Die Anfrage eine Interessentin brachte das Thema auf den Schirm: „Kann ich mit einer Agentursoftware eigentlich auch einen ganz normalen Geschäftsbrief schreiben?“ Ein Grund, eine kleine Umfrage an die Agentursoftware-Gemeinde zu senden: Kann in Ihrer Software ein ganz normaler Brief erstellt werden?
Was angesichts „emailing“ aus „der Mode“ gekommen zu sein scheint, ist das Schreiben von Briefen. Doch selbst wenn ein Brief anschließend als Mail / per PDF versendet wird, ist der Geschäftsbrief nach wie vor elementarer Bestandteil der geschäftlichen Kommunikation: als Begleitschreiben, als Vertragsbestandteil, zur Klärung von Sachverhalten, zur Geschäftsanbahnung oder -auflösung. Es gibt sogar die DIN Norm 5008, die regelt, wie ein Geschäftsbrief in der Form auszusehen hat und es bestehen weitere grundsätzliche Anforderungen wie beispielsweise die Aufbewahrungspflicht.
Die Thematik berührt also viele weitere und wirft Fragen auf:
Wo werden Geschäftsbriefe in digitalen Zeiten am besten verordnet und wo und wie archiviert?
Wenn Emails geschäftsrelevant sind – wie steht es da mit Verortung und Archivierung aus?
Was ist Agentursoftware und wie komplett muss sie sein, wenn manche Anbieter nonchalant auf Word verweisen?
Für diesen Beitrag lassen wir diese Fragen unbeantwortet, da es hier um die Antworten der Anbieter zu den Möglichkeiten in ihrer Software geht; aber „its coming soon!“
Hier die Antworten der Anbieter, die unterschiedliche Haltungen zeigen:
«In Agentursoftware muss es möglich sein, geschäftsrelevante Briefe zu schreiben!»
Geschäftsbrief in Agentursoftware? Mit easyJOB ganz einfach. 4 Steps, 1 Minute Zeit, fertig. because it works…
Liebe Grüße Henrike Krabbenhöft Leitung Marketing Because Software AG
„Ja, in CRACK project gibt es neben den Kalkulationsformularen: Angebote, Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine auch ganz normale Geschäftsbriefe. Die Geschäfts-Korrespondenzen gib es in drei Ausführungen: öffentliche Korrespondenz, vertrauliche Korrespondenz und Serien-Korrespondenz. Für alle Korrespondenzen gib es 4 Ausgabe Optionen: Brief drucken, Fax senden, e-mail versenden und PDF erstellen. Alle Formulare, auch die einfachen Geschäfts-Korrespondenzen werden im Brief-Design (CD) des Kunden angepasst bzw. können auch vom Kunden selbst angepasst werden. Darüber hinaus werden alle Korrespondenzen (auch einfache Briefe oder e-mails) in Kontakthistorien bei jedem Adressaten und jedem Job in chronologischer Reihenfolge automatisch gelistet.“
Mit besten Grüßen Norbert Grünberg COCOsCRACK GmbH
„In QuoJob ist das eine ganz normale Funktion innerhalb des Moduls Korrespondenz Management. Der Schriftwechsel ist daher auch sowohl im Kontakt (Kunden, Interessenten, Freelancer, ect.) als auch direkt im Job machbar. Dazu ein Zitat: «Wenn etwas leicht zu lesen ist, dann war es schwer zu schreiben.» (Enrique Jardiel Poncela)
Viele Grüße aus Ratingen Uwe Gebauer QuoTec GmbH
„Geschäftsbriefe können sowohl unter einem Kontakt, unter einem Lieferant, einem Kunden, einem Interessent, einem Freelancer oder einem Projekt geschrieben werden. Warum? Dank einer integrierten Textverarbeitung kann sowas überhaupt kein Problem sein. Und das Schöne dabei: Es ist einfach nur Text, keine Datenbankfunktion, keine komplizierten Extras.“
Beste Grüße Reiner Schymitzek PROAD
„Vermutlich schreiben Agenturen heutzutage keine Briefe mehr, sondern Emails, wobei auch das ja nicht mit jeder Agentursoftware gut funktioniert ;-)“
Herzliche Grüße aus Mannheim, Wolfgang Weiß Conaktiv
„Ja, wir können mit unserer Software Geschäftsbriefe verwalten, wie auch Faxe und E-Mails; sowohl als Einzelaussendungen wie auch für Mailings. Dies wird automatisch in der Kundenhistorie gespeichert. Dabei wird man unterstützt über einen Vorlagenmanager, der abteilungs-/benutzerbezogene Standard-Texte und Anlagen zur Verfügung stellt. Anreden (Du/Sie) werden ebenfalls mitarbeiterbezogen automatisch berücksichtigt, ebenso wie korrekte Ansprache mit Titeln wie Dr. oder Dipl. Ing. Ein Wiedervorlagesystem erlaubt das Hinterlegen von Terminen und Zuständigkeiten zur Korrespondenz. Alle Korrespodenz ist im Volltext durchsuchbar, wahlweise auch in Kombination mit Telefonnotizen und anderen Vermerken.“
Söhnke Kahl – KBMpro
„Ja klar können sie einfache briefe mit blue. schreiben. sie können sich sogar beliebig viele drucklayouts anlegen, mehrsprachig, mit PDF hintergrund oder ohne und alles drucken, emailen oder nur so als PDF speichern. spezielle sonderwünsche in den layouts sind überhaupt kein problem. Und alles ist bei uns mehrsprachig mit textvorlagen (in beliebig vielen sprachen) und textvariablen so dass sich briefe auch sehr individuell voll automatisieren lassen.
mit herzlichen grüssen thomas hahn blue.project
»Geschäftsbriefe zu schreiben wird mit Deals & Projects spielend leicht. Und dank einer unbegrenzten Anzahl an individuellen Vorlagen und Platzhaltern erstellt sich Ihr nächster Geschäftsbrief fast von selbst. Natürlich können Sie auch Ihr Firmenlogo einfügen und so ein professionelles, schönes Dokument verschicken…«
Head of Marketing julitec GmbH
«Agentursoftware hat andere Aufgaben!»
„Nun ja, technisch kann man mit dem HQ tatsächlich Geschäftsbriefe schreiben – allerdings raten wir unseren Kunden da schon zur klassischen Textverarbeitung. Immerhin haben Microsoft und Apple dafür nicht umsonst über Jahrzehnte Word und Pages entwickelt – eine Agentursoftware ist aus unserer Sicht einfach nicht dazu gemacht, frei formatierte Geschäftsbriefe zu schreiben und zu versenden, sondern einen zusammenhängenden Projektprozess vom ersten Kundenkontakt bis zur Rechnung abzuwickeln. Das sind eben doch zwei unterschiedliche Anwendungsfälle.“
Beste Grüße Tobias Hagenau HQ Labs
„Der Wunsch ist nachvollziehbar aber ein nice-to-have wenn man bedenkt, dass ein Textprogramm sowieso zusätzlich verwendet wird. Auch ein PDF-Upload kann hier ein guter Ersatz sein. Eine Agentursoftware sollte in erster Linie Abläufe und die Übersicht erleichtern – ich denke nicht, dass der Ersatz eines Textverarbeitungsprogramms ein entscheidender Teil davon ist.“
Beste Grüsse, Sabine Schäuble MOCO
„Nein, unsere Kunden schreiben natürlich keine Geschäftsbriefe mit unserer Software, denn das Thema wird ja von MsOffice und Co erschöpfend abgebildet. Durch diese Standardisierung ist auch gewährleistet, dass Dokumente zB. in DOCX Format ausgetauscht werden können.
