erfasst, als Soll-Zeit hinterlegt ist, erkennt das System diese als Überstunden. Wird im Kalender eine Abwesenheit vom Typ „Überstundenausgleich“ angelegt, wirkt sich das wieder auf das Zeitkonto aus. Jeder Benutzer kann sein eigenes aktuelles Zeitkonto einsehen und hat so einen Überblick über seine geleisteten Stunden. In dieser Übersicht erhält jeder Benutzer einen Überblick über Gesamtzeiten, Abwesenheiten, Sollzeit (hinterlegte Arbeitszeit), Istzeit (aus der Zeiterfassung) und Überstunden.

4 Da Deals & Projects eine reine Cloud-Lösung ist, gibt es bei der Verwendung im Homeoffice keine Unterschiede. Um jedoch auch im Homeoffice erkennen zu können, wer aktuell anwesend, in Pause oder abwesend ist, gibt es ein live Anwesenheits-Widget für das Dashboard. Hier sieht man pro Mitarbeiter anhand eines Ampel-Systems, ob jemand aktuell Arbeitszeit erfasst und somit anwesend ist (leuchtet grün), ob jemand laut Arbeitszeitmodell heute da ist aber in Pause ist (orange) und ob jemand abwesend ist (rot). Die Abwesenheit wird anhand eingetragener Abwesenheiten im Kalender ermittelt (Urlaub, Kind krank, etc.) und daran, ob der jeweilige Tag als Arbeitszeit für den Mitarbeiter hinterlegt wurde. Damit generell, aber vor allem auch im Homeoffice nicht vergessen wird, die Zeiterfassung zu nutzen, kann man sich optional täglich darüber benachrichtigen lassen, falls man vergessen hat seine Stunden zu erfassen: „Heute wurden nur 4 von 8 Sollzeit Stunden erfasst. Möchtest du die restlichen Stunden nachtragen?“

easyJob

1 Ja, easyJOB bietet die Möglichkeit, Arbeitszeiten auf verschiedenen Wegen zu erfassen. Das System dokumentiert Gekommen-, Gegangen- und Pausenzeiten. Diese können besonders einfach in der easyJOB APP (direkt integrierte Buttons) ausgelöst werden.
Dabei ist eine automatische Erfassung möglich sowie auch eine manuelle, bei der die Anwesenheitszeiten händisch angepasst werden können.

2 Beide Optionen können einzeln oder parallel genutzt werden. Dabei können sowohl in der Stundenabfrage als auch im Stundenpanel die Anwesenheitszeiten, bereits erfasste Stunden und der Soll/Ist-Vergleich von geschriebenen Stunden zum hinterlegten Arbeitszeitmodell bzw. zu den Anwesenheitszeiten angezeigt werden.

3 Ja, das ist möglich. Unsere Kunden nutzen individuelle Auswertungen verschiedener Art für die Überstundenberechnung.

Besonderheiten

Berechtigungen regeln, ob und von wem die An- und Abmeldezeiten angepasst werden dürfen. Es gibt die Möglichkeit, auch aus anderen Systemen, Anmeldezeiten nach easyJOB zu importieren.
Die automatische Stundenschreibung für bestimmte Terminarten (z.B. Urlaub) unterstützt eine vollständige Zeiterfassung.
Individuell verformelbare Auswertungen der Stunden ermöglichen auch sehr spezifische Modelle von Überstundenberechnung und Zeitausgleich.

easyJob Stundenabfrage im Agentursoftware Guide

4 Da easyJOB eine browserbasierte Lösung ist, funktioniert die Zeiterfassung von überall.
Eine Erfassung ist über easyJOB und die easyJOB APP möglich. Ab Version 5.90 können die Homeoffice-Arbeitszeiten gekennzeichnet werden.

Demnächst in easyJob

Aktuell bauen wir den Funktionsumfang der Arbeitszeitdokumentation aus, um die Anforderungen, die sich aus dem Urteil des EuGH ergeben, umzusetzen. Ab Version 5.90 stehen z. B. folgende Funktionalitäten zur Verfügung:

noch weitreichendere Trennung der projektbezogenen Zeiterfassung und der Arbeitszeitdokumentation (Anwesenheiten, Abwesenheiten, Pausen)
Erfassung von beliebig vielen Anwesenheitszeiten und Pausen möglich
unterschiedliche Arbeitszeitarten anlegbar (z. B. Kennzeichnung als produktive Arbeitszeit oder Abwesenheit wie Urlaub, krank…)
die Arbeitszeitdokumentation ist Grundlage für die Zeitausgleich-/Überstundenberechnung
individuelle Warnmeldungen zur Kontrolle von Pausen, Ruhezeiten
einfache Übernahme der Anwesenheitszeiten aus digitalen Stechuhren über die RESTful API von easyJOB
Kommen-, Gehen- und Pausenzeiten können via easyJOB APP und NFC-Tags ausgelöst werden
die Arbeitszeitdokumentation kann losgelöst von der Stundenerfassung erfolgen, kann aber auch in Übereinstimmung gebracht werden (die produktive Arbeitszeit wird als Sollwert angezeigt)

MOCO

1 Ja, die Möglichkeit gibt es in MOCO. Die Nutzung der Projektzeiterfassung und Arbeitszeiterfassung bietet zudem ein paar interessante Vorteile wie z.B. das Auffüllen der Arbeitszeit mit Projekteinträgen.

2 Alternative oder parallele Nutzung

Sie kann alternativ oder parallel genutzt werden.
Die Arbeitszeiterfassung kann auch nur für eine bestimmte Personengruppe (z.B. alle ausser Kader) aktiviert werden.

3 Ja. Es kann gewählt werden, ob die Soll-Ist-Auswertung auf Basis der Projekt- oder Arbeitszeit berechnet werden soll.

4 Die Arbeitszeiterfassung kann aus dem HomeOffice auf folgende Arten erfolgen:

Regulär über die Weboberfläche
Über die Mobile App (Android & iOS): manuelle Erfassung oder durch LongPress auf das App-Icon Ein- und Auschecken
Individuelle Automatisierung des Ein-und Auscheckens für das iPhone. Das läuft über die Kurzbefehle-App on Apple. Beispiel: Check-in bei Berühren eines RFID/NFC-Tags (Aufkleber, an diversen Orten wie z. B. Schreibtisch platzierbar.
Es kann auch ein physischer Button (z.B. flic button) benutzt werden: Praxisbeispiel Agentur Zeughaus flic button (https://www.mocoapp.com/blog/525-push-the-button-arbeitszeiterfassung-made-easy-mit-moco-flic)

Zusätzlich kann in der Arbeitszeiterfassung angewählt werden, ob man an diesem Tag im Homeoffice gearbeitet hat oder nicht – für eine eventuelle Auswertung.

Link zur gesamten Dokumentation der Arbeitszeiterfassung und oben beschriebenen Funktionalitäten im Online-Handbuch von MOCO (https://www.mocoapp.com/funktionen/2-zeiterfassung/inhalt/57-arbeitszeiterfassung)

KBMpro

1 Ja, das gibt es in KBMpro in mehreren Varianten.

2 Parallel; dabei kann die Soll-Arbeitszeit mit der Anwesenheitszeit verglichen werden, beide wiederum jeweils einzeln mit den auf Projekte gebuchten Zeiten. So kann neben der Überwachung der gesetzlichen Vorgaben auch ein Gleitzeitkonto geführt werden sowie die Produktivität der Mitarbeiter gemessen werden.

3 Ja, dies kann je Mitarbeiter und Wochentag definiert werden, sowohl Arbeitszeit- und Pausenregelungen, aber auch Gleitzeit/Kernarbeitszeitregeln.

4 Da wir eine Webbasierte Software haben, ist der Zugriffsort unerheblich. Die Einchecken/Auschecken-Buttons in der Software kann von jedem Arbeitsplatz genutzt werden
Alternativ kann dies auch per Smartphone / mobile-App erfolgen.
Allerdings kann der Arbeitgeber auch den Zugriff von außerhalb beschränken und nur ein Login im eigenen Büro erlauben (feste IP-Adresse vorausgesetzt)

Darüber hinaus können per API individuelle Erfassungssystem wie z.B. ein RFID-Reader angeschlossen werden.

Wir haben bereits vor mehreren Jahren (noch vor dem EU-Beschluss) das KBMpro-System auf die Anforderungen einer revisionssicheren Anwesenheitszeiterfassung ausgelegt, da dies in der Praxis in Österreich bereits seit vielen Jahren so umgesetzt und auch von den entsprechenden Institutionen kontrolliert wird.

Besonderheiten
Jede Menge ;-) U.a. können wir (Stand heute):

Ein echtes Gleitzeitkonto führen, dies wahlweise auf Basis von Anwesenheitszeiten oder Projektzeiten.
Voll integriert in Urlaubsverwaltung mit Berücksichtigung von gesetzlichen Feiertagen sowie individuellen Sonderzeitregelungen
Alarm auslösen, wenn Überstunden-, Kernarbeitszeit oder Pausenregelungen nicht eingehalten werden
Anwesenheitszeit wahlweise messen (per Start/Stop-Buttons) oder per direkter Eingabe der Kommen/Gehen Zeiten
Schnittstellen zu Zugangssystemen / „Stechuhr“-Systemen anbinden
Je Mitarbieter Regeln festlegen, welche Sollvorgaben für Arbeitszeiten, Überstunden und Pausen bestehen, auch abhängig vom Wochentag

KBMpro Stundenliste im Agentursoftware Guide

LeadingJob

1 Ja, das ist möglich. Bei der Anwesenheitserfassung lässt sich Leading JOB nach den Anforderungen verschiedener Situationen konfigurieren: Für den Start der Anwesenheitserfassung kann wahlweise die Uhrzeit des ersten Zeiterfassungseintrages des Tages verwendet werden oder eine agenturweit festgelegte Uhrzeit, z.b. 9 Uhr. Die Anwesenheitserfassung trägt auch automatisch nach einem bestimmten Zeitraum verpflichtend eine Pause ein. Beide Zeiträume können nach den jeweils geltenden Vorschriften angepasst werden, z.B. nach 4 Stunden Arbeitszeit eine halbe Stunde Pause. Es gibt Importschnittstellen sowohl für mit einem externen System generierte Stechuhrzeiten als auch für Sollarbeitszeiten pro Person, die über alle Agenturen hinweg gilt.

2 Arbeitszeiterfassung und Projektzeiterfassung laufen parallel. Man kann die Anwesenheitserfassung basierend auf der Projektzeit mitlaufen lassen, aber auch Zeiten im Nachhinein händisch ändern.

3 Ja, Überstunden bzw. Minusstunden können mittels individuellen Stundenraster pro Person erfasst und über spezielle Reports tagesaktuell ausgewertet werden. Daten können ebenfalls aus Human Ressource Tools importiert werden.

4 Mit der Webapplikation von Leading Job ist ein ganz normales Arbeiten im Homeoffice möglich. Zusätzlich kann man mit der Anwesenheits-Funktion den Kollegen signalisieren, wann man im Homeoffice online „anwesend“ , also erreichbar ist.

HQ Labs

1 Ja, helloHQ hat schon immer beide Möglichkeiten (Projektzeiten und Anwesenheit inkl. Überstunden, Urlaube, Krankheit usw.). Funktioniert auch bestens in Kombination.

2 Alle Versionen sind möglich (nur Projekte, nur Anwesen-heit oder beides).

3 Ja, für jeden Mitarbeiter oder für ganze Gruppen können Arbeits-zeitmodelle angelegt werden und aus diesen ergibt sich dann die Überstunden-regelung.

4 Da helloHQ ja komplett webbasiert ist, kann die Arbeitszeit im Homeoffice exakt identisch erfasst werden wie im Office, also über das Webinterface oder via App. Dabei kann der Mitarbeiter in helloHQ eine Remote Work als Abwesenheit beantragen und dies taucht dann auf dem Dashboard für alle Mitarbeiter ersichtlich auf.

Besonderheiten:
Alle Arten der Zeiterfassung sind auch per iOS und Android App bedienbar.

poool

1 Ja, Poool bietet neben der Projekt-erfassung auch die Möglichkeit der Anwesenheits-zeiterfassung. In Österreich war die Arbeitszeiterfassung schon immer verpflichtend. Neben einer nativen, tiefen Integration bietet Poool auch diverse Auswertungs- und Exportmöglichkeiten für den Bereich der Arbeitszeiterfassung.

2 Die Arbeitszeiterfassung ist optional und von der Projektzeit-erfassung getrennt. Logische Prüfungen verhindern, dass beispielsweise an einem Tag mehr Projektzeit erfasst wird, als der jeweilige Erfassende anwesend war.

3 Ja. Zusätzlich können auch unterschiedliche Perioden hinterlegt werden, wenn z.B. jemand in Karenz geht und dann in Teilzeit wieder kommt, kann hier das jeweilige Stundenpensum laut Vereinbarung exakt hinterlegt werden.

4 Poool verfügt über ein spezielles Home Office Widget mit welchem man per Click seine Tage im Home Office im Voraus deklarieren kann. Beim Export von Arbeitszeiten werden Home Office Tage entsprechend markiert.

PROAD

1 Projektzeiterfassung und Anwesenheitszeiterfassung sind in PROAD parallele Tools, die jeder für sich additiv oder alternativ einsetzen kann. Insbesondere die Anwesenheitszeiterfassung inkl. Pausen erfüllt die Voraussetzung des MiLoG 2015.

2 Wahlweise nur Projektzeiterfassung oder nur Arbeitszeiterfassung oder beides parallel.

3 Jedes nur denkbare Arbeitszeitmodell kann pro Mitarbeiter periodisiert hinterlegt werden. Damit kann sowohl bei einer Projektzeiterfassung (sofern Vollkostenrechnung betrieben wird) als auch die Arbeitszeiterfassung als Grundlage im Reporting für Über- oder Minderstunden benutzt werden. Jeder Mitarbeiter kann in seinem eigenen Dashboard seine persönliche Zeiterfassungssituation grafisch für beliebige Zeiträume darstellen.

4 Die Erfassung erfolgt nach gleicher Methodik wie im Büro, da es sich bei PROAD um eine Browserlösung handelt, die natürlich auch vom Home-Office aus im Zugriff ist.

Aus der Planungskomponente von PROAD ergeben sich folgende Aussagen:

Mitarbeiter ist standardmäßig verfügbar oder im Home-Office verfügbar und kann damit verplant werden.
Mitarbeiter ist durch Termine und/oder Aufgaben belegt und kann weiter verplant werden bis zur Überlastung.
Mitarbeiter ist nicht verfügbar, weil krank oder im Urlaub.

Im Abwesenheits-Widget des Unternehmens ist der Mitarbeiter krank, im Urlaub, auf einem externen Kundentermin oder im Home-Office.

projectfacts

1 Projectfacts hat neben der Projektzeiterfassung auch eine Anwesenheitszeiterfassung. Sofern beide Zeiterfassungen im System genutzt werden, findet ein Abgleich zwischen Anwesenheitszeiten und Projektzeiten statt. Der Mitarbeiter kann so am Ende seines Arbeitstages seine Anwesenheitszeit auf Projekte verbuchen.
Im Rahmen der Anwesenheitszeiterfassung werden auch gesetzliche Pausenregelungen automatisch umgesetzt. Zudem kann eingetragen werden, wie viele Stunden der Mitarbeiter am Tag maximal arbeiten darf. Bei der Anwesenheitszeiterfassung kann zudem unterschieden werden, ob es Office-Zeit. Home Office oder Externe (zum Beispiel beim Kunden) Arbeitszeit war.

2 Sowohl als auch. Die Anwesenheitszeiterfassung und die Projektzeiterfassung können parallel genutzt werden. So wie oben beschrieben. Gleichzeitig kann auch nur eine der beiden Zeiterfassungen genutzt werden. Wichtig ist in diesem Fall, auf welche Zeiterfassung die Regelungen wie Überstunden, Pausen, maximale Arbeitszeit pro Tag angewendet werden sollen. Sowohl für die Anwesenheitszeiterfassung als auch bei der Projektzeiterfassung stehen Reports für das HR oder für den Mitarbeiter zur Verfügung. So kann eingesehen werden, von wann bis wann der Mitarbeiter gearbeitet hat, wann und wie lange er Pause gemacht hat und auf welche Projekte seine Zeiterfassung stattgefunden hat.

3 Zu jedem Mitarbeiter kann hinterlegt werden, wie viele Stunden dieser im Monat zu leisten hat. Ein Beispiel hierfür wäre die klassische 40 Stunden-Woche auf 5 Tage verteilt. So hat der Mitarbeiter pro Tag ein Soll von 8 Stunden zu leisten. Hat er durch die Anwesenheitszeit oder Projektzeit mehr als 8 Stunden oder weniger als 8 Stunden erbracht, wird das Überstundenkonto automatisch angepasst. Zusätzlich kann hinterlegt werden an welchen Tagen diese zu erbringen sind und ob diese Tage „ganze“ Tage oder „halbe“ Tage sind.
Es gibt eine Übersicht, in der jeder Mitarbeiter sein Überstundenkonto einsehen kann. Darüber hinaus können Regelungen für die Überstundenerkennung hinterlegt werden. Zum Beispiel: Ab wann werden Überstunden angerechnet, wie viele Überstunden werden erfasst oder sollen diese automatisch ausgezahlt werden. Die Überstundenerkennung, also ein Abgleich zwischen Vertragszeit des Mitarbeiter und erfasster Zeit, findet in Echtzeit statt.

4 Da die Zeiterfassung online stattfindet, können Mitarbeiter auch im Home Office Arbeitszeiten erfassen und Projektzeiten buchen. Über die Benutzeroberfläche lässt sich die Zeiterfassung starten, pausieren und stoppen. Als Progressive Web App funktioniert projectfacts auf vielen Endgeräten, insbesondere PCs, Smartphones und Tablets. Dabei können auch unterschiedliche Arbeitsorte hinterlegt werden, z. B. Büro, Home Office oder extern und auf Wunsch an die jeweiligen IP-Adressen koppeln.

Besonderheiten
Weitere Faktoren, die in unserem System bei der Zeiterfassung genutzt werden können, sind:
a inkludierte Mehrarbeit
b Erfassen von Zuschlägen wie Nachtarbeit, Feiertagsarbeit oder Arbeit am Wochenende
c Gleitzeitmodell, Urlaubsregelungen
d Erfassung der Arbeitszeit per App
e Check In und Check Out der Anwesenheitszeiterfassung per Terminal/Chip Karte möglich

Projektron

1 Ja, in Projektron BCS ist die Zeiterfassung ein lange etabliertes und bei Kunden beliebtes Feature. Ob Anwesenheitserfassung, auftrags-, aufgaben-, kunden- oder projektbezogene Zeiterfassung, ob Wochen-, Tages-, Einzelbuchung oder minutengenaue Zeiterfassung per Stoppuhr, Projektron BCS verfügt über den Funktionsumfang einer vollumfänglichen Zeiterfassungssoftware.

2 Ja, die Arbeitszeiterfassung kann parallel zur Projektzeiterfassung erfolgen. Neben Aufwänden, die Mitarbeiter für ihre Projekttätigkeiten erfassen, können Sie ebenso Aufwände auf Linien- und Betriebstätigkeiten erfassen, auf Termine buchen und Ihre gesamte Arbeitszeit erfassen.

3 Ja. Personalverantwortliche hinterlegen und verwalten in Projektron BCS einfach und bequem individuell definierbare Arbeitszeitmodelle. Die Arbeitszeitmodelle dienen als Basis für die Arbeitszeitkonten aller Mitarbeiter und finden im Ressourcenmanagement direkt Berücksichtigung. Abwesenheitszeiten wie Gleitzeit, Arzttermin, Urlaub, Krankheit oder andere kurzfristige Ausfälle verwalten BCS-Anwender ebenfalls mit dem Zeiterfassungstool.

Projektron BCS gleicht die auf dem Arbeitszeitkonto gebuchten Arbeitszeiten mit den Soll-Zeiten ab und ermittelt automatisch die geleisteten Überstunden. Falls sie nicht schon mit dem Gehalt abgegolten sind, können Überstunden wahlweise ausgezahlt oder in einem Freizeitausgleichs-Budget angesammelt werden. Den Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVL-gerechte Zeit- und Leistungserfassung) unterstützt BCS selbstverständlich.

4 Da es sich bei Projektron BCS um eine webbasierte Software handelt, haben Mitarbeiter auch im Homeoffice problemlos Zugriff auf den gesamten Funktionsumfang von Projektron BCS – einfach und ortsunabhängig über jeden gängigen Webbrowser. Zudem können Mitarbeiter im Außendienst, auf Dienstreise oder im Homeoffice die Projektron WebApp nutzen, um Ihre Anwesenheiten und Arbeitszeiten zu erfassen. Hierfür ist nicht einmal eine Internetverbindung notwendig. Die App synchronisiert die eingegebenen Daten mit BCS, sobald wieder eine Verbindung besteht.

ProSonata

1 Ja! ProSonata bietet bereits im Standardpaket sowohl eine Arbeitszeiterfassung als auch eine Projektzeiterfassung je Benutzer an.

2 Beide Bereiche können optional und getrennt voneinander genutzt werden. Es gibt eine separate Seite für die Arbeitszeiterfassung, die u.a. in einem Jahreskalender einen optimalen Überblick über alle erfassten Tage bietet. Eine 3-Wochenübersicht der Projektzeiten zeigt einfach und schnell die Projekt- und Arbeitszeiten im Vergleich an – so sieht jeder Mitarbeiter, ob er sein Tages-Soll erfüllt und möglichst komplett auf Projekte gebucht hat. Selbstverständlich können die Daten auch im Analysebereich von ProSonata gegenübergestellt werden. Zusätzlich lassen sich neben einem Export im Excel-Format auch Arbeitszeitnachweise pro Monat im PDF-Format erstellen.

3 Ja. Die individuellen Arbeitszeiten werden je Benutzer tageweise mit einem Soll hinterlegt – so sind auch Teilzeit- und Gleitzeitmodelle ganz einfach möglich. Optional greift eine gesetzliche Mindestpausenregelung und zählt automatische Pausenzeiten ab 6 Stunden bzw. 9 Stunden Arbeitszeit hinzu. Die Ist- und Soll-Zeiten werden vom System automatisch auf einem Überstundenkonto verrechnet. Auch Abwesenheiten und Urlaube lassen sich erfassen oder im Modul Urlaubsanträge per Antrag einreichen und freigeben.

4 Natürlich ist ProSonata dank seiner webbasierten Lösung auch flexibel im HomeOffice nutzbar. Man benötigt nur einen Internetzugang, einen aktuellen Browser und loggt sich in die Software ein.

Besonderheiten
Es mag komplexere Umsetzungen des Themas geben, aber wir setzen die Sache so einfach und praktikabel wie möglich um.
https://www.prosonata.de/funktionen/projekterfassung-und-arbeitszeiterfassung-fuer-agenturen-dienstleister-und-freelancer.html

Troi

1 Ja, neben der Erfassung von Projektzeiten gibt es in TROI die Möglichkeit, über eine Check-In/Check-Out-Funktion die Arbeitszeit bzw. Anwesenheitszeit zu dokumentieren. Der Mitarbeiter checkt bei Arbeitsbeginn einfach über die Weblösung oder die Troi Live App ein, pausiert während der Pausenzeiten und checkt zu Arbeitsende aus.

2 Die Arbeitszeiterfassung kann parallel zur Projektzeiterfassung erfolgen. Beide Zeiten können also unabhängig voneinander erfasst werden. Mit der Troi Live App können aber auch verschiedene Smart-Tracker für Projektaufgaben erstellt werden, die über die Check-In/Check-Out-Funktion gesteuert werden können. Checkt der Mitarbeiter aus, werden die Tracker automatisch gestoppt und laufen weiter, sobald wieder ein Check-In erfolgt. Die getrackten Zeiten können dann Projekten zugewiesen werden.

3 Für jeden Mitarbeiter kann eine individuelle Regelarbeitszeit hinterlegt werden. Damit kann jeder Mitarbeiter genau nachvollziehen wie viele Über- oder Minusstunden angefallen sind. Mit einer Stundenübersicht (mobil und am Desktop)hat der Mitarbeiter außerdem immer im Blick, wie viele Stunden pro Tag bereits gebucht wurden. In der Wochenansicht wird dementsprechend die Stundenansicht für eine Kalenderwoche ausgewiesen.

4 Die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice erfolgt genauso wie im Office entweder über die Webversion von Troi oder mobil über die Troi Live App. Gerade für Remote Work oder Nutzer, die viel unterwegs sind, bietet sich die Nutzung der App an. Hier können Zeiten schnell und unkompliziert erfasst und getrackt werden. Das gibt Nutzern maximale Flexibilität bei der Zeiterfassung bei gleichzeitiger Datenschutz- und Rechtskonformität.

Besonders bei der Zeiterfassung ist die Wochenzeiterfassung. Mit dieser lassen sich Aufwände, die sich beispielsweise über mehrere Tage hinziehen, einfach und schnell erfassen. Gerade bei großen Projekten müssen so nicht für jeden Tag einzelne Einträge erfolgen.

Quo.Job

1 Die Möglichkeit ist in QuoJob vorhanden. Sie können die Anwesenheit entweder über einen Timer oder manuell erfassen. Hierbei ist natürlich auch die Berücksichtigung von Pausenzeiten integriert.

2 Die Arbeitszeiterfassung kann sowohl alternativ als auch parallel zur Projektzeiterfassung genutzt werden. Dies dürfen unsere Kunden immer selbst bestimmen.

3 In QuoJob dürfen unsere Kunden wählen, ob sie die Berechnung der Überstunden auf Basis der Arbeitszeit oder der gebuchten Projektzeiten vornehmen lassen wollen.

4 Da es sich bei QuoJob um eine browserbasierte Software handelt können Sie die Zeiterfassung aus dem Homeoffice genau so easy gestallten wie aus der Agentur. Sie loggen sich ein und tracken direkt Ihre Anwesenheit. Die hilfreichen Widgets Homeoffice und eingeloggte User helfen den anderen Kollegen dabei, zu sehen wer im Homeoffice arbeitet und wer aktiv ist. Da Sie den Arbeitszeittimer jederzeit pausieren können, passt er sich besonders gut den flexiblen Arbeitszeiten an, die das mobile Arbeiten mit sich bringen kann.

Besonderheiten
Individuelles Arbeitszeitenmodell je Mitarbeiter, pro Mitarbeiter eigene Überstundenregelung hinterlegbar, Möglichkeit zur automatischen Wandlung von Überstunden in Freizeitausgleich

Teamleader

1 Ja, Teamleader Orbit bietet die Möglichkeit, neben der Projektzeiterfassung auch die Anwesenheit (Arbeitszeit) zu erfassen.

2 Die Arbeitszeiterfassung kann parallel zur Projektzeiterfassung genutzt werden.

3 Ja, Teamleader Orbit bietet eine übersichtliche Darstellung aller erfassten Stunden und ermöglicht die Anerkennung von Überstunden.

4 Jeder Mitarbeiter hat die Möglichkeit, anzugeben, dass er/sie im Home Office ist und seine/ihre Stunden als solche zu registrieren. Um dies zu tun, müssen Sie nur auf ein Icon klicken, das für diesen Zweck zur Verfügung steht, und zwar direkt im Zeitplan des einzelnen Mitarbeiters in Teamleader Orbit. Berichte pro Person oder pro Team sind ebenfalls verfügbar.

Teambox

1 Ja

2 parallel

3 Ja

4 TEAMBOX ist webbasiert. Ob Homeoffice oder im Office macht keinen Unterschied zusätzlich gibt es ausserdem eine webapp für smartphones optimiert (PWA).

Besonderheiten

Individuelle Arbeitszeiten pro Mitarbeiter hinterlegbar
Auf Wunsch kann zB konfiguriert werden dass Projektzeiterfassung und Anwesenheitszeit immer gleich hoch sein müssen
Pausen- und tägliche Maximalarbeitzszeiten können konfiguriert werden
Flexible Reports über Projekt- und Anwesenheitszeit